De eerste stap richting een flexibeler HR-compliancemanagement

Het juridische speelveld verandert

Meer dan een derde van alle HR-professionals is niet goed op de hoogte van de meest recente juridische ontwikkelingen, wat gezien de verantwoordelijkheden van HR op het gebied van compliancemanagement best zorgwekkend is. Personeelszaken moet weten welke nieuwe wetgeving en wetswijzigingen er worden doorgevoerd, en dient ook vooral over een flexibele oplossing te beschikken waarmee aanpassingen snel kunnen worden doorgevoerd – iets waar een digitale transformatie uitkomst bij kan bieden. Een flexibel systeem vermindert het risico op compliancefouten namelijk aanzienlijk, en zorgt ervoor dat je werknemers op de best mogelijke ondersteuning kunnen rekenen.

Er is momenteel sprake van een groot aantal wijzigingen in de wetgeving; denk bijvoorbeeld aan de wetsveranderingen die naar aanleiding van de recente gezondheidscrisis worden doorgevoerd, of de Artificial Intelligence Act die binnenkort van kracht wordt. Daarnaast wordt het vrouwenquotum voor bestuursraden, waar Nederland en Duitsland zo hard voor hebben gevochten, binnenkort door de Europese Commissie ingevoerd om inclusiviteit, diversiteit en gelijkwaardigheid te bevorderen. Kortom, HR-professionals kunnen hun borst natmaken voor deze onvermijdelijke stortvloed aan juridische veranderingen.

Organisaties moeten dan ook een solide strategie voor HR-compliance in het leven roepen, want het is vanwege de overdaad aan technologische ontwikkelingen, sociale veranderingen en andere recente aanpassingen ook zonder de aankomende wetswijzigingen al knap lastig voor personeelszaken om compliant te blijven. Dit zien we trouwens ook in de cijfers terug; bedrijven zijn vandaag de dag namelijk gemiddeld 14,82 miljoen dollar aan compliancegerelateerde boetes kwijt – een toename van 45% in de afgelopen 10 jaar.

Het is dus hoog tijd voor een nieuwe aanpak die HR-teams alle mogelijke ruimte biedt om op nieuwe wetgeving te anticiperen, of in ieder geval zo snel mogelijk te reageren en nieuwe maatregelen tijdig te implementeren.

Een checklist voor flexibel compliancebeheer

Wanneer het op compliance aankomt dient HR rekening te houden met drie hoofdfactoren; namelijk het managen van globale complexiteiten, het voldoen aan wetswijzigingen en nieuwe wetgeving en het verwerken van boetes wanneer er niet aan compliance wordt voldaan. De laatstgenoemde factor is trouwens nog steeds een struikelblok voor HR; volgens een recentelijk uitgevoerde survey van RSM voldoet 30% van de Europese bedrijven namelijk nog altijd niet aan de GDPR-wetgeving. Elk van de bovenstaande factoren is een grote zorg voor personeelszaken, want iedere fout op het gebied van compliance resulteert in hoge boetes en straffen. Gezien de extra kosten die uit complianceovertredingen voortkomen kan HR het zich dus niet permitteren om fouten te maken, en het is dan ook logisch dat bedrijven de laatste tijd zoveel aandacht aan compliancemanagement schenken.

Personeelszaken moet dus nauwkeurig te werk gaan en de juiste tools gebruiken om interne administratieve processen zo flexibel mogelijk te beheren, aan de constant veranderende wetgeving te blijven voldoen en dus hoge complianceboetes te voorkomen.

• Compliancetraining

Werknemers voelen zich meer op hun gemak wanneer ze zien dat hun nieuwe werkgever goed op de hoogte is van de meest recente privacybeschermingsmethodes. De eerste stap richting een solide compliancemanagement is dan ook het aanbieden van HR-compliancetraining en het inlichten van werknemers indien er veranderingen in de wetgeving worden doorgevoerd en contracten gewijzigd moeten worden.

• Regelmatig complianceaudits uitvoeren

Wanneer firma’s geregeld audits uitvoeren om de meest belangrijke HR-documenten en processen te controleren wordt het een stuk makkelijker om te analyseren in welke mate je bedrijf aan compliance voldoet. Het is dan ook handig om een checklist te creëren met daarin alle specifieke onderwerpen die een impact binnen je HR-afdeling kunnen hebben. Dit kan een document, een beleid of een procedure zijn.

