Wolters Kluwer blijft zich keer op keer vernieuwen. In de afgelopen 183 jaar heeft het bedrijf zich gespecialiseerd in publicaties en digitale software en vandaag de dag helpt Wolters Kluwer banken en verzekeringsmaatschappijen om te voldoen aan compliance en regulaties. De nieuwe globale HR-innovatiestrategie van Wolters Kluwer is dan ook één van de laatste grootschalige veranderingen
die ervoor hebben gezorgd dat het bedrijf al zo lang bestaat en zo goed blijft presteren.
“Vanwege de achtergrond van Wolters Kluwer zitten transformatie, evolutie en innovatie in het DNA van dit bedrijf,” zegt Bill Baker, Vicepresident Personeelszaken bij Wolters Kluwer. “Het is niet een kwestie van nieuw taalgebruik wanneer ik over deze HR gerelateerde begrippen praat— ik pas het gewoon op een andere manier toe.”
Bill heeft inmiddels al meer dan 20 jaar ervaring in personeelszaken en neemt de leiding op het gebied van ontwikkeling, implementatie en het management van alle veranderingen tijdens de HR-transformatie bij Wolters Kluwer. Hij sprak in een recente aflevering van de HR Leaders podcast met Chris Rainey, CEO en co-founder van HRD Leaders, om het verloop van de HR-transformatie bij de firma tot dusver te bespreken.
Challenges
Employee experience als basis voor succes
Terwijl Bill en zijn team aan de planning voor de transformatie van personeelszaken bij Wolters Kluwer werkten werd duidelijk dat de strategie over meer dan alleen het optimaliseren van effici ntie moest gaan - het ging vooral ook over het gebruiken van dezelfde standaarden voor zowel de interne als externe werkwijze van het bedrijf. Volgens Bill is de ervaring die Wolters Kluwer cre ert voor kandidaten en werknemers van groot belang voor het succes van het retentiebeleid van zijn firma. Zijn team maakte dit dan ook tot het hoofddoel van de HR-transformatie en vormde zo de basis voor hun business case.
Het team bepaalde na uitgebreid overleg een strategie voor personeelswerving om de ervaring van sollicitanten en medewerkers bij Wolters Kluwer te optimaliseren en zo de beste resultaten te boeken. Volgens Bill is het voor elk bedrijf dan ook van groot belang dat het de juiste talenten met geschikte werkervaring aantrekt. Met dit uitgangspunt als fundering voor de HR-strategie werd het maken van een planning voor de rest van de HR-transformatie automatisch een stuk makkelijker.
Allesomvattende innovatie
Vanaf de start van het project wist Bill al dat deze HR-transformatie een groot project zou zijn.
Bill ontdekte UKG terwijl hij onderzoek deed naar bedrijven die zowel op korte termijn als lange termijn in de behoeften van Wolters Kluwer zouden voorzien. “Ik zei, ‘Oh, ze hebben hier echt een goed concept te pakken,’” herinnert hij zich. Zijn team koos uiteindelijk voor UKG en Workday om het gehele HR-systeem naar de cloud te verplaatsen en dat was vooral omdat alle kerntaken die belangrijk zijn voor de functionaliteit van de HR-functie door UKG geoptimaliseerd worden. Zo draagt UKG Employee File Management bijvoorbeeld bij aan een beveiligde en gecentraliseerde opslag van personeelsdossiers en bedrijfsdocumenten. “Dit project gaat niet alleen over technologie,” zegt Bill. “We veranderen namelijk
ook onze manier van talenten werven en moderniseren onze baanstructuren en beloningssystemen zodat het programma allesomvattend is. Dit wordt allemaal mogelijk gemaakt door een nieuwe digitale ervaring die in onze behoeften voorziet en onze werknemers wereldwijd ondersteunt.”
Solutions
Optimale efficiëntie
Normaal gesproken worden HR-transformaties gebruikt om minder tijd kwijt te zijn aan administratieve taken en zo meer tijd vrij te maken voor strategische taken. Bij Wolters Kluwer werd dit net even groter aangepakt en richt men zich naast optimaliseren van tijdsbesteding ook op het cre ren van specialismes binnen personeelszaken. Zo worden medewerkers binnen personeelszaken aangemoedigd om zich meer te verdiepen in vakgebieden die er het meest toe doen. Er wordt zo een globale aanpak gecreëerd waarbij elke HR-afdeling ter wereld bij gebruik van de juiste technologie toegang heeft tot dezelfde kennis en vaardigheden. Deze structuur wordt ondersteunt door UKG Process Automation, waarmee processen die normaal gesproken
handmatig worden uitgevoerd met behulp van deze tool razendsnel binnen verschillende systemen worden gerealiseerd. Dit sluit goed aan bij de behoeften van veel bedrijven en geeft HRmedewerkers de ruimte om meer aandacht te geven aan hun rol als consultants.
