OnSide Youth Zones is de organisatie achter een netwerk van moderne jeugdcentra, die Youth Zones worden genoemd. Jongeren uit achtergestelde regio's van het Verenigd Koninkrijk vinden in deze centra een plek om tijd door te brengen, activiteiten om te doen en mensen om mee te praten. In het VK zijn momenteel 14 Youth Zones actief, waar meer dan 750 mensen werken.
Uitdagingen
OnSide had behoefte aan een oplossing voor verschillende problemen:
- Inconsistenties bij de urenregistratie en de voorbereiding van gegevens voor de loonlijst
- Sterke afhankelijkheid van papieren, handmatige processen
- Onbetrouwbare urenregistratie en late indiening van urenstaten, met als gevolg inefficiënte administratie en fouten in de loonberekening
- Geen zicht op verschillende aspecten van de roosterplanning, zoals gewerkte uren, opgebouwde vrije tijd en afwezigheid van medewerkers en vrijwilligers, leidend tot problemen met de personeelsbezetting
- Moeizame en tijdrovende rapportage over de toewijzing en besteding van middelen
Oplossingen
OnSide Youth Zones werkte samen met UKG om de processen voor personeelsbeheer in de hele organisatie te moderniseren en cruciale HR-taken te stroomlijnen, zodat de medewerkers nu veel meer tijd overhouden voor hun kerntaak: dienstverlening aan jongeren en hun gemeenschappen.
UKG Ready Time & Attendance en Absence Management
- Registreert nauwkeurig de werktijden van de medewerkers
- Geeft medewerkers meer mogelijkheden en vergroot hun betrokkenheid met selfservice-functies via mobiele telefoons
- Stelt Youth Zone-managers in staat om teamspecifieke urenstaten goed te keuren en geeft meer overzicht en controle over geplande en ongeplande afwezigheid
- Bevrijdt het administratieve team van tijdrovende loonlijstprocessen op papier
- Genereert tijdig correcte loonlijsten
- Geeft meer zicht op de uitgaven van de Youth Zones
- Maakt snelle en nauwkeurige rapportage mogelijk over de toewijzing en besteding van de beschikbaar gestelde gelden
"Vóór de komst van UKG kwam de urenregistratie neer op het bijhouden van urenstaten op een vel papier. Het was een handmatig proces, waarbij de medewerkers zelf noteerden hoe laat ze binnenkwamen en wanneer ze weggingen. Aan het eind van de maand was het tabelleren van al die gegevens ten behoeve van de loonlijst een enorme klus, waar de bedrijfsmanager van een Youth Zone vaak vier dagen werk aan had."
Duncan Hall
Systems Implementation Manager
Resultaten
"Vóór de komst van UKG kwam de urenregistratie neer op het bijhouden van urenstaten op een vel papier. Het was een handmatig proces, waarbij de medewerkers zelf noteerden hoe laat ze binnenkwamen en wanneer ze weggingen. Aan het eind van de maand was het tabelleren van al die gegevens ten behoeve van de loonlijst een enorme klus, waar de bedrijfsmanager van een Youth Zone vaak vier dagen werk aan had."
