Websiteprivacyverklaring

Bescherming van uw persoonsgegevens

UKG Inc. en zijn respectieve gelieerde ondernemingen (gezamenlijk: "UKG", "wij", "ons", "onze") streven ernaar de privacy te beschermen van alle personen ("bezoekers" en/of “u”) die onze website en subpagina's bezoeken op https://www.ukg.com/ (de “Site”).

TOEPASSINGSGEBIED

Deze Privacyverklaring voor de Website ("Websiteverklaring") beschrijft de privacypraktijken van UKG in verband met het gebruik van de Website. We geven informatie over de keuzes die u hebt met betrekking tot het verzamelen of gebruiken van uw persoonlijke informatie (inclusief vergelijkbare begrippen die worden gebruikt in verschillende rechtsgebieden) en de rechten die aan u worden verleend, inclusief de mogelijkheid om uw persoonlijke informatie in te zien of bij te werken. Deze Websiteverklaring gaat niet over de privacypraktijken van UKG voor:

• Producten en diensten van UKG die via de Website of op andere manieren toegankelijk zijn en worden gebruikt door klanten, partners en/of eindgebruikers van UKG
• eVAULT, waarvoor een eigen Privacyverklaring beschikbaar is
• Biometrische gegevens en tijdregistratieapparatuur van UKG, waarover hier meer informatie beschikbaar is
• Kinderen en/of minderjarigen. Onze Website is niet ontworpen of bedoeld voor bezoekers jonger dan 18 jaar. Als u vermoedt dat een bezoeker aan onze Website jonger is dan 18 jaar, neem dan contact met ons op via [email protected], dan zullen wij de desbetreffende informatie uit onze databases verwijderen.

Raadpleeg ons ESG-programma – Privacy en gegevensbescherming voor meer informatie over de inzet van UKG voor privacy.

Wat zijn persoonsgegevens?

De Websiteverklaring is van toepassing op persoonlijke informatie die wordt verzameld over bezoekers aan de Website. In de context van deze Websiteverklaring bedoelen we met 'persoonlijke informatie' de informatie die door UKG wordt verzameld over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit omvat ook vergelijkbare begrippen zoals 'persoonsgegevens' en 'persoonlijke gegevens' die worden gebruikt in verschillende rechtsgebieden.

Links naar externe websites

Voor uw gemak kunnen op de Site links naar websites en/of informatie van externe partijen zijn vermeld. Wanneer u op een van deze links klikt, verlaat u de Site van UKG en wordt u doorgestuurd naar een website van een externe partij. UKG heeft geen invloed op websites van externe partijen, waardoor het privacybeleid van externe partijen mogelijk verschilt van dat van UKG. Wij doen geen uitspraken of aanbevelingen over externe websites. Wanneer u persoonsgegevens deelt met externe websites is deze Websiteverklaring niet van toepassing op de verwerking van die gegevens door de externe partij. We adviseren u om het privacybeleid van externe websites of bedrijven te lezen alvorens persoonsgegevens door te geven.

HOE UKG UW PERSOONSGEGEVENS VERZAMELT

Bronnen waaruit we persoonsgegevens verzamelen:

UKG verzamelt persoonsgegevens uit verschillende bronnen, waaronder:

• rechtstreeks van websitebezoekers, zoals sollicitanten;
• van dienstverleners en andere externe partijen;
• automatisch als iemand onze Site bezoekt of er iets op doet.

Lees de onderstaande paragrafen door voor meer informatie over hoe UKG persoonsgegevens verzamelt en welke persoonsgegevens worden verzameld.

Hoe wij persoonsgegevens verzamelen

UKG verzamelt persoonsgegevens als u onze Site bezoekt en ervoor kiest persoonsgegevens te verstrekken. Wij verzamelen bijvoorbeeld gegevens als u via onze Site contact met ons opneemt en uw e-mailadres, telefoonnummer of soortgelijke gegevens verstrekt, zoals de gegevens die u vermeldt als u zich inschrijft voor een webinar. Sollicitanten die een sollicitatieformulier invullen voor een functie bij UKG of een profiel aanmaken op deze website kunnen ook referenties en andere gegevens verstrekken die relevant zijn voor de sollicitatie.

