Vakantietijd: zo manage je afwezigheid in de zomer!

Het weer is perfect en de kinderen hebben zomervakantie – het is de beste tijd voor je werknemers om vrije dagen op te nemen. Hoewel veel bedrijven op vrijdag in de zomer flexibel werken, kunnen werknemers het niet laten om hun korte uitstapje naar het strand te verlengen in een vierdaags weekend. Soms nemen ze zelfs een hele week vrij om tijd door te brengen met hun gezin of even helemaal tot rust te komen. Dat is allemaal leuk en aardig, maar aan de andere kant hebben werkgevers moeite om het verlies aan productiviteit te compenseren.

Begrijp ons niet verkeerd; de balans tussen werk en privéleven is cruciaal om werknemers gelukkig en betrokken te houden. Je moet je personeel er nooit van weerhouden om in de zomer vrij te nemen om te ontspannen en wat vitamine D op te doen. Er is echter een goede manier om de toestroom van vrijetijdsverzoeken, die onvermijdelijk lijkt zodra de temperatuur boven de 25 graden uitkomt, in toom te houden. Hier zijn enkele van onze beste tips om je teams draaiende te houden tijdens de zomerperiode.

Informeer zo snel mogelijk naar vrijetijdsverzoeken

Een groot organisatievermogen is belangrijk om een effectieve teamleider en manager te zijn. Dit geldt met name voor managers die te maken hebben met de niet aflatende stroom van vrijetijdsverzoeken in de zomer. Om op de hoogte te blijven van de afwezigheidspercentages van hun teams, moeten managers hun personeel vragen om zo snel mogelijk vrijetijdsverzoeken in te dienen.

Misschien weet Linda van de boekhoudafdeling nu al dat ze de eerste week van augustus weg zal zijn. Als ze haar vrijetijdsverzoek een maand van tevoren indient, geeft dit haar manager voldoende tijd om erachter te komen hoe hij of zij haar taken tijdens haar afwezigheid kan delegeren.

Als een werknemer die een niche-rol in je bedrijf speelt vrij neemt in de zomerperiode, kan zijn of haar manager moeite hebben om iemand te vinden met de juiste vaardigheden om de taken op zich te nemen. In dit geval kan het op twee manieren helpen als je ruim van tevoren op de hoogte bent van hun vakantievoornemen:

• Het personeel moet alle noodzakelijke taken uitvoeren voordat ze op vakantie gaan.
• Het organiseren van een trainingssessie voor de werknemer om een ander personeelslid te informeren over een cruciaal onderdeel van de taken waarmee de vervanger tijdens zijn of haar afwezigheid geconfronteerd zou kunnen worden.

Schud de zaak op met bijgewerkte informatie

Voorbij zijn de dagen van het handmatig aanvragen van vrije dagen. Tegenwoordig staan de meeste bedrijven hun werknemers toe om vrije dagen en ziektedagen aan te vragen via een online Human Capital Management-systeem.

Bedrijven die niet over deze technologie beschikken, vertrouwen op managers en HR-teams om de vakantiedagen van het personeel bij te houden. Zo werkt het: een werknemer stuurt zijn of haar verzoek om vakantiedagen op te nemen naar zijn of haar manager en HR-manager, deze managers noteren de informatie in hun agenda en HR registreert de opgenomen dagen in het systeem. Klinkt eenvoudig, toch? Maar wat gebeurt er als een manager per ongeluk een per e-mail ingediend verzoek voor het opnemen van vakantiedagen door een personeelslid over het hoofd ziet?

Bedrijven die nog steeds volgens dat model werken, moeten hun HR-managementstrategie vernieuwen om te voorkomen dat belangrijke informatie door de mazen van het net valt. Een hoogwaardig HCM-platform stelt werknemers in staat om hun vakantie-aanvragen in te dienen en deze binnen enkele minuten door hun managers te laten goedkeuren. Bovendien kunnen werknemers op elk moment hun verzoek aanpassen, of ze nu besloten hebben hun reis met een extra dag te verlengen of juist in te korten. In het ergste geval zijn gaten in de planning via het HCM-platform per dag zichtbaar, zodat managers eenvoudig kunnen reageren. Met realtime toegang tot deze bijgewerkte informatie kunnen HR en managers op de hoogte blijven van de opgenomen vrije dagen van het personeel en direct planningsaanpassingen maken.

Onbeperkt vrijedagenbeleid? Geen probleem!

Hoewel onbeperkt vrijedagenbeleid niet al te vaak voorkomt, heeft een handvol bedrijven die dit beleid hebben geïmplementeerd enkele positieve resultaten geboekt. Het is heel aantrekkelijk voor potentiële werknemers die enthousiast zijn over het idee dat ze op elk gewenst moment en op elke gewenste locatie op vakantie kunnen gaan. Bovendien hoef je als bedrijf de werknemers die hun ontslag indienen niet te betalen voor niet-gebruikte vakantiedagen.

Hoewel deze werkgevers hun personeel de kans geven om niet kieskeurig te zijn als ze een dagje voor hun mentale gezondheid willen opnemen, moeten ze een systeem implementeren om ervoor te zorgen dat onbeperkte vrije tijd niet leidt tot beperkte productiviteit. Bedrijven met een onbeperkt vrijedagenbeleid moeten de vrije tijd van het personeel bijhouden voor planningsdoeleinden. Net als elke andere organisatie kan een organisatie met een onbeperkt vrijedagenbeleid achterop raken of kansen missen wanneer ze niet vooruit plannen met het oog op afwezigheid in de zomer. Een e-mail en agenda-uitnodiging zijn niet genoeg. Bedrijven die werknemers de mogelijkheid bieden onbeperkt vrije dagen op te nemen, moeten HCM-platforms gebruiken om bij te houden wie wel en niet op kantoor is op een bepaald moment, hoewel de voorwaarden flexibeler zijn. 

In de zomermaanden, wanneer je werknemers meer geïnteresseerd zijn in een hangmat dan hun bureaustoel, is het van groot belang dat je adequaat reageert op verzoeken van je werknemers om vrije tijd. Met een systeem voor Human Capital Management kunnen je managers en HR-team realtime reageren op vrije dagen in de zomer, zodat de bedrijfsvoering gewoon doorgang kan vinden en je personeel de broodnodige rust en ontspanning kan krijgen.