Voor Bill is dit het ultieme doel voor een HR-transformatie, waardoor personeelszaken
alle werknemers van Wolters Kluwer beter kunnen bijstaan en medewerkers zo beter
werk kunnen leveren.
Flexibiliteit en aandacht voor medewerkers
Aangezien Wolters Kluwer in maar liefst 47 landen actief is had het bedrijf een oplossing nodig waarmee iedere werknemer goed te bereiken was - iets waar de firma al langere tijd mee worstelde. Daarom besloot het team om de gehele infrastructuur van het bedrijf naar de cloud te verplaatsen en gebruik te maken van de meest geavanceerde HR-tools die er beschikbaar zijn, waardoor er met elke stap
aan flexibiliteit en schaalvergroting gewerkt kan worden.
Daarnaast was het voor Bill ook van belang om software te gebruiken die voor een goede user experience (UX) voor de medewerkers van Wolters Kluwer zorgde. Ook hier bood UKG uitkomst met Employee Case Management, waarmee complexe verzoeken snel kunnen worden ingediend en informatie over beleid en compliance in een oogwenk wordt gevonden.
In de afgelopen 100 dagen sinds Wolters Kluwer’s globale overstap op de systemen
van UKG en Workday heeft het bedrijf wereldwijd al een flink aantal van zijn doelstellingen voor deze HR-transformatie behaald.
Medewerkers op kantoren overal ter wereld geven aan dat het gecentraliseerde systeem de meest geprezen verandering is. Vanuit het perspectief van de gebruiker hebben Bill en zijn team dan ook bevestiging gekregen dat ze op het juiste spoor zitten - en dat is nog niet alles. Wolters Kluwer maakt zich volgens Bill namelijk al klaar voor een nieuwe golf van functionaliteit.
„Een employee experience waarbij we de werknemer als een klant behandelen is van groot belang voor ons en UKG heeft ons een oplossing geboden die onze denkwijze ondersteunt. Ze hebben een hoop gaten gevuld en meer aan functionaliteit gedacht dan andere platforms op de markt - dat gaf ons echt uitwijkmogelijkheden.“
Bill Baker
Vicepresident Personeelszaken
Results
Duidelijk proces
“Het doorvoeren van de HR-transformatie verliep voor ons hetzelfde als het maken van een business plan voor de lancering van een nieuw product,” zegt Bill. “Wij probeerden dezelfde methode aan te houden en ik ben ervan overtuigd dat dit heeft geresulteerd in de steun van vooraanstaande leidinggevenden en de directie.” Door duidelijk te krijgen wat het doel van deze transformatie was en hoe dit bij de behoeften van Wolters Kluwer aansloot, kon Bill goed aangeven hoeveel waarde elke stap van het transformatieproces aan het bedrijf zal toevoegen. Dit was zeer belangrijk om steun voor en controle over de invoering te krijgen. “Het is van groot belang dat je goed duidelijk kunt maken wat je precies aan het doen bent voor het bedrijf en hoe dit de firma kan helpen,” aldus Bill. “Dat is namelijk iets waar stakeholders het intern erg graag over hebben.”
Ondanks dat de eerste successen reeds geboekt zijn zal de verandering van het management niet compleet zijn met alleen de lancering, en Bill weet dat maar al te goed. Zijn team heeft al nieuwe mogelijkheden gezien, maar heeft ook frustraties ontdekt. Ze zijn bezig met het cre ren van fora, enqu tes, focusgroepen, adviserende gebruikersgroepen en nog veel meer om dit soort zaken op te lossen. Hoewel Bill’s team een transformatie van twee tot drie jaar heeft voorgesteld begrijpt HR dat hun functie nu al aan het veranderen is en zal blijven veranderen. Er is namelijk geen tijdslimiet voor evolutie. Wolters Kluwer’s HR-transformatie is dus nog in volle gang, maar Bill en zijn team zijn erg tevreden over de vooruitgang die ze tot op heden hebben geboekt.