Voorbeelden van persoonlijke informatie die wij verzamelen

Informatiebron	Gegevens	Methode, doel en wettelijke basis
Persoonlijke informatie die over een bezoeker aan onze website wordt verzameld	Naam Bedrijf Functienaam Adres Telefoonnummer E-mailadres	Om te voldoen aan de doeleinden waarvoor de informatie is verzameld of verstrekt, bijvoorbeeld om met u te communiceren en te reageren op uw vragen of verzoeken.            Wettelijke basis: Gerechtvaardigd belang
Externe partijen of openbare bronnen (inclusief aangekochte zakelijke contactgegevens)	Voornaam Achternaam Zakelijk e-mailadres Telefoonnummer Bedrijfsnaam Functieniveau Functietitel Zakelijk adres Online identificatiecode Arbeidsverleden	We gebruiken deze gegevens voor onze interne klantanalyse, om potentiële marketingmogelijkheden te identificeren en om de relevantie van onze website-content en advertenties te verbeteren.           We kunnen persoonlijke informatie verzamelen of ontvangen van externe partijen zoals gelieerde ondernemingen, marketingbedrijven, vacaturewebsites en wervingsbureaus. Deze gegevens zijn openbaar of worden in licentie gegeven door externe partijen.           We verzamelen zakelijke contactgegevens voor accountmanagement in verband met het gebruik van SaaS-applicaties of professionele diensten van UKG.           Wettelijke basis: Gerechtvaardigd belang
Website-informatie	Voornaam Achternaam Zakelijk e-mailadres Telefoonnummer Bedrijfsnaam Functieniveau Functietitel Adres Profielfoto * Sociale media-profielen * Expertisegebieden *      * Voor sommige delen van de website, zoals de UKG Community, moet u een gebruikersaccount aanmaken. Als onderdeel van uw gebruikersaccount kunt u ervoor kiezen om ons deze aanvullende informatie te verstrekken.	Informatie voor analyse               Wettelijke basis: Gerechtvaardigd belang
Informatie in verband met UKG-evenementen	Voornaam Achternaam Zakelijk e-mailadres Telefoonnummer Bedrijfsnaam Contactpersoon voor noodgevallen (in sommige gevallen) Dieetvoorkeuren (in sommige gevallen) Informatie voor gezondheid en veiligheid (in sommige gevallen) Factuurgegevens (zoals factuurnaam, factuuradres en creditcardnummer)	Als u zich inschrijft voor een door UKG gesponsord evenement, hebben we mogelijk bepaalde gegevens nodig               Wettelijke basis: Uitvoering van contract en gerechtvaardigd belang
Informatie die rechtstreeks wordt verzameld via functies voor sociale media	IP-adres	Onze Website kan sociale media-functies bevatten, zoals videolinks en andere functionaliteit om uw interesse in onze Website en andere materialen aan te tonen. Er wordt mogelijk een cookie geplaatst om dergelijke functionaliteit mogelijk te maken. Deze functionaliteit kan door een externe partij of op onze Website worden gehost. Wanneer de functionaliteit door een externe partij wordt aangeboden of gehost, bepaalt u zelf of u deze functies gebruikt en geldt voor het gebruik van de functies het privacybeleid van de bedrijven die ze aanbieden.               Wettelijke basis: Gerechtvaardigd belang
Informatie voor accountmanagement	Voornaam Achternaam Zakelijk e-mailadres Telefoonnummer Bedrijfsnaam Functieniveau Functietitel Zakelijk adres Online identificatiecode	We verzamelen zakelijke contactgegevens voor accountmanagement in verband met het gebruik van SaaS-applicaties of professionele diensten van UKG.             Wettelijke basis: Gerechtvaardigd belang
Informatie voor analyse	IP-adres Mobiel telefoonnummer Unieke verificatiecode E-mailadres	Onze Website registreert mogelijk informatie over hoe vaak u de applicatie gebruikt, welke gebeurtenissen zich in de applicatie voordoen, het totale gebruik, prestatiegegevens en uw IP-adres. We koppelen de informatie die we in de analysesoftware opslaan nooit aan persoonlijke informatie die u verstrekt via de Website.             Als u bepaalde systemen van UKG gebruikt, verzamelen we gegevens van u om multi-factor authenticatie (MFA) mogelijk te maken, zoals een mobiel telefoonnummer, e-mailadres of unieke verificatiecode             Wettelijke basis: Gerechtvaardigd belang

Cookies en soortgelijke technologieën 

Zoals veel websites gebruikt UKG cookies en soortgelijke trackingtechnologieën (onder andere voor analyse, functionaliteit, reclame en andere doeleinden). Zie voor meer informatie over de technologieën die wij gebruiken en hoe u die technologieën kunt beheren onze Cookieverklaring.

Overige gegevens 

Als UKG andere persoonsgegevens van u verzamelt, leggen we uit welke persoonsgegevens worden verzameld en met welk doel.

HOE UKG PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKT

Waarom gebruiken we uw persoonsgegevens?

