Worldline is een mondiale leider in de financiële dienstensector en heeft een wereldwijd bereik. De groep is dan ook een belangrijke speler in de digitale revolutie die momenteel gaande is en geheel nieuwe betaalmethoden, leefwijzen, vormen van relatiebeheer en manieren van zakendoen voortbrengt. De baanbrekende innovaties van dit bedrijf worden daarnaast geëvenaard door de kracht en degelijkheid van hun platforms, de uitstekende beveiliging van hun oplossingen en de hoogstaande kwaliteit van hun serviceverlening.
De Uitdaging
Worldline wordt autonoom
In 2019 werd Worldline onafhankelijk van moederbedrijf Atos en begon de firma zijn reis als belangrijke speler in de financiële dienstensector met 12.000 werknemers in 30 landen. De organisatie moest binnen zes maanden maar liefst 90% van de tools die ze voorheen met Atos deelden van elkaar scheiden en een geheel nieuwe employee experience voor hun personeel, managers en HR-teams creëren.
Hierbij diende het bedrijf natuurlijk ook rekening te houden met de bedrijfsstrategie, waarin innovatie en digitale transformatie vooropstaan en digitalisering ook vooral vanwege de behoefte aan een nieuwe employee experience een belangrijke rol speelt. Voor de afscheiding van Atos maakten slechts een aantal lokale kantoren gebruik van digitale HR-oplossingen en in veel landen werden er dan ook helemaal geen HR-tools ingezet, laat staan dat er workflows en elektronische handtekeningen werden gebruikt. Kortom, Worldline moest snel een nieuwe oplossing vinden om zijn bedrijfsstrategie te honoreren en de bedrijfsdoelstellingen te behalen.
“Dit was een grote uitdaging voor ons bedrijf,” zegt Michael Oggenfuss, Global Head HRIS & Employee Services bij Worldline. “We hebben eens goed naar de werkwijze binnen onze kantoren overal ter wereld gekeken en hebben aan de hand hiervan besloten om de digitalisering te versnellen en te harmoniseren en tegelijkertijd onze employee experience te verbeteren.”
Worldline neemt Ingenico over
Around a year after becoming independent, Worldline In 2020 – ongeveer één jaar nadat Worldline Hoofdkantoor: Bezons, Frankrijk HRM-systeem: SAP SuccessFactors Aantal werknemers: 20.000 autonoom werd – nam de organisatie Ingenico over en voegde het bedrijf nog eens 8000 werknemers in 50 verschillende landen aan zijn personeelsbestand toe. Het management van Worldline besloot vrijwel direct dat de nieuwe personeelsleden gelijk gebruik van de oplossingen van UKG (voorheen PeopleDoc) zouden gaan maken. Vanwege de overname was het ook nog eens extra belangrijk om documenten op een veilige manier uit te kunnen wisselen en meer zakelijke inzichten te verkrijgen, waardoor de behoefte aan de inzet van UKG-tools nog eens werd benadrukt.
De wereldwijde pandemie maakte de businesscase voor digitalisering nog sterker
Het minimaliseren van fysieke opslagruimte was voor Worldline nog een belangrijke reden om digitaal te gaan. De kantoorruimte die nodig is om papieren documenten op te slaan kost namelijk best wat geld. Daarnaast zijn er beveiligingsrisico’s aan een fysieke opslag van bestanden verbonden – denk bijvoorbeeld aan personeelsdocumenten die verloren kunnen gaan bij een brand – en ook tijdens een wereldwijde pandemie blijkt het best lastig te zijn om toegang tot papieren documenten te krijgen. De COVID-19 pandemie was voor Worldline dan ook een aanvullende factor die hun businesscase voor de digitalisering van personeelsbestanden ten goede kwam.
De Oplossing
Waarom koos Worldline voor UKG HR Service Delivery?
UKG (het nieuwe PeopleDoc) leverde al producten aan Atos, waardoor Worldline dus reeds bekend was met het systeem. Worldline gaf een aantal consultants de opdracht om de drie meest concurrerende oplossingen aan te dragen, en UKG HR Service Delivery was hier één van. Het bedrijf evalueerde vervolgens de oplossingen aan de hand van hun specifieke behoeften, om zo vast te stellen welk systeem het beste bij hen zou passen.
Compliance en wetgeving zijn vanwege de internationale werkwijze van Worldline erg belangrijk en de organisatie keek hier tijdens het beoordelen van de systemen dan ook goed naar. Voor sommige markten waarin Worldline actief is geldt bijvoorbeeld dat het zetten van fysieke handtekeningen een vereiste is, terwijl een handtekening op papier in andere landen juist niet bindend of wettelijk verplicht is. Kortom, vanwege alle verschillende wetgevingen en processen is een goed compliancebeheer voor een bedrijf als Worldline van levensbelang.
Hoe implementeert Worldline de oplossingen van UKG?
Worldline creëerde binnen twee verschillende markten – namelijk Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk – een pilotprogramma met UKG HR Service Delivery, om te zien in hoeverre de oplossing aan de lokale wetgeving zou voldoen, hoe het product gebruikt zou worden en natuurlijk om feedback te verzamelen. Dit was een belangrijke stap in het proces en vooral van belang om in de toekomst een goed HR-documentmanagement binnen beide landen mogelijk te maken. De oplossing zorgde ervoor dat er een solide proces kon worden opgezet en Worldline er zeker van kon zijn dat het proces ook volledig aan compliance zou voldoen en auditproof zou zijn. In Zwitserland importeerde de organisatie met behulp van het UKG HR Service Delivery platform maar liefst 20.000 bestaande bestanden en ook het digitaliseringsproces in het Verenigd Koninkrijk verloopt steeds sneller.
