HICA beheert personeelsplanning efficiënter en vermindert het gebruik van externe krachten met UKG Ready

HICA Group levert zorg- en ondersteuning aan ouderen en mensen met een verstandelijke beperking in Noord-Engeland. De non-profitorganisatie, gevestigd in Hessle (VK), heeft ruim 1.700 medewerkers die zorg verlenen in 18 woonzorglocaties en via thuiszorgdiensten.

De uitdaging

Het nauwkeurig verwerken van uren en salarisbetalingen voor zowel medewerkers in woonzorglocaties als voor zorgverleners die aan huis werken, was voor HICA een terugkerende uitdaging. HICA betaalde medewerkers op basis van hun contracturen in plaats van op basis van daadwerkelijk gewerkte tijd. Medewerkers werkten zelden precies het aantal contracturen, waardoor aanpassingen wegens ziekte of overuren pas een maand later konden worden verwerkt in de loonadministratie. Omdat de papieren urenstaten vanuit dertig kostenplaatsen handmatig naar het hoofdkantoor werden gestuurd - vaak met lastig leesbare handschriften - was de kans op fouten groot. Loonvragen kwamen regelmatig voor, net als correcties ná de betaaldag om medewerkers alsnog te betalen voor de daadwerkelijk gewerkte uren.

Het handmatige systeem bood geen toegang tot actuele personeelsinformatie. Lokaal management werkte met papieren roosters, waardoor op afstand meekijken of kosten beheersen vrijwel onmogelijk was. Het beheren van HR-processen verliep traag, doordat informatie verspreid was over talloze spreadsheets, die handmatig werden bijgehouden en realtime rapportage in de weg stonden . Bovendien was er veel tijd en capaciteit nodig om trends op lokaal niveau te ontdekken, omdat spreadsheets en papieren dossiers doorgeploegd moesten worden. De beschikbare informatie was vaak onbetrouwbaar — regelmatig bleek dat medewerkers niet het aantal contracturen hadden gewerkt waarvoor ze waren betaald. 

Tijdens periodes met hoog ziekteverzuim of veel verlof kostte het plannen van overuren veel tijd, omdat de beschikbaarheid van medewerkers niet inzichtelijk was. Het inschakelen van uitzendkrachten werd daardoor al snel de ‘quick fix’, als alternatief voor managers die anders persoonlijk langs moesten gaan of medewerkers moesten bellen om diensten in te vullen.

De oplossing

Om deze uitdagingen aan te pakken, implementeerde HICA de UKG Ready®-oplossing, met modules voor planning, tijdregistratie, HR en werving.

Medewerkers op locatie klokken nu eenvoudig in en uit via een tablet of via de mobiele app van UKG Ready. Zorgverleners die op afstand werken, kunnen hun uren net zo makkelijk registreren via dezelfde app. Dankzij geolocatie-technologie wordt automatisch bevestigd dat medewerkers zich op een goedgekeurde locatie bevinden wanneer ze hun tijd invoeren.

Bij de evaluatie van de implementatie en het gebruik van de oplossing vertelt Natalie Dangerfield, Head of Human Resources bij HICA, dat medewerkers “de verandering positief hebben ontvangen”:

Het resultaat

Sinds de implementatie van UKG Ready® heeft HICA aanzienlijk meer inzicht en controle gekregen over personeelsinzet, ziekteverzuim, overuren en het gebruik van externe krachten. Voorheen merkten managers vooral dat het ziekteverzuim hoog was omdat ze voortdurend bezig waren met het invullen van open diensten en het inschakelen van uitzendkrachten. Het kostte echter veel tijd en handmatig werk om patronen of trends daarin te ontdekken.

Volgens Dangerfield is UKG Ready® “een geweldig hulpmiddel” dat helpt inzicht te krijgen in hoe het gebruik van uitzendkrachten kan worden verminderd. “We kunnen nu veel eenvoudiger verbanden leggen tussen een hoge inzet van extern personeel, workforceplanning, onverwachte afwezigheid en wervingsbehoeften en gerichte actieplannen opstellen om dat aan te pakken. We zien welke maatregelen worden genomen om onze afhankelijkheid van uitzendkrachten te verminderen en hebben een consistente aanpak voor verzuimbeheer ontwikkeld, iets wat we nooit eerder hadden.”