UKG baseert zich altijd op wettelijke grondslagen, zoals de uitvoering van een contract of een gerechtvaardigd belang. Daarnaast kunnen we persoonlijke informatie verwerken voor de volgende doeleinden:

• om te voldoen aan het doel of de doelen waarvoor de gegevens zijn verzameld of verstrekt, zoals met u communiceren en op uw vragen en verzoeken reageren;
• om onze Site, producten en diensten te verbeteren door middel van testen, analyse, onderzoek en productontwikkeling;
• om onze producten en diensten in de handel te brengen of er reclame voor te maken, bijvoorbeeld om u suggesties en aanbevelingen te doen over producten of diensten die voor u interessant kunnen zijn;
• om ondersteuning en informatie over onze producten en diensten te bieden via een virtuele assistent, ook wel chatbot genoemd, die 24 uur per dag 7 dagen per week beschikbaar is op onze Sites;
• om training te bieden in verband met de producten en diensten, zoals het beschikbaar stellen van trainingsmateriaal of evenementen (persoonlijk of online), waarvoor wij uw persoonsgegevens kunnen gebruiken om kennisgevingen en informatie over dergelijke trainingen en evenementen te verstrekken;
• om gegevens van sollicitanten te beoordelen en te verifiëren;
• om veiligheidsredenen en voor audits, intern onderzoek en fraudepreventie, bijvoorbeeld om ongeoorloofde toegang of verstrekking te voorkomen, om betrouwbare gegevens bij te houden, om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens te beschermen, om uitsluitend correct gebruik van uw persoonsgegevens toe te staan en om frauduleuze, schadelijke, ongeoorloofde, onethische of illegale activiteiten vast te stellen;
• om geschillen te beheren, zoals in verband met de vaststelling, uitoefening of verdediging van onze wettelijke rechten, wanneer dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen of de gerechtvaardigde belangen van anderen;
• om de inhoud en indeling van onze Site te verbeteren door middel van cookies en andere soortgelijke technologieën, zoals het meten van de voorkeuren van de bezoekers van onze Site, het analyseren van trends, het beheren van de Site, het analyseren van het gebruik van de Site en het verzamelen van demografische informatie over de bezoekers van de Site;
• om meer inzicht in krijgen in de functionaliteit van onze mobiele applicaties, hoewel wij de gebruiksgegevens die wij via de mobiele applicaties verzamelen niet koppelen aan persoonsgegevens die u in de mobiele applicatie verzendt;
• voor andere doeleinden waarvoor u toestemming hebt verleend;
• om uw persoonsgegevens samen te voegen of te anonimiseren, zodat de gegevens niet langer aan u of uw apparaat kunnen worden gekoppeld en om dergelijke gegevens te gebruiken en door te geven voor zakelijke doelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving;
• om te voldoen aan alle toepasselijke wettelijke verplichtingen, zoals het uit hoofde van dagvaardingen en andere gerechtelijke bevelen verwerken van gegevens wanneer wij hebben vastgesteld dat er een wettelijke verplichting bestaat om dit te doen.

WANNEER UKG UW PERSOONLIJKE INFORMATIE VERSTREKT

UKG zal nooit persoonlijke informatie aan derden verkopen. Onder "verkopen" zoals bedoeld in de toepasselijke wetgeving wordt verstaan: verstrekking van persoonlijke informatie aan derden in ruil voor een financiële of andere tegenprestatie.

Lees de onderstaande paragrafen voor meer informatie over de manier waarop we uw persoonlijke informatie kunnen verstrekken aan anderen.

Gelieerde bedrijven:

We kunnen uw persoonlijke informatie verstrekken aan gelieerde bedrijven om de levering van een product of dienst mogelijk te maken of om op uw verzoek een taak uit te voeren.

Externe partijen (leveranciers/serviceproviders):

Wij kunnen samenwerken met externe partijen (leveranciers en/of dienstverleners) om een product te leveren of dienst te verlenen (of bepaalde functies uit te voeren, zoals het verbeteren en/of leveren van ons product- en dienstenaanbod), het uitvoeren van een taak waar u om hebt verzocht, het bieden van training, het uitvoeren van marketing en reclame, het beheren, beveiligen en optimaliseren van de Site en het afstemmen op en samenwerken met onze partners.  

Wij hebben met zulke externe partijen contracten gesloten om bepaalde functies namens ons, en uitsluitend op onze aanwijzing, uit te voeren. Deze externe partners zijn gebonden aan overeenkomsten waarin geheimhoudings- en andere gegevensbeschermingsvoorwaarden zijn opgenomen, zodat de externe partijen uw persoonsgegevens alleen gebruiken voor zover dat noodzakelijk is om de contractuele diensten te kunnen verlenen in overeenstemming met onze aanwijzingen (en voor de door ons meegedeelde doeleinden). 

UKG kan gebruikmaken van ondersteuning voor marketingdoeleinden, zoals het beheren van e-mailcampagnes. In dergelijke situaties is UKG de verwerkingsverantwoordelijke en fungeert een virtuele assistent (chatbot) als de verwerker. Er zijn gegevensbeschermingsovereenkomsten gesloten om ervoor te zorgen dat de privacy en het gebruik van uw gegevens in overeenstemming zijn met deze Verklaring.