Zo kun je bijvoorbeeld een personeelshandboek, bedrijfsrichtlijnen, trainingsmodules, opzichzelfstaande beleidsvormen en procedures omtrent verlof, ziekteverlof, klachtenafhandeling, interne onderzoeken, contractbeëindiging, etc. auditen.

Het is hierbij belangrijk dat je controleert of alle beleidsvormen, informatie en formulieren die je met personeel deelt consistent, gestandaardiseerd en toegankelijk zijn, en ook echt door je werknemers wordt gelezen.

Met de juiste tools kun je audits binnen een paar seconden uitvoeren en hoef je dus geen dagen meer aan dergelijke controles te spenderen.

• Complianceproblemen voorblijven

Compliance dient op proactieve wijze en door middel van één enkel, flexibel platform te worden gemanaged. Alleen zo kunnen HR-professionals vroegtijdig te weten komen welke documenten er ontbreken of binnenkort verlopen, en voorkom je dat compliancefouten te laat worden ontdekt.

Vooruitdenkende HR-teams maken dan ook gebruik van elektronische documentopslag binnen een systeem dat het makkelijk maakt om documenten op te zoeken, te taggen en te archiveren, en snelle en gebruiksvriendelijke rapportagefunctionaliteiten biedt. Dankzij een dergelijk systeem kan personeelszaken compliance op proactieve wijze beheren door ontbrekende dossiers op te sporen en hercertificeringen op te vragen. Hierdoor zijn je HR-vertegenwoordigers te allen tijde op audits voorbereid en voorkomen ze eventuele rechtszaken. Daarnaast wordt het met de makkelijk te gebruiken rapportagemogelijkheden een stuk eenvoudiger om aan interne en externe belanghebbenden te bewijzen dat er aan compliance wordt voldaan.

Wees proactief op het gebied van compliancemanagement

Een van de belangrijkste karakteristieken van wetten en reguleringen is dat deze aan constante verandering onderhevig zijn, wat betekent dat HR snel moet kunnen reageren op wijzigingen in de wetgeving. We zien dat bedrijven zich sneller aan veranderingen aanpassen dan de overheid dat doet. Denk bijvoorbeeld aan organisaties die al voor de eerste lockdown in maart 2020 op thuiswerken overschakelden en zakenreizen annuleerden – weken voor de inwerkingtreding van de noodwetten die speciaal voor de bestrijding van COVID-19 werden opgesteld.

Kortom, firma’s die een proactief compliancebeleid hanteren krijgen de mogelijkheid om voorafgaand aan de doorvoering van wetten te handelen, en dus sancties te vermijden. Door de trends binnen hun vakgebied, maar ook de publieke opinie goed in de gaten te houden, blijven ze complianceproblemen een stap voor. Ze begrijpen goed dat vertragingen en terughoudendheid tegenover veranderingen binnen het vakgebied op de lange termijn veel ernstigere consequenties hebben dan op de korte termijn.

Hoe creëert HR een flexibel compliancebeheer?

Flexibel compliancemanagement houdt in dat HR verder kijkt dan alleen de meest basale compliancefactoren, om zo vorm te geven aan nieuwe trends en tegelijkertijd de klantervaring en de employee experience te verbeteren. Bedrijven die een dergelijk compliancebeleid hanteren voldoen niet alleen aan de wetgeving, ze begrijpen ook dat er in hun sector meer dan alleen het broodnodige van ze wordt gevraagd, en dat er – op de lange termijn – aanvullende veranderingen worden verwacht.

Een digitale transformatie en de automatisering van HR-processen geven bedrijven drie belangrijke voordelen ten opzichte van hun concurrenten. Zo wordt het mogelijk om snel aanpassingen te doen en de dagelijkse handelingen van HR op een veilige en verantwoorde manier te laten verlopen, waardoor HR-vertegenwoordigers meer tijd overhouden om zich op waardetoevoegende taken te richten en bijvoorbeeld data te genereren die door middel van HR-analytics kan worden geanalyseerd.

Het wordt hoog tijd dat organisaties alle beschikbare technologische ontwikkelingen inzetten om hun flexibiliteit te vergroten, beter op veranderingen te anticiperen en compliant te blijven. Nieuwe technologieën zijn de sleutel tot een flexibele HR en helpen teams om relevantere processen te implementeren, deze aan beleidsveranderingen en wetswijzigingen aan te passen en werknemers een serviceverlening van hoge kwaliteit te bieden. Flexibele HR is dan ook een van de belangrijkste opkomende trends binnen het bedrijfsleven en helpt organisaties om met hun tijd mee te gaan.