Het onboardingsproces omvat alles wat nodig is om nieuwkomers in een bedrijf goed in te werken. Het is bedoeld om ze op de juiste manier te verwelkomen, zodat ze zich goed voelen, autonoom zijn en zo snel mogelijk productief worden. Een slechte onboarding kan leiden tot het voortijdige vertrek van een werknemer, ook al hadden ze belangstelling voor de functie. Daarom is het belangrijk het onboardingsproces uit te voeren zonder de essentiële details te vergeten. Hieronder vind je onze waardevolle tips voor een succesvolle onboarding van je nieuwe medewerkers.
Een succesvolle onboarding begint al vóór de eerste werkdag
Tussen de werving van je nieuwe werknemer en het moment waarop ze in het bedrijf komen, kunnen enkele weken of zelfs maanden liggen. Veel bedrijven communiceren tijdens deze periode helemaal niet, terwijl het onboardingsproces juist dan begint! Benut die tijd daarom om te vragen of de nieuwe medewerker nog nieuws heeft en om ze te informeren over de bedrijfsregels, het programma van zijn eerste dagen, de samenstelling van hun team, enz. Door regelmatig contact op te nemen, zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker al voelt dat ze deel uitmaken van het personeelsbestand.
Zorg alvast voor de apparatuur en de opname in de administratie
Vóór hun eerste dag kan je de nieuwe medewerker alvast opnemen in de administratie. Je kunt bijvoorbeeld al een e-mailadres voor hen aanmaken en de gegevens om in te loggen op jouw programma's, een account maken in je HR-tool voor werktijdbeheer, een toegangsbadge voor hen aanvragen, enz. Daarnaast is het belangrijk al te denken aan wat ze nodig hebben: een pc, werk- en opslagruimte. Alles is dan gereed voor hun komst, waardoor ze zich welkom zullen voelen. Als een werknemer op hun eerste dag merkt dat ze geen werkplek zijn toegewezen en dat er niets voor hen klaarstaat, kunnen ze zich erg ongemakkelijk voelen en wek je de indruk dat alles slecht georganiseerd is in je bedrijf. Vergeet niet dat de eerste indruk uiterst belangrijk is voor de rest van de samenwerking.
Breng de teams op de hoogte van de komst van de nieuwe medewerker
Vergeet ten slotte niet jouw teams op de hoogte te brengen van de komst van de nieuwe medewerker, bijvoorbeeld met een foto en wat informatie over de persoon. Je kunt ze uitleggen welke functie ze binnen de organisatie krijgen en wat zijn taken zijn. Door ze vóór hun eerste dag al voor te stellen, kan je al zorgen voor cohesie in het team. Jouw doel is dat de nieuwkomer wordt gezien als een extra teamlid en niet als een toekomstige concurrent.
Trek voor het inwerken langere tijd uit
De tweede belangrijke fase van het onboardingsproces van jouw medewerkers begint op hun eerste dag in het bedrijf. Maar pas op: om een medewerker goed in te werken, moet je langere tijd uittrekken. Sommige mensen hebben weken of maanden nodig om hun draai te vinden.
Maak nieuwkomers bekend met de bedrijfscultuur
Bij onboarding gaat het niet alleen om materiële zaken: het gaat er vooral om dat nieuwkomers hun nieuwe werkomgeving volledig begrijpen en zich er op hun gemak voelen. Daarvoor is het essentieel dat je hen bekendmaakt met de bedrijfscultuur. In de meeste teams werken mensen van verschillende generaties, culturen en opleidingsniveaus samen aan een gemeenschappelijk doel. De bedrijfscultuur verenigt hen, waardoor ze goed met elkaar overweg kunnen. Door nieuwkomers direct bekend te maken met de voorschriften, gewoonten en waarden van het bedrijf kunnen ze zich sneller aanpassen aan hun nieuwe werkomgeving.
Stel regelmatig de stand van zaken vast
Neem de eerste weken de tijd om regelmatig met de nieuwe medewerker te praten. Vraag hen hoe zij zich voelen, of het werk aan hun verwachtingen voldoet, of ze goed met de teamleden kunnen opschieten, enz. Veel mensen durven niet uit zichzelf te praten over een probleem tijdens de inwerkperiode in een bedrijf, maar zullen dat wel doen als je de tijd neemt om het ze te vragen. Nodig ze ook uit om je te vragen of er iets is dat ze niet begrijpen in hun nieuwe functie of in het bedrijf in het algemeen. Wanneer je iemand werft, moet je koste wat kost voorkomen dat ze het gevoel krijgen er niet bij te horen en het bedrijf vroegtijdig verlaat. Door regelmatig met jouw nieuwe medewerkers de stand van zaken vast te stellen, kan jij je snel aanpassen als er dingen zijn waar ze zich aan storen. Negeer deze stap niet, hij is echt belangrijk om geen essentieel onderdeel over het hoofd te zien.
Stel voor elke nieuwkomer een mentor aan
Je kunt ook voor elke nieuwkomer een mentor aanstellen, en dat hoeft niet per se een manager of HR-medewerker te zijn. De nieuwkomer kan zich dan op een informele manier gemakkelijker inwerken. De mentor kan bijvoorbeeld vragen beantwoorden die niet per se van administratieve aard zijn. Dit werkt echter alleen als de contactpersoon het vrijwillig doet en het hem niet wordt opgedragen als hij het niet wil doen. Stel daarom van tevoren een lijst op van personen die bereid zijn als mentor op te treden bij de onboarding van nieuwe medewerkers.
Het verrassingsrapport: essentieel voor zelfonderzoek
Vraag ten slotte voor elk onboardingstraject een verrassingsrapport. Je kunt dan belangrijke informatie verzamelen over hoe jouw werknemers het onboardingsproces hebben ervaren. Je kunt ze vragen of ze suggesties hebben, of er dingen waren die zij niet fijn vonden, of dat ze liever anders ontvangen hadden willen worden. Aan de hand van een objectieve analyse van deze rapporten kan het bedrijf zaken tegen het licht houden en vooral zijn proces te verbeteren om de mensen die er komen werken steeds beter in te werken. Je kunt deze feedback verzamelen in een gesprek met de medewerker, maar ook via een online vragenlijst.
Je hebt nu alle informatie voor een succesvolle onboarding. De beschreven stappen kunnen lang lijken en misschien zelfs tijdrovend, maar ze zijn essentieel! Een slechte onboarding kan namelijk leiden tot een rampzalige inwerkperiode, een zeer zwakke betrokkenheid bij het bedrijf en een gebrek aan motivatie. Een succesvolle onboarding daarentegen heeft zeer positieve gevolgen: een goede teamcohesie en snel productieve en goed gemotiveerde medewerkers. Het welzijn van jouw medewerkers in het bedrijf begint op hun eerste dag. Zorg daarom voor een goede onboarding van al je medewerkers!