Overige verstrekkingen

Indien nodig kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken:

• om klantenservice of technische ondersteuning te bieden met betrekking tot training of webinars waarvoor u zich inschrijft of waaraan u deelneemt;
• voor onze administratie en bedrijfsvoering en om uw relatie met ons bij te houden;
• ter naleving van de wet of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals opgelegd door wetshandhavers, overheidsinstanties of andere externe partijen, in antwoord op een rechtmatig verzoek om informatie door een bevoegde autoriteit, indien wij van mening zijn dat verstrekking in overeenstemming is met, of anderszins wordt vereist door, een toepasselijke wet, voorschrift of juridische procedure, onder andere ten behoeve van nationale veiligheid of wetshandhaving;
• om geschillen te beheren en interne audits en onderzoeken uit te voeren, bijvoorbeeld om onze rechten en eigendommen te beschermen en te verdedigen, frauduleuze of illegale activiteiten te onderzoeken en interne financiële, veiligheids- of andere audits uit te voeren;
• om onze Site, producten en diensten te beschermen tegen misbruik of ongeoorloofd gebruik ervan;
• om de persoonlijke veiligheid en/of de eigendommen van onze gebruikers of het algemene publiek te beschermen (dit kan onder andere inhouden dat, als u valse gegevens verstrekt of de identiteit van iemand anders gebruikt, wij informatie over u kunnen verstrekken in het kader van een onderzoek naar uw handelingen);
• in verband met, of tijdens de onderhandelingen over, een fusie, verkoop van bedrijfsactiva, consolidatie of reorganisatie, financiering of overname van ons bedrijf of een deel daarvan door of aan een ander bedrijf, waaronder de doorgifte van contactgegevens en gegevens van klanten, partners en eindgebruikers;
• in een geaggregeerde en geanonimiseerde vorm;
• wanneer we uw toestemming hebben om de informatie te verstrekken.

Tenzij anders vermeld in deze Websiteverklaring verstrekken wij uw persoonsgegevens niet aan onbekende of niet-gelieerde externe partijen en maken wij geen kruisverwijzingen tussen uw persoonsgegevens en de gegevens van andere klanten of personen.

DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS

Internationale doorgiften

UKG stemt ermee in de standaardcontractbepalingen of de UK International Data Transfer Agreement te gebruiken voor doorgiften door UKG aan externe subverwerkers  met inachtneming van grensoverschrijdende mechanismen voor doorgifte tussen UKG-entiteiten.

Deze praktijk voldoet aan de Europese eisen voor doorgiften of verwerking van persoonsgegevens door UKG buiten de EER, Zwitserland en het VK of in een ander rechtsgebied dan de EER, Zwitserland, het VK of andere door de Europese Commissie goedgekeurde landen die 'passende' gegevensbescherming bieden.

Zie voor meer informatie over hoe UKG de Schrems II-rechtspraak naleeft de Transfer Risk and Impact Statement van UKG.

Privacyschild

UKG voldoet aan de privacykaders die zijn afgesproken tussen de EU en de Verenigde Staten, tussen Zwitserland en de VS en tussen het Verenigd Koninkrijk en de VS (gezamenlijk: "Data Privacy Framework") zoals opgesteld door het Amerikaanse Department of Commerce met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en bewaren van persoonlijke informatie die is overgedragen vanuit de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en/of Zwitserland. UKG heeft aan het Department of Commerce verklaard dat het bedrijf zich houdt aan de principes van het Data Privacy Framework met betrekking tot dergelijke informatie. Indien bepalingen in deze verklaring strijdig zouden zijn met de principes van het Data Privacy Framework, gelden de laatstgenoemde principes. Ga voor meer informatie over het Data Privacy Framework en om onze certificering te bekijken naar de website van het Data Privacy Framework website.

Verwerkte gegevens: UKG levert tools voor HR-management die door onze klanten worden gebruikt voor personeelsbeheer. Bij het leveren van deze tools verwerkt UKG gegevens die onze klanten aan ons verstrekken of die wij op hun verzoek namens hen verwerken. Hoewel de klanten van UKG zelf kunnen bepalen welke gegevens worden verwerkt, gaat het meestal over informatie over hun werknemers, zoals contactgegevens, werkroosters en loonstroken. Doeleinden van de gegevensverwerking: UKG verwerkt gegevens die door klanten zijn verstrekt om de online diensten van UKG aan onze klanten te kunnen leveren. Om aan deze doeleinden te voldoen, kan UKG de gegevens gebruiken om diensten te verlenen, om technische problemen te verhelpen, om te reageren op vragen aan de klantenservice, om de aanwijzingen op te volgen van een klant die gegevens heeft verstrekt, om contractuele afspraken na te komen of om de beveiliging te monitoren.

Vragen en klachten: Als u van mening bent dat UKG uw persoonlijke informatie bewaart in een van de diensten die vallen onder onze certificering van het Data Privacy Framework, kunt u eventuele vragen of klachten met betrekking tot onze naleving van het Data Privacy Framework sturen naar [email protected]. UKG zal binnen 45 dagen reageren. Als u een niet-opgeloste klacht over privacy of gegevensgebruik hebt die door ons niet naar uw tevredenheid is afgehandeld, dan kunt u (kosteloos) met onze externe Amerikaanse dienstverlener voor geschillenbeslechting contact opnemen via https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Als noch UKG, noch onze dienstverlener voor geschillenbeslechting uw klacht oplost, kunt u mogelijk een beroep doen op bindende arbitrage via het Data Privacy Framework Panel. Voor meer informatie over deze optie zie Annex I van de EU-U.S. Data Privacy Framework Principles.

