Hoe STADA de wereldwijde implementatie van UKG HRSD in slechts 7 maanden tijd realiseerde

De overstap van outsourcing naar een UKG®-oplossing heeft de HR-processen van STADA volledig getransformeerd, en de payrollkosten per werknemer met maar liefst 70% gereduceerd.

STADA is een toonaangevende farmaceutische fabrikant die dagelijks grote hoeveelheden farmaceutische producten van hoge kwaliteit op de markt brengt. De onderneming is al meer dan 125 jaar actief, en wordt door velen beschouwd als een zeer betrouwbare partner. STADA heeft inmiddels dan ook een bewezen staat van dienst binnen de farmaceutische industrie.

De organisatie zet zijn producten in om mensen te beschermen en hen in staat te stellen een waardig, gezond en actief leven te leiden. STADA produceert dan ook goedgekeurde generieke medicatie, om ervoor te zorgen dat de medicijnen waar mensen dagelijks behoefte aan hebben voor iedereen toegankelijk en betaalbaar blijven. Daarnaast biedt de firma zijn werknemers een aantrekkelijke werkomgeving, waarin ze zich volop kunnen ontwikkelen.

In 2022 introduceerde STADA een bedrijfsbrede HR-suite met het doel om de manier waarop men met documenten werkte van een lokaal gereguleerde aangelegenheid in een internationaal inzetbare aanpak te transformeren. De wereldwijde implementatie van de suite werd – met behulp van een sterke campagne omtrent verandermanagement – dan ook in 7 maanden uitgevoerd.

Waar STADA waarde aan hecht: 
- Integriteit 
- Ondernemerschap 
- Aanpassingsvermogen 
- Één STADA 
- Groeicultuur

"We now have a single source of information when it comes to document management, accessible from anywhere, which helps us grow even closer together across STADA markets, while remaining compliant wherever we operate."

Aleksa Brboric

Global Project Manager

De implementatie werd in meer dan 40 landen in één keer uitgevoerd

1. 1. Kun je omschrijven waarom STADA ervoor koos om een HR Service Delivery Systeem te implementeren nadat jullie net een nieuwe HR-suite hadden ingevoerd? 
Thomas Mattes: Het is voor ons bij STADA erg belangrijk dat we onze bedrijfswaarden volledig naleven. Een van deze waarden, “één STADA”, was dan ook de drijvende kracht achter ons streven om oplossingen op wereldwijd niveau in te zetten, en met de invoering van de kern HR-suite (SuccessFactors, wat we intern “HERO” noemen) en alle andere oplossingen hebben we deze doelstelling behaald. Na de invoering van de HR-suite zagen we in dat we deze moesten aanvullen om trouw aan onze bedrijfswaarden te blijven. Dankzij de introductie van Document Manager (HERO FILE) kunnen we tegenwoordig dan ook alle HR-documenten op proactieve wijze beheren, en een volledige naleving van alle wetten en reguleringen garanderen. Een upgrade voor de gehele organisatie was dus een logische volgende stap.

2. Wat waren de belangrijkste doelstellingen voor de implementatie?       
Thomas Mattes: Geheel in overeenstemming met het “één STADA”-concept, hebben we de SF-tool (HERO) op succesvolle wijze overal ter wereld ingevoerd door middel van een zogenaamde Big Bang Go Live (waarbij de technologie in alle landen tegelijkertijd live gaat). Om een uniforme bedrijfsvoering overal ter wereld tot stand te brengen, en dus trouw aan onze bedrijfswaarden te blijven, wilden we de oplossing in één keer binnen alle markten lanceren. Het was dan ook onze doelstelling om bijna de hele UKG-suite binnen meer dan 40 bedrijven die tot de STADA Groep behoren te implementeren. Een paar weken na de Big Bang Go Live konden we al vaststellen dat de invoering een groot succes was, en dat we onze doelstelling hadden behaald.

3. Hoelang duurde het om de implementatie te voltooien?       
Aleksa Brboric: De invoering ging in de zomer van 2022 van start en het kostte ons 7 maanden om de implementatie af te ronden. De Big Bang Go Live vond plaats in februari 2023.

4. Wat was jullie implementatiestrategie?       
Aleksa Brboric: We hebben deze oplossing door middel van de Big Bang Go Live in 40 landen ingevoerd, en dat deden we vooral om te voorkomen dat het implementatieproject eindeloos zou voortslepen. Het was daarnaast onze bedoeling dat al onze markten de digitalisering van onze bedrijfsvoering tegelijkertijd zouden kunnen benutten.

