2 Sisters Food Group bespaart 5.000 uur per jaar dankzij UKG

2 Sisters Food Group is een multinationale producent van voedingsmiddelen in het Verenigd Koninkrijk. Het bedrijf levert onder andere kip, pizza, bakkerijproducten en kant-en-klaarmaaltijden aan toonaangevende retailers en foodserviceklanten. Met 14.000 medewerkers en veertien productielocaties in het Verenigd Koninkrijk is de organisatie actief in twee hoofddivisies: pluimvee en maaltijdoplossingen.

De uitdaging

2 Sisters Food Group werkte jarenlang met drie verschillende systemen voor tijdregistratie, aanwezigheidsbeheer en de aansturing van het meertalige en generatiebrede personeel binnen de organisatie. Het ontbreken van één centrale oplossing voor personeelsbeheer leidde tot tijdrovende processen bij het verwerken van tijdkaarten, het aanvragen van verlof en het afstemmen van de salarisadministratie. Daarnaast was er behoefte aan een efficiëntere manier om fulltime medewerkers in te roosteren én snel te kunnen schakelen met de flexibele schil – cruciaal om diensten in de productielocaties tijdig in te vullen.

De oplossing

Als bestaande klant – en dus al vertrouwd met UKG-technologie voor een deel van het personeelsbestand – koos 2 Sisters Food Group ervoor om volledig over te stappen op de AI-gedreven UKG Pro Workforce Management™ suite als centrale oplossing voor het personeelsbeheer. Deze beslissing werd ondersteund door de flexibiliteit van de oplossing, de langdurige samenwerking met UKG, hun expertise in de branche en positie als wereldleider op het gebied van personeelsbeheer.

“We werken 24 uur per dag, 7 dagen per week, met uiteenlopende ploegendiensten, waaronder rotaties van acht weken. We zochten een oplossing die onze complexiteit aankan én de tijdregistratie en aanwezigheid in alle vestigingen kon stroomlijnen. De UKG Pro Workforce Management-suite is bijzonder gebruiksvriendelijk en past perfect bij onze manier van werken”, zegt Victoria Askew, hoofd HR-systemen bij 2 Sisters Food Group.

Het resultaat

Sinds de implementatie van de UKG Pro Workforce Management-suite heeft 2 Sisters Food Group aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen gerealiseerd en de transparantie binnen de organisatie vergroot. Dit leverde de multinational een Customer Excellence Award van UKG op.

“Onze HR- en salarisadministratieteams plukken dagelijks de vruchten van UKG,” vertelt Askew. “De verwerkingstijd voor niet-klokregistraties is met meer dan 600 uur gedaald en we besparen jaarlijks bijna 4.300 uur op het afhandelen van uitzonderingen. Bovendien hoeven we niet langer drie afzonderlijke systemen te onderhouden, met alle zorgen van dien. Alles wat we nodig hebben, vinden we nu in UKG”, aldus Askew.

Uit het UKG 2024 Manufacturing Talent Trends Report, blijkt dat veel productiebedrijven nog altijd vertrouwen op verouderde middelen, zoals spreadsheets, om hun personeel op de werkvloer aan te sturen. Minder dan 1 op de 10 ondervraagde fabrikanten zet AI-gestuurde technologie in om de werknemerservaring te verbeteren. En meer dan de helft (53%) van de medewerkers geeft aan dat hun werkgever onvoldoende investeert in mobiele technologie. 2 Sisters Food Group bewijst dat het anders kan met de inzet van de mobielgerichte UKG Pro Workforce Management-suite. De keuze om te investeren in een moderne, digitale werknemerservaring heeft geleid tot een meer betrokken, transparante werkcultuur.

“Voorheen werden vakantieaanvragen op papier ingediend. Die raakten soms kwijt of werden te laat verwerkt”, aldus Askew. “Nu regelen medewerkers hun aanvraag via de UKG Pro mobile app, gewoon vanuit huis. Op basis van personeelsbehoefte in de fabriek en op elk gewenst moment geeft UKG ons direct een advies over goedkeuring. Dit nieuwe proces heeft dus niet alleen de tijd die nodig is om verzoeken goed te keuren verkort, maar zorgt er ook voor dat we gedurende het hele proces eerlijk en transparant zijn naar onze medewerkers.”

De drastische vermindering van handmatig werk heeft nog een ander opmerkelijk – en welkom – resultaat opgeleverd.

“Dankzij de automatisering kunnen onze HR-teams zich richten op activiteiten die echt waarde toevoegen”, vervolgt Askew. “In plaats van papieren formulieren door te spitten, investeren ze hun tijd nu in leren en ontwikkelen en dit komt weer direct ten goede aan onze medewerkers op alle locaties.”

Met een personeelsbestand dat 36 nationaliteiten telt en verspreid is over het hele Verenigd Koninkrijk, was duidelijke communicatie altijd een uitdaging voor 2 Sister Food Group. Dat is dankzij de UKG Pro Workforce Management-suite aanzienlijk verbeterd.

"We hebben een generatiebreed, meertalig personeelsbestand en we moeten ervoor zorgen dat we de juiste informatie, in de juiste taal, bij de juiste mensen krijgen. Dat was een uitdaging, maar we zijn er tot nu toe in geslaagd om onze communicatie in 16 verschillende talen te vertalen, en dat wordt breed gewaardeerd.”

Daarnaast verloopt het beheer van en de communicatie met tijdelijk verloop nu bij 2 Sister Food Group dankzij UKG efficiënter en effectiever. En ook deze verbetering wordt zowel intern als extern positief ontvangen.

"Ons flexibele personeelsbestand werd vroeger handmatig beheerd. Dat betekende dat we elke werknemer afzonderlijk moesten sms’en om te vragen of ze een dienst konden invullen – op één locatie ging het soms om meer dan 250 berichten per week. Nu we deze groep in UKG beheren, kunnen we per afdeling in een fabriek zien wie we waar nodig hebben en wat er moet gebeuren. Met de broadcastberichten in UKG brengen we hen direct op de hoogte van beschikbare en geboekte diensten. Dit is voor ons een echte gamechanger geweest”, aldus Askew.

Met het oog op de toekomst wil 2 Sisters Food Group geavanceerde forecastmogelijkheden integreren in de UKG-suite, om de personeelsplanning verder te optimaliseren, ploegen efficiënter in te vullen, en rollen en vaardigheden binnen de productielocaties beter op elkaar af te stemmen.