Externe partijen die mogelijk persoonlijke informatie ontvangen UKG maakt gebruik van een beperkt aantal externe dienstverleners om ons te helpen bij het leveren van onze diensten aan klanten. Deze externe leveranciers bieden verschillende diensten aan, onder andere voor gegevensopslag. Deze externe partijen kunnen toegang krijgen tot persoonlijke informatie en deze verwerken of opslaan tijdens het verlenen van hun diensten. UKG heeft contracten met deze externe partijen afgesloten om de toegang, het gebruik en de verstrekking van persoonlijke informatie te beperken in overeenstemming met onze verplichtingen uit hoofde van het Data Privacy Framework, inclusief de bepalingen voor verdere doorgifte. UKG blijft verantwoordelijk en aansprakelijk als deze externe partijen niet aan die verplichtingen voldoen en wij zijn verantwoordelijk voor eventuele gebeurtenissen die leiden tot schade.

Uw rechten op inzage, beperking van gebruik en beperking van verstrekking: Inwoners van de Europese Unie en Zwitserland hebben het recht om toegang te krijgen tot persoonlijke informatie over henzelf en om het gebruik en de verstrekking van hun persoonlijke informatie te beperken. Door middel van zelfcertificering volgens het Data Privacy Framework heeft UKG zich ertoe verplicht deze rechten te respecteren. Met uitzondering van MyPeopleDoc Employee Vault en Immedis Tax Services hebben UKG-medewerkers beperkte toegang tot gegevens die onze klanten aan onze diensten verstrekken. Als u inzage wilt aanvragen of het gebruik of de verstrekking van uw gegevens wilt beperken, vermeld dan de naam van de klant die uw gegevens aan onze diensten heeft verstrekt. We zullen uw verzoek doorverwijzen naar de betreffende klant en deze indien nodig ondersteunen bij het beantwoorden van uw verzoek.

Handhaving door de Amerikaanse Federal Trade Commission: Op de verplichtingen van UKG uit hoofde van het Data Privacy Framework zijn de onderzoekende en uitvoerende macht van de U.S. Federal Trade Commission van toepassing.

Verplichte verstrekking: UKG kan worden verplicht om persoonlijke informatie te verstrekken in reactie op wettige verzoeken van overheidsinstanties, onder meer ten behoeve van nationale veiligheid of wetshandhaving. UKG houdt hierover transparantierapporten bij.

APEC

De privacymaatregelen van UKG, zoals beschreven in deze Websiteverklaring, voldoen aan het Cross Border Privacy Rules-systeem (CBPR) van de Asia-Pacific Economic Cooperation (APEC).  Het CBPR-systeem van de APEC biedt een raamwerk voor organisaties om de bescherming te waarborgen van persoonsgegevens die worden uitgewisseld tussen deelnemende APEC-landen.  Meer informatie over het APEC-raamwerk vindt u hier.

BEWARING VAN PERSOONSGEGEVENS

UKG bewaart persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld of zo lang als wordt voorgeschreven of toegestaan door de geldende wetgeving (met inbegrip van geschillenbeslechting), alsmede in overeenstemming met onze klantcontracten.

Om de juiste bewaarperiode voor persoonsgegevens te bepalen, houden wij rekening met de hoeveelheid, de aard en de gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde verstrekking van de persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken en of wij die doeleinden op een andere manier kunnen bereiken, en de toepasselijke wettelijke eisen.

Wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, verwijderen of anonimiseren wij deze of, als dat niet mogelijk is, slaan wij deze veilig op in overeenstemming met deze Websiteverklaring en staken we het gebruik van de persoonsgegevens totdat verwijdering mogelijk is. Als wij uw persoonsgegevens anonimiseren (zodat deze niet meer met u in verband worden gebracht), kunnen we deze gegevens langer bewaren.

RECHTEN VAN BETROKKENEN

In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en afhankelijk van uw locatie kunt u mogelijk een of meer van de volgende rechten uitoefenen met betrekking tot de persoonsgegevens die wij verzamelen, gebruiken of doorgeven:

 

• het recht om de persoonsgegevens die wij over u bijhouden, in te zien;
• het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens over u aan te passen of te corrigeren;
• het recht om ons te verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen;
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of de verwerking ervan te beperken;
• het recht om de door u aan UKG verstrekte persoonsgegevens op te vragen en te verkrijgen in een machineleesbare vorm, zodat u de persoonsgegevens kunt doorgeven aan andere bedrijven naar keuze;
• het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u anderszins in aanmerkelijke mate treft;
• het recht om rechtstreeks bij een overheidsfunctionaris (zoals uw toezichthoudende autoriteit) een klacht in te dienen over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.
• Geschillenbeslechting

Uw rechten uitoefenen

Om uw privacy en veiligheid te beschermen, ondernemen wij redelijke stappen om uw identiteit te verifiëren alvorens inzage te verschaffen in uw persoonsgegevens. Volg afhankelijk van uw relatie met UKG de onderstaande aanwijzingen op en verstrek de gewenste gegevens, zodat wij aan uw verzoek kunnen voldoen.  Wij reageren binnen een redelijke termijn op uw verzoek, of anders zoals vereist door toepasselijke wetgeving in uw land.

