Unilever is een van 's werelds grootste producenten van consumentengoederen. Haar voornaamste activiteiten omvatten de productie van voedingsmiddelen, cosmetica, persoonlijke verzorging en huishoudelijke en textielverzorgingsproducten. Unilever heeft wereldwijd ongeveer 150.000 werknemers, waarvan 2.200 in Frankrijk.
De Uitdaging
Normaal gesproken bevindt de helft van het personeelsbestand van Unilever Frankrijk — dat uit 2200 werknemers bestaat — zich op het hoofdkantoor, terwijl de andere helft van het personeel over zes fabrieken is verspreid. De werknemers op het hoofdkwartier van het bedrijf hebben vanzelfsprekend niet dezelfde behoeften als de fabriekswerkers, wat een hele uitdaging voor het HR-team van Unilever is. Personeelszaken wil natuurlijk dezelfde uitstekende HR-serviceverlening aan alle medewerkers verschaffen en tegelijkertijd een individuele ondersteuning aan ze bieden. Daarom heeft het team ervoor gekozen om UKG HR Service Delivery te gebruiken om al hun HR-processen en bestanden binnen één enkel digitaal platform te centraliseren.
“We wilden onze HR-processen vooral digitaliseren om ervoor te zorgen dat alle medewerkers dezelfde tools kunnen benutten,” zegt Frédéric Faure, vicepresident van HR voor Unilever Frankrijk. “Daarnaast wilden we natuurlijk ook de kwaliteit van onze HR-dienstverlening significant verbeteren en meer tijd voor onze teams vrijmaken, zodat ze onze medewerkers beter kunnen ondersteunen tijdens hun ontwikkeling binnen ons bedrijf.”
Wij geven je een inkijk in hoe het HR-team van Unilever Frankrijk zich op de dagelijkse ondersteuning van zijn medewerkers bleef richten en — met dit als uitgangspunt — een succesvolle digitale transformatie realiseerde.
Oplossing
Democratiseer de toegang tot HR-dienstverlening – waar en wanneer dan ook
Voordat Unilever Frankrijk de nieuwe oplossing van UKG implementeerde, konden de werknemers via de HR-dashboards van de organisatie toegang tot bepaalde informatie krijgen. Dit bleek echter niet toereikend en vaak moesten ze alsnog met HR bellen of hen e-mails sturen om antwoord op hun vragen te krijgen. Dit was helaas geen goede optie voor de fabrieksmedewerkers, aangezien ze beperkte toegang tot computers hadden en vaak ’s nachts of in het weekend werkten, waardoor ze niet binnen kantooruren konden bellen en dus hun vragen niet konden stellen. Het HR-team wist dan ook dat ze bij een overstap naar een digitaal platform een oplossing nodig hadden die volledig via smartphones toegankelijk zou zijn en ook op ieder moment van de dag (of nacht) zou kunnen worden geraadpleegd — zodat het fabriekspersoneel ook echt gebruik van het platform zou gaan maken.
“Het inzetten van digitale tools binnen de fabrieksomgeving was voor ons een grote gok,” aldus Nathalie Guerrier, verantwoordelijke voor HR-operaties en projectmanagement bij Unilever. “We waren dan ook aangenaam verrast toen we gedurende de eerste maand zagen hoe goed de oplossing door het personeel werd opgepakt; 70% van de fabrieksmedewerkers en 95% van het personeel op het hoofdkantoor maakte al gebruik van de technologie van UKG om persoonlijke documenten — zoals hun arbeidscontract of loonstrookjes — te vinden.”
“We wilden onze HR-processen vooral digitaliseren om ervoor te zorgen dat alle medewerkers dezelfde tools kunnen benutten, daarnaast wilden we natuurlijk ook de kwaliteit van onze HR-dienstverlening significant verbeteren en meer tijd voor onze teams vrijmaken, zodat ze onze medewerkers beter kunnen ondersteunen tijdens hun ontwikkeling binnen ons bedrijf.” - Frédéric Faure VP of HR, France
Democratiseer de toegang tot HR-dienstverlening — waar en wanneer dan ook
Het team was zich er ook van bewust dat de manier waarop werknemers het platform zouden inzetten zeer waarschijnlijk per locatie zou verschillen. Gelukkig kon de oplossing volledig worden aangepast aan de unieke situatie en behoeften van iedere medewerker.
“We hebben vanaf het begin af aan rekening gehouden met de diversiteit van ons personeelsbestand,” aldus Faure. “De tool werd dan ook aan de hand van de specifieke situatie van iedere werknemer gepersonaliseerd. Denk bijvoorbeeld aan het type arbeidscontract, de werklocatie van het personeelslid en ga zo maar door.”
Een betere employee experience voor werknemers én het HR-team
Hoewel het platform een soepele en eenvoudig te gebruiken selfservice biedt kan het zijn dat een werknemer in sommige situaties alsnog contact met HR moet opnemen. Voorheen was het voor medewerkers dan ook ingewikkeld om bijvoorbeeld een verlofaanvraag te doen. Tegenwoordig kunnen werknemers op eenvoudige wijze via de case management tool (People Assist) een verzoek indienen en een HR-proces in gang zetten.
