Howard Tenens Logistics is een van de grootste onafhankelijke logistiekbedrijven in het Verenigd Koninkrijk met een magazijncapaciteit van meer dan 375.000 m². Het bedrijf bedient nationale en internationale klanten via een wagenpark van meer dan 200 trucks en ruim 500 trailers.
Uitdagingen
Howard Tenens wilde de efficiëntie, de nauwkeurigheid van de loonberekening en de zichtbaarheid in al hun vestigingen verbeteren om de binding met de chauffeurs te versterken en onnodige administratieve HR-taken te elimineren. Het bedrijf wilde geavanceerd HR-beheer introduceren en afscheid nemen van workflows met spreadsheets en papieren documenten.
Vanwege de oude handmatige processen met klokkaarten en Excel-import werd er onnodig veel tijd besteed aan administratieve taken, met veel fouten in de loonlijst als gevolg. De papieren processen voor het aanvragen van vrije dagen bezorgden de managers extra werk, en medewerkers moesten lang wachten op goedkeuring. Het melden van kleine afwezigheden, zoals te laat beginnen, was zo tijdrovend dat het meestal door de vingers werd gezien. Chauffeurs maken 33% van de loonlijst uit, en vanwege het landelijke chauffeurstekort is er veel vraag naar hun diensten.
Howard Tenens wilde verhinderen dat de loyaliteit van de medewerkers zou worden uitgehold door fouten in de loonberekening of door tijdrovende, ingewikkelde HR-processen. Het bedrijf wilde niet alleen het werk voor de medewerkers vergemakkelijken, maar ook de zichtbaarheid en de rapportage op alle 13 vestigingen verbeteren. Er bestond geen manier om de door individuele managers ingediende rapporten over tijdregistratie en het algemene prestatieniveau te verifiëren. Daardoor werd het bijna onmogelijk de vestigingen onderling te vergelijken om te zien waar er ruimte voor verbeteringen was. Howard Tenens had behoefte aan een oplossing die met hun huidige salarisadministratiesysteem kon worden geïntegreerd en die een ondersteunend proces voor de gebruikersadoptie bood om de HR-transformatie te stroomlijnen.
Oplossingen
Na uitvoerig onderzoek naar de verschillende leveranciers van oplossingen voor HR-beheer besloot Howard Tenens om UKG Ready™ te implementeren. Deze uniforme, cloudgebaseerde oplossing biedt consistentie met één enkele bron van waarheid voor alle personeelsgegevens en HR-functies. Papierloze HR-processen en online selfservice-tools stroomlijnen de tijdregistratie, het verlofbeheer en de personeelsadministratie. Geautomatiseerde payrollprocessen zorgen voor correcte loonberekening, consequente toepassing van loonregels en naleving van alle geldende voorschriften.
UKG Ready is ontworpen met het oog op eenvoud en gebruiksgemak en biedt een gepersonaliseerde, mensgerichte ervaring die overbodige administratieve processen elimineert, de efficiëntie verhoogt en de naleving verbetert. Dankzij integratie met de tachograaf hoeven chauffeurs niet meer in en uit te klokken en kunnen ze erop vertrouwen dat de geregistreerde uren kloppen. De extra rapportagefuncties en de grotere zichtbaarheid maken het mogelijk om de best practices op alle vestigingen te standaardiseren en de efficiëntie te verbeteren. Als gevolg van de vele overnames in de geschiedenis van het bedrijf zijn er heel wat verschillende loonregels. Dankzij de grote flexibiliteit kan UKG Ready uitstekend overweg met al deze regels. En nadat het systeem was ingevoerd, konden de loonregels worden gestandaardiseerd.
“Dankzij de nieuwe tools voor tracking en rapportage hebben we de efficiëntie enorm kunnen verbeteren. Met de nieuwe oplossing zijn we voortaan veel beter voorbereid op mogelijke volatiliteit.".”
Sophie Berry
Group CI & Efficiency Manager
Resultaten
De betrouwbaarheid van de loonberekening is sterk verbeterd. Dit heeft geholpen om de chauffeurs aan het bedrijf te binden in een tijd van extreem grote vraag naar chauffeurs. De mobiele functionaliteit heeft de medewerkerservaring verder verbeterd, de efficiëntie verhoogd en real-time inzichten in het personeelsbestand opgeleverd die tijdige en goed geïnformeerde managementbeslissingen mogelijk maken. Doordat de afwezigheidsregistratie werd verbeterd, kon Howard Tenens de processen voor ziekteverzuim, isolatie en quarantaine in verband met Covid-19 effectiever beheren. Leidinggevenden kunnen zich voortaan concentreren op activiteiten die meer waarde toevoegen, waardoor de productiviteit toeneemt.
De nieuwe norm bij Howard Tenens is een cultuur van voortdurende verbetering en efficiëntie: in het eerste jaar met UKG Ready™ is de wekelijkse tijdsinvestering voor de urenadministratie met 70% gedaald, en de tijd voor het afhandelen van betalingsgeschillen met 80%. De chauffeurs zijn het bedrijf trouw gebleven ondanks de grote vraag naar hun diensten elders, en ze hebben hun steun voor het nieuwe systeem uitgesproken in een ondernemingsbrede peiling. Ze waren vol lof over het gebruiksgemak van UKG Ready, met name over de mogelijkheid om hun vakantiesaldo's en verlofaanvragen te beheren vanaf een mobiele telefoon. Ook de managers zijn blij met UKG Ready™ — zij zijn tevreden over de grote tijdsbesparing bij het administreren van de gewerkte uren, de vrije dagen en de loonberekening van hun medewerkers en over het gebruiksgemak bij het registreren van tijd & aanwezigheid en laatkomers. De voordelen van het nieuwe systeem worden zichtbaar in alle geledingen van het bedrijf. Sophie Berry, Group CI & Efficiency Manager, zei: "De tracking- en rapportagetools hebben bijgedragen aan een enorme verbetering van de efficiëntie. Dankzij de nieuwe oplossing zijn we nu veel beter voorbereid op toekomstige volatiliteit." De verbeterde zichtbaarheid is niet alleen prettig voor individuele medewerkers, maar ook voor het bedrijf als geheel. UKG Ready genereert rapporten die geheel nieuwe inzichten bieden, zoals de afwezigheidspercentages per vestiging. Dit betekent dat de best presterende vestigingen als benchmarks kunnen dienen en er voor elke vestiging specifieke KPI's kunnen worden vastgesteld. Dit komt de efficiëntie in het hele bedrijf ten goede.