Als u geen inwoner van Californië bent en u uw persoonsgegevens wilt inzien of ons wilt verzoeken uw eerder verstrekte persoonsgegevens te wissen (recht op vergetelheid), stuur dan een e-mail naar [email protected].

PRIVACYVERKLARING VOOR INWONERS VAN CALIFORNIË

Op grond van de California Consumer Privacy Act (“CCPA”) hebben inwoners van de staat Californië een aantal specifieke rechten op het gebied van privacy. Meer informatie over het privacybeleid van UKG op grond van de CCPA.

Verzoek voor niet bijhouden

Sommige webbrowsers kunnen zodanig worden ingesteld dat een “verzoek voor niet bijhouden” wordt verzonden naar de websites die u bezoekt.  Wij reageren momenteel niet op dit of soortgelijke verzoeken.  Meer (Engelstalige) informatie over een “verzoek voor niet bijhouden” vindt u hier.

SOLLICITANTEN EN KANDIDATEN BIJ UKG

Deze paragraaf bevat informatie voor UKG-sollicitanten die meer informatie willen over hoe UKG hun persoonlijke informatie verwerkt.

Deze informatie is van toepassing op de verwerking door UKG van persoonlijke informatie die wordt verzameld in verband met ons wervingsproces en uw sollicitatie bij UKG. Deze paragraaf geldt voor personen die solliciteren om bij UKG te gaan werken of om aan UKG diensten te gaan verlenen (inclusief huidige werknemers die solliciteren naar een nieuwe functie) ("u" of "Personen").

We beschrijven de categorieën van persoonlijke informatie die we verzamelen in verband met de werving en onboarding van werknemers, de doeleinden waarvoor we die persoonlijke informatie verzamelen, de andere partijen met wie we die persoonlijke informatie kunnen delen en de manier waarop UKG die persoonlijke informatie beschermt. In deze paragraaf vindt u ook informatie over uw rechten en keuzeopties met betrekking tot uw persoonlijke informatie en de mogelijkheden om contact met ons op te nemen om uw persoonlijke informatie bij te werken of iets te vragen over onze privacyprocedures.

1. Welke persoonlijke informatie wij mogelijk verzamelen

We verzamelen de volgende persoonlijke informatie over u in verband met uw sollicitatie en als onderdeel van ons wervingsproces, voor zover wettelijk toegestaan:

Gegevenscategorie	Reden voor verwerking *
Immigratiestatus en werkvergunning (indien van toepassing)	Controle op rechtmatigheid van uw werkstatus
Contactgegevens (e-mailadres, telefoon, adres, woonplaats, postcode, land)	Contact
Identificatiegegevens (voornaam, achternaam) Gender	Identificatie
CV Salariswensen (indien van toepassing) Opleidingsgeschiedenis Uitkomsten van selectieproces Online identificatiegegevens, gebruik van websites, apparaten en mobiele apps en soortgelijke informatie die wordt verzameld via geautomatiseerde middelen, zoals cookies en dergelijke Salarisgeschiedenis (voor zover wettelijk toegestaan)	Verwerken van sollicitatie
Alle overige informatie die u kiest om met ons te delen, zoals informatie die in uw CV staat of die met ons wordt gedeeld tijdens het sollicitatiegesprek Fiscaal nummer (landspecifiek)	Afhandeling van sollicitatie en bepaling van uw geschiktheid voor huidige en toekomstige vacatures
Beschikbaarheid volgens agenda	Planning
Arbeidsverleden Adres van LinkedIn-profiel: de openbare gedeelten van uw LinkedIn-profiel en andere professionele websites, voor zover u deze informatie aan ons hebt verstrekt Resultaten van eventuele toetsingen zoals psychometrische tests, controle van kredietgeschiedenis en andere vormen van screening, onder strikte voorwaarden en voor zover wettelijk toegestaan Informatie over vaardigheden, bijvoorbeeld verkregen bij vaardigheidstests die deel uitmaken van een sollicitatieprocedure Videoclips, foto's of geluidsopnamen, bijvoorbeeld verkregen bij een online sollicitatiegesprek of door CCTV-beelden (indien van toepassing)	Bepaling van uw geschiktheid voor huidige en toekomstige vacatures

* Wettelijke basis voor alle bovenstaande soorten gegevens: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract met u. Er is tevens sprake van een gerechtvaardigd belang en verplichte naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving.

