7 stappen voor een goede implementatie van personeelsbeheer

Het belang van het bevorderen van acceptatie

Bij het implementeren van een nieuwe oplossing voor personeelsbeheer, ofwel Workforce Management, of het toevoegen van nieuwe producten, is de acceptatie van het systeem en de processen de sleutel tot succes en tot het bereiken van een optimaal rendement op de investering. In elk bedrijf en elke organisatie kan een gebrek aan acceptatie door gebruikers een aankoop tot een verspilling van tijd en geld maken; iets dat hoe dan ook moet worden vermeden. Zorgvuldig rekening houden met de veranderingen waartoe de nieuwe oplossing zal leiden in het dagelijks leven van gebruikers en hen helpen om die veranderingen effectief door te voeren, vormt de sleutel tot het stimuleren van hoge niveaus van betrokkenheid en acceptatie in alle afdelingen en rollen. Vergeet niet dat sommige collega’s veranderingen sneller omarmen dan anderen!

Verandering definiëren

Bij het implementeren van veranderingen moet je het volgende definiëren:

• Waarom is de verandering nodig?
• Wat is de verandering?
• Wanneer zou je willen dat de verandering wordt doorgevoerd?

De laatste vraag die we moeten beantwoorden is: "Hoe maken we deze verandering tot een succes?" Focussen op hoe je met succes ‘acceptatie’ bereikt door middel van een zorgvuldig veranderingsproces staat bij deze vraag centraal.

Zeven stappen voor een succesvolle systeemacceptatie

1. Begrijp de huidige status quo

Wat denken en vinden je collega’s van de huidige situatie, d.w.z. van de huidige systemen en processen? Met welke problemen worden zij momenteel geconfronteerd? Wat vinden ze goed aan de huidige processen? Wat zou hun leven gemakkelijker kunnen maken?

Desgevraagd delen mensen over het algemeen veel problemen met betrekking tot de huidige systemen en processen. Wanneer je echter een nieuw systeem introduceert, zullen sommigen dit misschien nog sterker afkeuren. Vaak is dit niet gerelateerd aan de nieuwe oplossing zelf, maar heeft het meer te maken met de manier waarop ze worden gevraagd de veranderingscurve te doorlopen.

2. Effectieve en constante communicatie

Het is essentieel dat verandering consequent en vaak wordt gecommuniceerd. Dit leidt tot het volgende:

• Opbouwen van bewustzijn en begrip van de noodzaak van verandering, de drijfveren voor verandering en de belangrijkste factoren die zijn overwogen.
• Een gedeeld begrip van de stappen die nodig zijn om tot een succesvolle acceptatie, en implementatie, van de veranderingsoplossing te komen.
• Verbetering van de betrokkenheid van werknemers om veranderingen te ondersteunen en actief betrokken te zijn.

Er moeten verschillende communicatiemethoden worden overwogen om rekening te houden met de verschillende manieren waarop mensen informatie opnemen en verwerken. Het accepteren en aannemen van nieuwe en creatieve manieren van communiceren is een goede manier om de aandacht te trekken!

3. Wat gaat er veranderen, wanneer en wat moet ik doen?

Het geven van duidelijkheid over de verandering en de verwachtingen voor individuen, zal werknemers helpen de veranderingscurve eenvoudiger en sneller te doorlopen. Transparantie stimuleert betrokkenheid en leidt tot een positieve acceptatie. Onthoud dat niemand van verrassingen houdt!

4. Wat heb ik eraan?

De vraag die iedereen zich stelt is: "Wat heb ik eraan?"

Duidelijkheid over de voordelen die de nieuwe oplossing voor werknemers persoonlijk zal opleveren, biedt het antwoord op deze vraag. Bijvoorbeeld: beschrijven hoe de oplossing het werk op de lange termijn gemakkelijker zal maken; op welke manier het hen meer flexibiliteit biedt; hoe het hen meer tijd geeft om zich op hun klanten te concentreren; hoe het hen in staat stelt te handelen zonder eerst met hun manager te overleggen; etc.

Het is ook belangrijk om je voor te bereiden op mogelijke negatieve vragen die kunnen worden gesteld. Bijvoorbeeld: zullen mensen hun baan verliezen als gevolg van deze verandering; gaan mijn werktijden veranderen; welke invloed heeft dit op het evenwicht tussen mijn werk en privéleven; etc.?

Het duidelijk, eerlijk en consequent beantwoorden van deze vragen tijdens de implementatie en tijdens het inbeddingsproces zorgt voor een snellere acceptatie.

5. Weerstand tegen verandering overwinnen

Weerstand of verzet van sommige mensen is onvermijdelijk. Een plan om met weerstand tegen verandering om te gaan, begint met het begrijpen van de meest voorkomende soorten weerstand:

• Verbale communicatie van ontevredenheid
• Zichtbare afwijzing van verandering
• Sabotage van verandering

Als je je hiervan bewust bent en vroegtijdig strategieën implementeert om met weerstand om te gaan, dan kun je het tempo van de acceptatie vasthouden.

6. Koesteren van je medestanders

Bepaalde gebruikers of groepen houden zich bezig met het veranderingsproces en nemen nieuwe oplossingen sneller en vollediger aan dan anderen. Het benadrukken en koesteren van je ‘veranderingsmedestanders’ helpt om de bredere acceptatie door andere gebruikers en groepen te stimuleren. Dit zijn collega’s die voortdurend de voordelen van de nieuwe oplossing tonen en communiceren naar hun collega’s, vragen beantwoorden en ondersteuning bieden. Houd er rekening mee dat ze dit naast hun normale werk doen. Daarom verdienen ze erkenning en de nodige lof. De mensen die de verandering ondersteunen spelen ook een belangrijke rol bij het geven van feedback en het meten van de mate waarin de verandering wordt geïmplementeerd.

7. Voortgang meten

Door regelmatig te meten in hoeverre veranderingen worden aangenomen, krijg je een duidelijker beeld en inzicht in de mate van betrokkenheid en inzet op een bepaald moment. Zo kun je op het juiste moment de juiste interventie uitvoeren om het tempo en de acceptatie te behouden. Vier belangrijke punten die het meten waard zijn:

1. Hoe gaan je werknemers om met de verandering?
2. Zijn mensen over het algemeen voorstander van de verandering en voelen ze zich er positief over?
3. Zijn mensen klaar voor de verandering, voelen ze zich voorbereid?
4. Worden de vereiste activiteiten afgerond?

Door tijdens het implementatieproces de focus te houden op de zakelijke problemen die je project oplost, kun je de weg naar een succesvolle acceptatie van oplossingen en een goede return on investment blijven volgen. Op de bronpagina's van ukg.nl vind je verschillende nuttige documenten die je kunnen helpen bij dit traject.