Stadtcasino Baden verbetert personeelsplanning en betrokkenheid met UKG Pro WFM

De Stadtcasino Baden-groep en haar dochterondernemingen behoren tot de toonaangevende casino-exploitanten in Zwitserland. De groep is eigenaar van Grand Casino Baden in het hart van Zwitserland en Casinó Locarno in het zuiden. Met 400 medewerkers in dienst, verspreid over twee locaties, verwelkomt de organisatie jaarlijks meer dan 400.000 bezoekers.

Uitdagingen

Jarenlang maakten de afdelingsmanagers van Stadtcasino Baden roosters in spreadsheets, maar niet allemaal op dezelfde manier. Met een mix van fulltime medewerkers in loondienst, uurloon- en seizoenmedewerkers, maar geen gegevens of inzichten in dienstplanningen, planden ze vaak hetzelfde aantal medewerkers in, ongeacht piek- of dalmomenten in het jaar. Administratieve medewerkers registreerden hun gewerkte uren met tijdklokken, maar door het ontbreken van duidelijke processen en workflows, gebruikten ze het systeem op hun eigen manier. Ook het naleven van arbeidsvoorschriften, casinoregels en de cao voor voor de horecasector was een uitdaging zonder geschikte tooling.

Oplossingen

Het kloksysteem van Stadtcasino Baden bereikte het einde van zijn levensduur en de aanbieder van het systeem kon geen planningsoplossing bieden die voldeed aan de gewenste functionaliteiten. Daarom ging het casinobedrijf op zoek naar alternatieve opties. De keuze voor een nieuw systeem werd in grote mate bepaald door de wens om één oplossing te gebruiken die inzetbaar is op alle locaties en afdelingen. Daarnaast wilde het casinobedrijf overstappen op een gedigitaliseerde oplossing die voldeed aan de uiteenlopende behoeften op het gebied van personeelsbeheer.

De HR-afdeling van het casinobedrijf had eerder de UKG HR Service Delivery™-oplossing geëvalueerd voor het beheren van HR-taken. Daarom beoordeelde de stuurgroep, die verantwoordelijk was voor het selecteren van een nieuwe oplossing, ook de UKG Pro® WFM-oplossing ― een gecombineerde oplossing voor kosten- en personeelsbeheer ― naast een ander alternatief. Stadtcasino koos uiteindelijk voor UKG.

"We wilden onze digitalisering voortzetten en UKG bood meer mogelijkheden om te groeien en had meer modules", zegt Jannine Hodel, Group HR Director bij Stadtcasino.

De UKG®-oplossing is ontworpen om te voldoen aan de uiteenlopende behoeften en voorschriften van de verschillende werknemersgroepen en afdelingen binnen Stadtcasino. Volgens de Zwitserse arbeidswetgeving kan het maximale aantal werkuren per week bijvoorbeeld per functie verschillen. Dankzij de uitgebreide set ingebouwde arbeidsvoorschriften en -beleidsregels kan Stadtcasino erop vertrouwen dat de planning en beloning van medewerkers aan alle vereisten voldoet.

Omdat manier van werken en het leiderschap de afgelopen 10 tot 20 jaar nauwelijks waren veranderd, was het aanvankelijk een uitdaging om een verandering door te voeren. Om deze overgang soepeler te laten verlopen, organiseerde het bedrijf interne trainingen en bracht het leidinggevenden en supervisors in groepen samen om het systeem te testen. Zo konden ze van elkaar leren en de voordelen van de nieuwe oplossing zelf ervaren. De training werd afgestemd op de specifieke behoeften van de verschillende groepen medewerkers

Resultaten

Op de gaming-afdeling, die ongeveer 130 medewerkers telt, zorgt de overstap van roosterplanning in Excel naar het maken van roosters in de geautomatiseerde UKG-oplossing voor een efficiëntere werkwijze. Roostermakers houden daardoor meer tijd over voor andere zaken.

Werknemers van Stadtcasino kunnen op verschillende manieren in- en uitklokken, afhankelijk van hun functie of persoonlijke voorkeur. Veel medewerkers beginnen en eindigen hun dienst door hun tijd te klokken, sommigen maken gebruik van de mobiele app en kantoorpersoneel gebruikt meestal de oplossing via hun computers. Iedereen heeft toegang tot zijn vakantie- en overurensaldo via de oplossing en kan eenvoudig verlof aanvragen en de status van het verzoek volgen via de app. Dit proces is aanzienlijk efficiënter dan werknemers die om verlof vragen en hun supervisor die elk verzoek handmatig goedkeurt en invoert, zoals eerder werd gedaan.

"Het nieuwe systeem biedt werknemers meer opties door middel van selfservicefuncties," zegt Hodel, verwijzend naar een van de grootste uitdagingen: inzicht krijgen in het vakantie- en overurensaldo,  dat inmiddels van dagen naar uren is omgezet voor een nauwkeurigere weergave.

"Deze digitale transformatie sluit perfect aan bij de visie van Stadtcasino Baden om zichzelf te positioneren als een 'House of Entertainment' ― een combinatie van gastvrijheid, gaming en technologie," voegt ze toe.

UKG Pro WFM biedt daarnaast meer inzicht en controle over de gewerkte uren. Supervisors beoordelen en keuren de digitale klokkaarten van hun medewerkers goed, een proces dat voorheen niet bestond.

Werknemers hebben ook meer inzicht in en grip op hun roosters en gewerkte uren. Met behulp van de mobiele app kunnen ze hun planning en tijdsregistratie bekijken en eenvoudig verlof aanvragen of diensten wijzigen of ruilen.

"Nu we supervisors en medewerkers meer laten zien van de selfservicefuncties die ze kunnen gebruiken, denk ik dat dit een enorm positief effect heeft op het bedrijf," zegt Hodel. “Het is steeds gebruikelijker dat je alles op je mobiel kunt doen, en mensen vragen om dit soort flexibiliteit en transparantie.”

Door alle medewerkers toegang te geven tot deze selfservice-tools, worden zij actiever betrokken en is de kans op behoud groter. Dit levert een belangrijk voordeel op in een concurrerende arbeidsmarkt.

De inzichten uit de personeelsgegevens en analyses van de UKG-oplossing bieden eveneens waardevolle voordelen. Stadtcasino krijgt eenvoudig zicht op trends binnen het personeelsbestand, zoals het naleven van verplichte pauzes en rusttijden tussen diensten. Ook kan het ziekteverzuim en aantal incidenten per medewerker en afdeling eenvoudig worden gemonitord, zodat gerichte maatregelen kunnen worden genomen om het welzijn van medewerkers te ondersteunen.

Het managementteam benut deze inzichten om de personeelsplanning en -bezetting verder te optimaliseren. Door het sterk wisselende aantal gasten op werkdagen, in het weekend, tijdens vakanties en per seizoen, stelt de oplossing Stadtcasino in staat om de personeelsbezetting beter af te stemmen op de verwachte bezoekersaantallen. Dit leidt tot een verbeterde gastervaring én beter beheersbare arbeidskosten.