In bepaalde rechtsgebieden, en alleen voor zover wettelijk toegestaan, kan UKG ook bijzondere categorieën persoonlijke informatie verwerken, zoals gegevens over ras of etnische afkomst, medische gegevens (bijvoorbeeld informatie over handicaps) en informatie over religieuze overtuiging en vakbondslidmaatschap, voor de beperkte doeleinden zoals uiteengezet in Sectie 2 hieronder.

Voor zover wettelijk toegestaan kan UKG persoonlijke informatie rechtstreeks van u verkrijgen via ons vacatureportaal of indirect via externe partijen (bijvoorbeeld eerdere werkgevers, onderwijsinstellingen, openbare bronnen, professionele netwerksites zoals LinkedIn, online vacaturesites, professionele wervingsbureaus en overheidsinstanties).

2. Hoe we uw persoonlijke informatie kunnen gebruiken

We kunnen uw Persoonlijke informatie gebruiken om *:

Activiteit

U te identificeren en contact met u op te nemen Uw sollicitatie in overweging te nemen Sollicitatiegesprekken te plannen en te faciliteren Uw geschiktheid voor huidige en toekomstige functies bij ons te bepalen Contact op te nemen met referenties of anderen die informatie kunnen geven over uw arbeidsverleden Screenings en tests uit te voeren Eventuele arbeidsvoorwaarden of arbeidsovereenkomsten voor te bereiden Financiële planning en budgettering te verrichten Deel te nemen aan programma's voor diversiteit en gelijke kansen (voor zover wettelijk toegestaan en/of vereist)

Redelijke werkplekvoorzieningen en een veilige werkomgeving aan te bieden Beslissingen te nemen over de personeelsbezetting Ons beleid en onze andere wettelijke rechten af te dwingen Onze wervingsprocessen (inclusief enquêtes) te ontwikkelen en te verbeteren De veiligheid en beveiliging van onze systemen te waarborgen Audits, onderzoeken en analyses uit te voeren naar de ervaring voor sollicitanten op onze websites Te reageren op vragen, klachten of geschillen Bepaalde gegevensanalyses uit te voeren met betrekking tot het gebruik van onze vacaturesites en wervingsprogramma's Te voldoen aan wettelijke en andere vereisten

* Wettelijke basis voor al het bovenstaande: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract met u. Er is tevens sprake van een gerechtvaardigd belang en verplichte naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving.

Wanneer we maatregelen willen beoordelen en implementeren om onze wervingsprocessen te verbeteren en te zorgen dat ons beleid wordt nageleefd, bijvoorbeeld bij initiatieven voor gelijke kansen, gebruiken we geaggregeerde gegevens.

UKG verwerkt persoonlijke informatie uitsluitend voor de bovenstaande doeleinden en voor zover wettelijk toegestaan en, waar dit is vereist, alleen wanneer UKG zich op een wettelijke basis kan beroepen. In bepaalde gevallen, bijvoorbeeld wanneer we een vacature willen vervullen, kunnen we uw persoonlijke informatie verwerken met ondersteuning van geautomatiseerde tools voor werving en selectie. Bij beslissingen met ondersteuning van dergelijke geautomatiseerde tools is altijd sprake van menselijke controle en/of interventie.

3. Hoe wij uw persoonlijke informatie delen

We zullen persoonlijke informatie die we over u verzamelen nooit verkopen, delen of op andere wijze verstrekken of doorgeven, behalve voor zover beschreven in deze Verklaring of op andere wijze aan u bekendgemaakt op het moment dat de informatie wordt verzameld.

We kunnen uw persoonlijke informatie delen met:

• Bedrijven binnen de UKG Group, waaronder gelieerde bedrijven van UKG Inc. wereldwijd voor zover deze betrokken zijn bij het wervings- en/of selectieproces
• Medewerkers van onze interne afdelingen voor zover zij betrokken zijn bij het wervings- en/of selectieproces. Medewerkers die toegang hebben tot persoonlijke informatie, zijn verplicht deze informatie vertrouwelijk te behandelen en te verwerken in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving
• Externe partijen voor zover dit noodzakelijk is voor het wervings- en/of selectieproces (bijvoorbeeld HR-hostingservices, diensten voor kandidaatrelatiebeheer, wervingsbureaus en bureaus voor achtergrondscreening). UKG maakt contractuele afspraken met zijn externe dienstverleners om passende bescherming van persoonlijke informatie te bieden.

Neem voor meer informatie over onze dienstverleners contact met ons op via de informatie in het gedeelte 'Contactgegevens' hieronder.

