JJ Foodservice gebruikt de inzichten van UKG Ready om het behoud van medewerkers te verbeteren en een ‘Great Place to Work’ te worden

JJ Foodservice, gevestigd in Enfield in het Verenigd Koninkrijk, levert hoogwaardige voedingsmiddelen aan zowel restaurants als huishoudens op twaalf locaties in het hele land. Met 155 bestelwagens zorgt het bedrijf met zijn meer dan 800 medewerkers voor een tijdige levering van producten vanuit de magazijnen. JJ Foodservice werd verkozen tot 2024 National Wholesaler of the Year en is een Great Place To Work Certified™-bedrijf.

Uitdagingen

De meeste medewerkers van JJ Foodservice zijn bezig met het opslaan en distribueren van meer dan 3.000 producten. Het handmatig beheren van dit grotendeels per uur betaalde personeel leidde tot problemen, zoals het onnauwkeurig bijhouden van werktijden en het goedkeuren verlofaanvragen op momenten dat dit niet meer mogelijk was.

Om ervoor te zorgen dat magazijnen en bestelwagens altijd voldoende personeel hadden, vooral tijdens de drukke vakantieperiodes, stelde het bedrijf regels op over het aantal werknemers dat tegelijkertijd verlof mocht nemen. Managers waren verantwoordelijk voor het handmatig beheren en goedkeuren van deze verlofaanvragen, wat soms resulteerde in te veel goedgekeurde aanvragen.

Door onderbezetting werden bestelwagens te laat geladen met producten die op een afgesproken tijd geleverd moesten worden. De overgebleven werknemers die de achterstand moesten inhalen, voelden zich uitgeput en gedemotiveerd, wat vervolgens leidde tot problemen met ziekteverzuim en personeelsbehoud.

Managers hielden de werktijd van werknemers handmatig bij, maar dit zorgde er regelmatig voor dat werknemers te veel uren werkten of hun verplichte pauzes niet namen.

Oplossingen

Om deze en andere problemen aan te pakken, besloot JJ Foodservice om hun personeelsbeheer te automatiseren en de oplossingen van vijf bedrijven te evalueren. Uiteindelijk kozen ze voor UKG Workforce Ready®. Volgens Joanna Florczak, hoofd HR bij JJ Foodservice, speelde de flexibiliteit van deze oplossing een cruciale rol in hun beslissing. Deze flexibiliteit stelt hen in staat beter in te spelen op veranderende bedrijfsbehoeften, en de technische ondersteuning is uitstekend, voegt ze toe.

Ze geeft een voorbeeld: toen het bedrijf besloot een ploegentoeslag toe te voegen aan de nachtdienst vanwege problemen met personeelsbehoud, paste UKG Ready de arbeidsvoorwaarden eenvoudig aan. Werknemers moeten meer dan vijf uur werken en tot na middernacht om in aanmerking te komen voor de toeslag. Het team van UKG® hielp JJ Foodservice om de oplossing zo in te stellen dat de toeslag automatisch wordt toegepast op werknemers die aan deze voorwaarden voldoen. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat het salaris van deze werknemers correct is.

Resultaten

Bijna 70% van de medewerkers van JJ Foodservice heeft geen toegang tot een computer. Magazijnmedewerkers registreren hun gewerkte uren via prikklokken, terwijl managers en mobiele werknemers zoals chauffeurs de mobiele app gebruiken. Zowel de prikklokken als de app tonen interne communicatie, zoals verlofaanvragen en andere berichten en meldingen over updates van het personeelshandboek. Hierdoor fungeert UKG Ready als het centrale communicatiepunt voor alle medewerkers.

De oplossing heeft gezorgd voor meer zichtbaarheid en transparantie in werkuren en andere personeelsinformatie. Werknemers die 's nachts werken, laden bestelwagens zodat de producten klaarstaan voor levering zodra de chauffeurs 's ochtends arriveren. Soms eindigt de nachtdienst eerder dan gepland, maar vragen managers om extra personeel. Een UKG Ready-rapport toont alle kloktijden van werknemers en de daadwerkelijk gewerkte uren versus de geplande uren, waardoor het bedrijf nu duidelijker kan zien of er extra personeel nodig is.

"Dit zorgt voor een enorme transparantie, waardoor niets verborgen kan blijven," zegt Florczak. "Dankzij deze zichtbaarheid kunnen we alles goed in de gaten houden en rapporteren, wat op de lange termijn kostenbesparingen voor de organisatie oplevert."

Transparantie zorgt ook voor minder fouten in de salarisadministratie. Aan het einde van elke betalingsperiode vragen we werknemers om via UKG Ready hun in- en uitkloktijden te controleren en hun opgenomen verlof te bevestigen. Zo zorgen we ervoor dat iedereen correct en op tijd wordt betaald. Een rapport met de nodige wijzigingen stroomlijnt en automatiseert correcties, wat tijd bespaart en de tevredenheid van medewerkers verhoogt.

Het automatiseren van het goedkeuringsproces voor verlofaanvragen was een “easy fix”, zegt Florczak. Een van de regels in de UKG-oplossing zorgt ervoor dat er niet meer dan drie werknemers van hetzelfde functietype op een locatie tegelijkertijd met verlof mogen zijn. Als een vierde werknemer verlof aanvraagt, wordt dit automatisch afgewezen, omdat er geen verlofuren meer beschikbaar zijn binnen dat functietype.

Ook de naleving van lokale wetgeving, zoals de arbeidstijdenwet, is verbeterd en gestroomlijnd. JJ Foodservice kan eenvoudig de gewerkte uren van elke werknemer gedurende de dag, week en maand controleren. Dankzij een direct beschikbaar rapport van gewerkte uren kunnen managers er zeker van zijn dat hun werknemers niet meer uren werken dan toegestaan en de verplichte pauzes nemen.

JJ Foodservice haalt veel waarde uit de personeelsgegevens die nu gemakkelijk toegankelijk zijn voor managers. Florczak vertelt dat haar baas dankzij UKG Ready eenvoudig de kosten per doos, de gewerkte uren per dienst en de loonkosten van werknemers kan berekenen. 

"Op deze manier kan hij precies zien hoeveel dozen we hebben geproduceerd en verkocht, en wat de kosten waren. Zo kan hij beter voorspellingen maken voor de toekomst," zegt ze. 

"Daarnaast zie ik de trends in verschillende sectoren en wat zij doen," voegt ze toe. "Groei en werving gaan hand in hand. Als het bedrijf groeit, hebben we meer mensen nodig om het werk te doen." UKG Ready heeft haar geholpen bij het berekenen van het personeelsverloop, dat in vijf jaar is gedaald van ongeveer 55%, het branchegemiddelde, tot slechts 25%.

De verbeterde medewerkersbehoud en hun verhoogde betrokkenheid toonden aan dat JJ Foodservice een aantrekkelijke werkgever was geworden. Dit was het perfecte moment om een aanvraag in te dienen voor de erkenning als Great Place to Work®. Dankzij de interne communicatiemiddelen van UKG Ready kon het bedrijf vragen stellen aan medewerkers en gegevens verzamelen om de aanvraag te ondersteunen.

In 2024 werd JJ Foodservice erkend als een Great Place to Work Certified-bedrijf. Volgens Florczak heeft de UKG-oplossing hen geholpen een concurrentievoordeel te behalen door het bedrijf te transformeren tot een geweldige werkplek waar mensen graag willen werken en blijven.