Johnson Matthey is een multinational die zich met speciale chemicaliën en duurzame technologie bezighoudt, en heeft zijn hoofdkwartier in Londen, Engeland. De firma zet zich in om de uitstoot van de transportsector terug te dringen, energiesystemen te transformeren, de productie van chemicaliën te decarboniseren en platinametalen te recyclen, om zo een circulaire economie tot stand te brengen. Het bedrijf is in meer dan 30 landen actief, beschikt over 43 productiesites en heeft ongeveer 13.000 arbeidskrachten in dienst.
De Uitdaging
De onderneming gebruikte silosystemen om zijn grote, internationale personeelsbestand te managen. Talloze productiesites kozen dan ook hun eigen workforcemanagementoplossingen en processen om de tijds- en aanwezigheidsregistratie van werknemers te monitoren en payrollprocessen te begeleiden, waardoor Johnson Matthey geen goed overzicht van zijn internationale personeelsbestand en personeelsgegevens kreeg. Een aantal locaties gebruikte een geautomatiseerde workforcemanagementoplossing, terwijl andere productiesites op spreadsheets vertrouwden om de tijds-en aanwezigheidsregistratie en verlofaanvragen te beheren.
Oplossingen
Johnson Matthey had dus dringend behoefte aan geautomatiseerde processen en meer toegankelijke gegevens van zijn internationale personeelsbestand, en evalueerde dan ook een aantal oplossingen die wereldwijd inzetbaar zou zijn. De onderneming koos uiteindelijk voor de UKG® workforce management-oplossing, aangezien 15 productiesites in de Verenigde Staten al jaren van een oplossing van UKG gebruikmaakten. Johnson Matthey besloot dan ook om de kennis en ervaringen van zijn Amerikaanse collega’s te benutten, en de inzet van UKG-oplossingen binnen de organisatie uit te breiden. De meest recente, cloudgebaseerde versie van de oplossing – met extra functionaliteiten – werd dan ook binnen alle grote productiesites ter wereld geïmplementeerd.
Tegenwoordig maakt de firma gebruik van geüpgradede UKG-oplossingen op locaties in het VK, India en Macedonië, en de technologie zal binnenkort ook op andere locaties worden ingevoerd. Meer dan een derde van Johnson Matthey’s personeelsbestand werkt dagelijks met een oplossing van UKG.
Bovendien extraheert het UKG-team personeelsgegevens uit de legacy-oplossing en oudere databases, om ervoor te zorgen dat we ook in de toekomst toegang tot deze gegevens hebben.
“De digitalisering van onze workforcemanagementprocessen maakt onze bedrijfsvoering een stuk eenvoudiger en kosteneffectiever.””
Gary Carter
HR Project Manager, IT
De Resultaten
Johnson Matthey zet de UKG-oplossing per land, locatie en functie op verschillende manieren in. Op productielocaties gebruiken fabrieksmedewerkers de tool om in- en uit te klokken, opgebouwde verlofdagen en payrollinformatie in te zien, en verlofaanvragen in te dienen. Kantoorpersoneel en leidinggevenden die thuiswerken, maken gebruik van de oplossing om via de mobiele app of op hun computer op ieder moment en vanaf elke locatie belangrijke informatie in te zien. De gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid van de tool hebben de employee experience dan ook aanzienlijk verbeterd.
Het doorvoeren van veranderingen brengt vaak uitdagingen met zich mee, maar de werknemers van de drie productiesites in het VK – waar de wereldwijde implementatie van start ging – gaven in een survey aan dat ze zeer te spreken zijn over de UKG-oplossing. “Zodra mensen doorkregen dat de tool hun leven makkelijker maakte, en dat ze hun worksheets, timesheets en hun verlofopbouw zelf konden inzien, accepteerden ze de oplossing direct”, legt Carter uit. “De feedback die we door middel van de enquêtes kregen was dan ook zeer positief.”
Daarnaast voorkwam de selfservicetool binnen de UKG-oplossing – welke ervoor zorgt dat werknemers hun gewerkte uren en payrollinformatie kunnen inzien – in het VK meerdere keren dat personeel een incorrect salaris zou ontvangen. Dit heeft het payrollpersoneel dan ook veel tijd, moeite en geld bespaard, aangezien ze geen nieuwe salarisstrookjes hoefden aan te maken om fouten te corrigeren. Bovendien faciliteert de tool een verbeterde vertrouwensrelatie en een verhoogde werknemerstevredenheid.
Gezien het feit dat payroll nu geautomatiseerd is, hoeven zowel HR-teams als payrollteams niet meer iedere maand een handmatige administratie van de gewerkte uren uit te voeren. “Ze besteden hun tijd nu aan andere belangrijke taken, wat de bedrijfsvoering ten goede komt en ervoor zorgt dat Johnson Matthey zijn personeelsleden daar kan inzetten waar ze nodig zijn”, zegt Carter.
Kort nadat de UKG-oplossing binnen de Macedonische productielocatie werd geïmplementeerd, rapporteerden HR en Payroll dat ze iedere maand twee tot drie dagen minder aan payrollactiviteiten kwijt zijn – ze zullen de aankomende jaren dus ontzettend veel tijd besparen.
Johnson Matthey is zich dan ook goed bewust van de belangrijke voordelen die de oplossing van UKG creëert; denk bijvoorbeeld aan een verhoogde efficiëntie, accuratere informatie, meer kostenbesparingen én het feit dat personeel veel minder tijd aan processen hoeft te besteden. “We hebben een industriestandaard gezet”, zegt Carter. “De handelswijze die we hebben gehanteerd, heeft ervoor gezorgd dat we onze investering in de afgeronde projecten dubbel en dwars hebben terugverdiend, en we hebben dan ook significante verbeteringen doorgevoerd. We gaan een stuk efficiënter te werk sinds onze teams van de UKG-oplossing gebruikmaken.”
Sinds de invoering van de technologie hebben de leidinggevenden van Johnson Matthey een beter overzicht van het internationale personeelsbestand en alle bijbehorende personeelsgegevens, wat managers op ieder mogelijk niveau in staat stelt om hun teamleden beter te managen, arbeidskosten beter te monitoren en deze ook nog eens te verlagen.
“De digitalisering van onze workforcemanagementprocessen maakt onze bedrijfsvoering een stuk eenvoudiger en kosteneffectiever”, aldus Carter. “Het heeft alles zoveel beter gemaakt.”