We kunnen persoonlijke informatie ook delen met dienstverleners die namens ons diensten verlenen en met betrekking tot de doeleinden die in deze Verklaring worden beschreven:

• Met toestemming of machtiging van de betreffende persoon
• In het kader van een verkoop of overdracht waarbij (een deel van) de bedrijfsonderdelen of activa van de onderneming betrokken zijn (ook in het geval van reorganisatie, ontbinding of liquidatie)
• In antwoord op verzoeken van overheden, zoals wetshandhavingsinstanties
• Om de rechten en eigendommen van UKG te beschermen
• Indien verplicht op basis van wet- en regelgeving of een juridische procedure (zoals een gerechtelijk bevel of dagvaarding)
• Wanneer wij van mening zijn dat verstrekking noodzakelijk of gepast is om fysieke risico's voor werknemers van UKG of het risico van financiële schade te voorkomen
• In het kader van een onderzoek naar vermoedelijke illegale activiteiten.

UKG maakt contractuele afspraken met zijn externe dienstverleners om passende bescherming van persoonlijke informatie te bieden.

Ervoor kiezen om uw persoonsgegevens niet te verstrekken

Afwijzing van verzoeken

UKG kan een verzoek dat is ingediend in overeenstemming met het bovenstaande afwijzen voor zover zulks is toegestaan door de toepasselijke wetgeving in uw land. UKG streeft ernaar u tijdig en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving in uw land te informeren over onze beslissing en de reden(en) voor een eventuele afwijzing.

Geschillenbeslechting

In overeenstemming met deze Websiteverklaring zal UKG alle klachten en geschillen met betrekking tot het gebruik en de verstrekking van uw persoonsgegevens onderzoeken en proberen op te lossen. Bovendien zal UKG op verzoek samenwerken met overheidsinstanties. 

Alle klachten of geschillen met betrekking tot privacy die desondanks niet naar uw tevredenheid worden opgelost, kunnen volgens de toepasselijke procedures voor geschillenbeslechting kosteloos worden voorgelegd aan onze externe in de Verenigde Staten gevestigde dienstverlener voor geschillenbeslechting TRUSTe.

Wij adviseren u nadrukkelijk om bij eventuele klachten in verband met deze Websiteverklaring of ons privacybeleid eerst rechtstreeks contact op te nemen met ons voordat u de hiervoor beschreven arbitrageprocedure aanhangig maakt.

BEVEILIGING

Om ongeoorloofde toegang of verstrekking te voorkomen, om correcte persoonsgegevens bij te houden en om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, maakt UKG gebruik van fysieke, technische en administratieve mechanismen en procedures ter bescherming van de door ons verzamelde gegevens, zoals uiteengezet in deze Websiteverklaring.

Wij maken gebruik van firewalls en uiteenlopende fysieke en logische systemen voor toegangsbeheer, detectie en preventie van inbreuken, bewaking van netwerken en databases, virusbestrijding en gegevensback-up. Wij gebruiken versleutelde sessies wanneer we gevoelige gegevens verzamelen of overdragen via onze Site.

Wij verschaffen uitsluitend inzage in uw persoonsgegevens aan personen die een specifiek zakelijk doel hebben voor het beheren en verwerken van zulke gegevens. Onze medewerkers die inzage hebben in uw persoonsgegevens zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheden om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van die gegevens te beschermen en hebben alle instructies en trainingen gekregen die ze hiervoor nodig hebben.

Zie voor meer informatie over hoe UKG zich inzet voor cyberveiligheid de ESG – Cybersecurity-pagina van UKG.

HANDHAVING EN VERIFICATIE

UKG beoordeelt van tijd tot tijd zijn bedrijfsprocessen om te controleren of deze voldoen aan de bepalingen in deze Websiteverklaring.

Wij nemen redelijke maatregelen om ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde verstrekking van uw persoonsgegevens op een wijze die in strijd is met deze Websiteverklaring te voorkomen of aan te pakken. We houden onze werknemers en externe partners verantwoordelijk voor het beschermen van het vertrouwen dat u in UKG stelt.

WIJZIGINGEN IN DEZE PRIVACYVERKLARING

Deze Websiteverklaring is van kracht per 7 augustus 2023. UKG behoudt zich het recht voor om deze Websiteverklaring op elk gewenst moment te wijzigen of aan te vullen, in overeenstemming met geldende wetgeving. We raden u aan om deze pagina van tijd tot tijd opnieuw te bezoeken voor het laatste nieuws over onze werkwijzen met betrekking tot privacy.

CONTACTGEGEVENS

Als u vragen of opmerkingen hebt over deze Websiteverklaring kunt u altijd contact opnemen met UKG door een e-mail te sturen naar [email protected].

U kunt schriftelijke reacties ook sturen naar:

UKG Inc.            
Attention: VP Deputy General Counsel            
900 Chelmsford St.&            
Lowell, MA 01851

Inwoners van de Europese Unie kunnen contact opnemen met onze Europese vertegenwoordigers via het e-mailadres: [email protected]. De EU-vertegenwoordiger van UKG Inc. is:

PeopleDoc SAS            
Attention: Data Privacy Officer            
53 rue d’Hauteville            
75010 Paris, France

UKG reageert binnen een redelijke termijn op alle correspondentie en voldoet daarbij aan de wettelijke vereisten.