“Ik had laatst griep,” zegt Frédéric Parizot, logistiek medewerker bij het bedrijf. “Vroeger moest ik naar het postkantoor gaan wanneer ik me ziek wilde melden, maar nu hoef ik alleen een foto van mijn doktersbriefje te maken en deze via het platform te versturen, wat binnen een mum van tijd gedaan is.”
Het is tegelijkertijd een stuk makkelijker voor het HR-team om snel ondersteuning te bieden. Aangezien de meeste werknemers het antwoord op hun vragen in de knowledge base kunnen terugvinden, ontvangt het team een stuk minder verzoeken dan voorheen. Hierdoor houdt HR meer tijd over en kunnen ze een persoonlijke reactie binnen 48 uur garanderen.
Wanneer een vraag niet binnen het online kennisportaal wordt behandeld kan het team altijd een artikel aan de knowledge base toevoegen, om er zeker van te zijn dat de volgende medewerker die deze vraag stelt snel een passend antwoord krijgt.
Het intuïtieve UKG-platform biedt HR ook nog eens de mogelijkheid om zelf processen toe te voegen en aan te passen. Toen Unilever Frankrijk recentelijk een nieuw spaarplan voor werknemers binnen het bedrijf introduceerde konden HR-managers dit in slechts een paar minuten aan het onboardingsproces voor nieuwe werknemers toevoegen. Daarnaast hoeven HR-professionals dankzij de digitalisering van alle HR-documenten en de optie om documenten automatisch te archiveren niet langer papieren documenten naar meerdere locaties te versturen of hele dagen aan het voorbereiden van audits te spenderen. Ieder benodigd document kan namelijk binnen een oogwenk worden gevonden.
“Het was onze doelstelling om in eerste instantie veel tijd te besparen, maar ook om de archivering van onze documenten betrouwbaar en veilig te maken,” legt Faure uit. “Dit was met het oog op de nieuwe Europese wetgeving omtrent de bescherming van persoonlijke gegevens vooral erg belangrijk.”
“We werken tegenwoordig zelfstandiger en vooral ook sneller dan ooit,” aldus Marco Medrano — talentmanager bij het bedrijf. “De UKG-oplossing is met alle HR-tools binnen onze groep geïntegreerd en we hebben hierdoor dus één enkel toegangspunt waarvanuit we alle processen op effectieve wijze kunnen managen.”
“We wilden onze HR-processen vooral digitaliseren om ervoor te zorgen dat alle medewerkers dezelfde tools kunnen benutten. Daarnaast wilden we natuurlijk ook de kwaliteit van onze HR-dienstverlening significant verbeteren en meer tijd voor onze teams vrijmaken, zodat ze onze medewerkers beter kunnen ondersteunen tijdens hun ontwikkeling binnen ons bedrijf.”
Frédéric Faure
Vicepresident van HR voor Unilever Frankrijk
Resultaten
Meer tijd voor de belangrijkste zaken
De HR-functie van Unilever Frankrijk heeft dankzij deze verbeteringen meer tijd om zich te richten op cruciale initiatieven, zoals het bijscholen van werknemers en het promoten van interne mobiliteit. Het HR-team is ook geen kostbare tijd en waardevolle mankracht meer kwijt aan standaard taken, zoals het archiveren van bestanden. Hierdoor heeft personeelszaken twee nieuwe functies — namelijk people experience lead en dataspecialist — binnen de HR-afdeling kunnen creëren en kan het personeel dus op een betere ondersteuning rekenen.
“Het HR-team wordt niet langer ingezet om taken uit te voeren die weinig waarde toevoegen,” aldus Faure. “Ze zijn dan ook minder betrokken bij de administratie, richten zich meer op strategische taken en werken vaker aan het ontwikkelen van trainingen en het voorbereiden van opvolgingsplannen. Onze HR-professionals hebben boven alles veel meer tijd gekregen om het contact met werknemers goed te onderhouden en een mensgerichte werkwijze te hanteren.”
De implementatie nam slechts vier maanden in beslag en binnen korte tijd gaf het team aan dat maar liefst 97% van de werknemers het nieuwe systeem volledig in gebruik had genomen.
Dit succes ontging het moederbedrijf niet. “Het HR-team in Frankrijk heeft de effectiviteit van dit project goed kunnen benutten om productiever te worden en zich te richten op het lanceren van strategische projecten, wat de prestaties van onze groep ongetwijfeld zal bevorderen,” zegt Nicolas Liabeuf, president van Unilever Frankrijk. “Dit sluit zeer goed aan bij de strategie die ons bedrijf in de toekomst wil gaan aanhouden.”
Lees ons eBook Digital Process Manager: De Sleutel tot Strategische HR om te ontdekken hoe de digitalisering van je HR-processen de productiviteit én employee experience binnen je bedrijf drastisch kan verbeteren.
