Met 34.000 medewerkers verspreid over 1.850 locaties in het Verenigd Koninkrijk verleent Sodexo uiteenlopende diensten (portierswerk, beveiliging, schoonmaak) aan de vijf ziekenhuizen die samen de Manchester University NHS Foundation Trust vormen.
Uitdagingen
Om aan de strenge NHS-normen te voldoen, had Sodexo behoefte aan een geavanceerde oplossing voor tijdregistratie en arbeidsplanning, die inroostering van de juiste mensen op de juiste plek en tegen de juiste kosten mogelijk maakte.
Sodexo zocht een oplossing met geavanceerde functionaliteit:
- Efficiëntere arbeidsplanning om de NHS-doelstellingen voor inroostering te halen en zo boetes te vermijden
- Grotere nauwkeurigheid van de werkplanning
- Minder tijdverlies voor managers door handmatige planning
- Nauwkeurige registratie van gewerkte uren om de loonberekening te verbeteren
- Lagere totale arbeidskosten
- Effectief beheer van ziekteverzuim en absentie om ongeplande afwezigheid terug te dringen
Oplossingen
Sodexo heeft samen met UKG een oplossing voor tijdregistratie geïmplementeerd in de ziekenhuizen van Central Manchester, met biometrische InTouch-terminals voor in- en uitklokken. Vervolgens werden de UKG-tools voor werkplanning geïmplementeerd om te zorgen dat de juiste mensen op de juiste plaats en op het juiste moment beschikbaar waren, zodat leidinggevenden vanaf één centrale locatie met één centaal overzicht de personeelsinzet in real-time konden beheren.
Time and attendance
- Alle medewerkers gebruiken biometrische terminals voor het in- en uitklokken en hoeven niet meer op zoek te gaan naar een manager om hun urenstaten af te tekenen
- Gegevens over afwezigheid worden direct gemarkeerd, zodat managers zo vroeg mogelijk kunnen ingrijpen
- Effectieve aanpak van te laat komen
- Nauwkeurige registratie van de gewerkte uren heeft het werkvolume van de facturen- en loonlijstadministratie verkleind
- Inroostering van medewerkers
- Snelle en efficiënte aanmaak van werkroosters
- De juiste medewerkers worden op het juiste moment aan de juiste taak toegewezen
- Grotere nauwkeurigheid bij de planning
- Stelt managers in staat om het gewenste serviceniveau te bereiken tegen lagere kosten, bijvoorbeeld door onnodig overwerk te vermijden
- Tijdige waarschuwingen voor tekorten aan specifieke vaardigheden, zodat managers proactief naar vervangers kunnen zoeken
- De werkroosters van de medewerkers worden beter voorspelbaar en zijn zes weken van tevoren bekend
- Signaleert medewerkers die extra uren willen werken
"Wanneer onze mensen het gevoel hebben dat hun werk beter georganiseerd is en efficiënter verloopt, zijn ze veel tevredener over hun werk. Dit is een heel eenvoudige, maar cruciale correlatie."
Sue Prince
Business Process Director
Resultaten
De Workforce Management-oplossing van Sodexo heeft veel voordelen opgeleverd. Door de verbeterde planning is de hoeveelheid overwerk tegen hoger tarief met meer dan £44.000 pond per jaar gedaald – een besparing van 14%. Alleen al in de retailtak heeft het bedrijf door de verbeterde planning een besparing van £60.000 (6%) gerealiseerd. De roosternauwkeurigheid is verbeterd: het aantal uitzonderingen is gedaald van 25-30% tot slechts 2-4%, waarmee het target van 7% ruimschoots werd gehaald. Leidinggevenden besparen meer dan drie uur per week doordat ze taken niet langer handmatig hoeven toe te wijzen. Bovendien kunnen managers kosteneffectiever voldoen aan de gevraagde servicelevels.