Michael Oggenfuss geeft aan dat Worldline overwoog om meerdere externe consultants in te zetten voor de invoering van het gehele project, maar er uiteindelijk toch voor koos om de volledige oplossing door UKG zelf te laten implementeren. Het bedrijf besloot namelijk aan de hand van zeer positieve feedback over de pilot met UKG dat zij naast het aanleveren van de technologie ook nog eens het beste team voor de volledige invoer ervan waren. Voor Worldline is vertrouwen een cruciale factor en Michael Oggenfuss bevestigt dan ook dat zijn organisatie “UKG volledig vertrouwt. We waren op zoek naar een extern consultancybureau om de oplossing te implementeren, maar naarmate we de voortgang die we met UKG boekten grondiger evalueerden wisten we dat UKG het beste werk zou leveren, aangezien de pilot erg soepel verliep.”
Hoe wil Worldline de UKG HR Service Delivery oplossing precies gaan inzetten?
Een van Worldline’s businesscases voor de invoering van UKG HR Service Delivery is specifiek gericht op het aanmaken van een eigen knowledge base, iets wat na de afscheiding van Atos een prioriteit voor het bedrijf is. De organisatie wil UKG HR Service Delivery dan ook inzetten om een knowledge base te creëren waarmee het personeel van Worldline formulieren kan invullen, verzoeken kan doen en processen zoals het aanvragen van verlof automatisch in gang kan zetten. Daarnaast verkent Worldline de mogelijkheden om UKG en SuccessFactors te combineren, om zo de meeste waarde toe te voegen aan lokale HR-afdelingen en een naadloze procesintegratie binnen beide platformen mogelijk te maken.
Welk product heeft Worldline als eerste ingevoerd?
Worldline heeft Document Manager als eerste in het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland ingevoerd en slechts vier weken later werd deze tool ook in Finland geïmplementeerd. De organisatie heeft al een aantal positieve gesprekken met de ondernemingsraden in Oostenrijk, Duitsland en België gevoerd om de tool zo snel mogelijk in deze landen in te zetten. Iedere productimplementatie wordt per module of product uitgevoerd, en zodra alle modules en producten binnen een land zijn geconfigureerd worden de oplossingen als één volledig pakket in het volgende land ingevoerd.
De organisatie is dan ook met ieder land om de tafel gaan zitten om er zeker van te zijn dat ze op één lijn met het lokale bestuur zitten en ook iedere lokale behoefte kunnen overwegen. Hierdoor weet Worldline zeker dat ze een versie van UKG HR Service Delivery kunnen aanleveren die in bepaalde opzichten overal ter wereld hetzelfde is, maar ook ruimte biedt voor het maken van aanpassingen die juist op lokaal niveau goed van pas komen. Worldline heeft uiteindelijk met 7-10 landen gesproken en een wereldwijd inzetbaar template gecreëerd dat aan 96% van de algemene behoeften voldoet en ook nog eens de mogelijkheid biedt om lokale aanpassingen te maken.
Dit geldt trouwens ook voor rollen. Worldline heeft alle rollen wereldwijd uitgelijnd om zo goed vast te kunnen stellen of er nog iets ontbrak en of ze – indien hier toestemming voor zou worden gegeven – nog rollen moesten toevoegen. Hierdoor kan het bedrijf de invoer van de oplossing versnellen, zonder dat er veel behoefte aan lokalisatie is. De enige zaken die Worldline wél dient te lokaliseren zijn de soorten documentaanmaak die er op lokaal niveau beschikbaar moeten zijn en de bewaartermijnen die per regio of land gelden.
Wat waren de grootste uitdagingen waar Worldline mee te maken kreeg?
Het kan soms even duren voordat alle benodigde veranderingen zijn doorgevoerd en de voordelen van een implementatie merkbaar worden. Bij Worldline moesten de teams die verantwoordelijk zijn voor compliance, juridische zaken en beveiliging dan ook de nodige processen creëren. Alleen zo konden ze er zeker van zijn dat alle veranderingen volledig bij de bedrijfsstrategie omtrent bijvoorbeeld beveiliging en privacy zouden aansluiten.
Wat is het advies van Worldline voor het kiezen van een oplossing?
“UKG HR Service Delivery is een zeer krachtige en goed inzetbare oplossing.” zegt Michael. “Het bedrijf heeft een goede reputatie en levert uitstekende prestaties. Hoewel deze oplossing erg aantrekkelijk is, zijn er natuurlijk andere technologieën op de markt te vinden en weten we dat het aanbod snel verandert. Je moet altijd goed kijken of de oplossing ook daadwerkelijk bij je bedrijf past en jezelf afvragen of de timing juist is. ‘Hebben we ons voldoende voorbereid om aan een digitale transformatie te beginnen?’ Ik raad UKG ten zeerste aan, maar het kan natuurlijk geen kwaad om eens te kijken welke oplossingen er op de markt beschikbaar zijn, zodat je zeker weet dat je de tool gaat gebruiken die het beste bij je bedrijf past.”
“We waren op zoek naar een extern consultancybureau om de oplossing te implementeren, maar naarmate we de voortgang die we met UKG boekten grondiger evalueerden wisten we dat UKG het beste werk zou leveren, aangezien de pilot erg soepel verliep.”
Michael Oggenfuss
Global Head HRIS and Employee Services
Resultaten
Met UKG HRSD kon Worldline een geïntegreerde globale HR-oplossing implementeren die dankzij haar flexibiliteit ook voldoet aan alle lokale marktcriteria. Doordat er geen papieren dossiers meer hoeven te worden opgeslagen, kunnen de kosten aanzienlijk worden teruggedrongen en een compliance-compliant proces over de landsgrenzen heen vermindert ook het kostenrisico.