Dankzij remote visibility in personeelsplanning en inhuur van extern personeel kan HICA bovendien achterhalen of de oorzaak ligt in ziekteverzuim of in een gebrekkige planning van vakanties. Dangerfield legt uit dat het doel is om ongeveer 11% van de medewerkers wekelijks met verlof te laten gaan. Grote pieken aan het eind van het jaar worden zo voorkomen., Deze leiden vaak tot extra inhuur van externe krachten en hoge personeelskosten door overuren om vakanties te dekken.

“Ik kan nu enorme hoeveelheden managementinformatie genereren die we nooit eerder hadden,” voegt ze toe. Met de personeelsdata in UKG Ready beschikt HICA over gedetailleerde rapportages over verzuim, overuren en het gebruik van uitzendkrachten. Bovendien laat het goed zien hoe deze factoren elkaar beïnvloeden. Zo kan de organisatie inefficiënte en kostbare planningen opsporen, bijvoorbeeld dagen waarop te veel mensen zijn ingeroosterd, gevolgd door dagen waarop overuren nodig zijn.

“We kunnen nu beter beslissen of we écht externe krachten nodig hebben of dat we onze eigen middelen anders kunnen inzetten,” legt Dangerfield uit. “En we hebben duidelijk inzicht in wat we gebruiken.”

De personeelsdata stellen HICA in staat om de daadwerkelijk gewerkte uren van medewerkers te vergelijken met wat in hun contracten is vastgelegd. Met deze informatie kan het bedrijf zien of sommige medewerkers minder werken dan hun contracturen en of anderen onterecht overuren uitbetaald hebben gekregen.

Inzicht in de personeelsbezetting helpt HICA ervoor te zorgen dat locaties veilig en efficiënt functioneren, met de juiste medewerkers; niet te veel en niet te weinig. Minder gebruik van uitzendkrachten verlaagt niet alleen de loonkosten, maar zorgt ook voor continuïteit in de zorg voor bewoners, die het waarderen om de vertrouwde gezichten van vaste medewerkers te zien.

De zorgsector is vaak ondergefinancierd, en lokale autoriteiten onderhandelen jaarlijks over de tarieven. Aangezien 70% van de inkomsten van HICA naar personeel gaat, zegt Dangerfield: “UKG is echt van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat onze personeelsinzet strak wordt beheerd, maar ook op een veilige manier.”

In het geval van een inspectie door de Care Quality Commission (CQC) kan HICA verwijzen naar de gegevens die zijn opgeslagen in UKG Ready om naleving aan te tonen op een breed scala aan gebieden. Met de oplossing worden verklaringen omtrent gedrag, gezondheidsrisicobeoordelingen voor nachtdienstmedewerkers, formulieren voor terugkeer na ziekte en rijverklaringen jaarlijks veilig opgeslagen en gevolgd. Medewerkers uploaden ook hun autoverzekering en APK-certificaten rechtstreeks in het systeem. Beleidsdocumenten - zoals het Inclusiviteitsbeleid en de Gedragscode - worden via UKG Ready verspreid zodat medewerkers deze digitaal kunnen ondertekenen, wat duidelijke audittrails oplevert.

Dangerfield legt uit: “Dit alles vormt uitstekend bewijs voor de CQC. Het wordt veilig opgeslagen, niet in papieren dossiers, en kan op afstand worden gecontroleerd.” Deze digitale aanpak zorgt ervoor dat HICA eenvoudig naleving kan aantonen, documentatieprocessen kan stroomlijnen en een consistent, toegankelijk archief van personeelsgerelateerde certificeringen en verklaringen kan bijhouden.

Met nauwkeurige, realtime informatie kon HICA onlangs overstappen op realtime loonbetaling, inclusief het aanbieden van on-demand loon. Medewerkers die vandaag werken, kunnen dat loon morgen al ontvangen. Dit biedt een vangnet voor medewerkers die onverwachte uitgaven hebben en de extra kosten van een flitskrediet willen vermijden.

“We verwachten dat medewerkers meer gemotiveerd zullen zijn om overuren te maken, omdat ze hun loon de volgende dag kunnen ontvangen in plaats van te moeten wachten tot de betaaldag,” zegt Dangerfield. Zij ziet on-demand loon als een onderscheidende factor voor HICA en een belangrijk middel om medewerkers te behouden.

Wanneer ze terugkijkt op het totale beeld na het eerste jaar waarin HICA UKG Ready heeft gebruikt om haar personeelsbeheer te transformeren, voegt ze eraan toe: “Voor onze CEO en het senior managementteam is het revolutionair om dit niveau van inzicht in personeelsbezetting te hebben.”