Tijdens dit project stelden we onszelf voortdurend de vraag: “Zal een wereldwijde implementatie – inclusief gelijktijdige Go Live events – echt werken?” Na de Big Bang wisten we dat onze aanpak succesvol was geweest. Vandaag de dag bieden we onze HR-collega’s en werknemers dan ook een internationaal inzetbare oplossing, die ook nog eens de lokale behoeften en vereisten van iedere markt volledig respecteert.

5. Kun je omschrijven tegen welke uitdagingen je aanliep tijdens de implementatie van de oplossing?      
Aleksa Brboric: Verandermanagement bleek vanaf het begin het grootste obstakel, en ook het plannen van de Big Bang Go Live in meer dan 40 landen was een grote uitdaging voor ons. Toch motiveerde onze doelstelling om een wereldwijd inzetbare oplossing te creëren die ook op regionale regelgeving en wetten kon inspelen ons tijdens het hele project. We zijn dan ook zeer onder de indruk van het feit dat we – ondanks alle wetgeving en reguleringen die op lokaal niveau uiteenlopen – toch aan alle HR-behoeften op het gebied van compliance kunnen voldoen, en dat we met slechts één enkele tool alle mogelijke wetgeving volledig kunnen naleven.

Olga Schneider: Tijdens de implementatie bleek het een enorme uitdaging voor ons om de algemene documentstructuur, beperkingen, regels en processen op elkaar af te stemmen. Allereerst moest er een technische oplossing voor de verschillende vereisten per land worden gevonden. Daarnaast dienden we met andere landen te coördineren om onze processen goed op elkaar af te stemmen. Alle informatie moest ook nog eens in meerdere talen beschikbaar worden gemaakt, wat inhield dat we vertaalwerk moesten laten doen en configuraties moesten uitvoeren. Toch werkte alles uiteindelijk uitstekend, aangezien we onze processen dankzij de integratie van geautomatiseerde workflows volledig konden optimaliseren, en zo een aanzienlijke meerwaarde creëerden.

6. Waarom koos STADA voor UKG? Wat was de doorslaggevende factor tijdens jullie zoektocht?        
Thomas Mattes: We hebben naar een aantal tools en oplossingen gekeken, en op het eerste gezicht leken deze niet zoveel van elkaar te verschillen. Uiteindelijk kozen we toch voor de UKG HRSD-oplossing. Vooral de gebruiksvriendelijkheid van de technologie en de mogelijkheid om processen te digitaliseren gaven voor ons de doorslag – de oplossing biedt veel meer dan slechts de opslag van personeelsgegevens – en we waren er dan ook van overtuigd dat de UKG-oplossing een aanzienlijke meerwaarde zou leveren. Bovendien viel het ons op dat de technologieën van UKG door een groot aantal vooraanstaande bedrijven wordt ingezet, en we zagen dan ook in dat UKG een zeer betrouwbare partner voor ons zou zijn.

7. Hoe ervaarde STADA de samenwerking met UKG?       
Aleksa Brboric: We wisten zeker dat een nauwe samenwerking tussen STADA en UKG essentieel voor het succes van ons project zou zijn, en gelukkig hebben we aan UKG een betrouwbare partner die een uitstekend begrip van onze specifieke behoeften heeft.

8. Zijn er bepaalde handelingen die je vroeger niet kon uitvoeren, maar dankzij de nieuwe oplossing nu wél kunt verrichten?        
Aleksa Brboric: Personeelsdossiers kunnen nu volledig op digitale wijze worden gemanaged. Wanneer werknemers verplichte documenten in het systeem uploaden, worden deze direct in het relevante dossier geplaatst en opgeslagen. Daarnaast ontvangt de HR-manager een notificatie bij iedere upload, zodat er geen documenten verloren gaan, het gehele administratieve proces optimaal verloopt en HR-processen voor iedere betrokkene transparant zijn. Daar komt nog bij dat we dankzij de digitalisering van onze processen zeker weten dat onze HR-processen en digitale personeelsdossiers altijd aan alle beveiligingsnormen, reguleringen en wetten voldoen.

9. Wat is de toegevoegde waarde voor lokale HR-afdelingen?       
Giulia Lantero: Onze werkwijze verandert constant. We bevinden ons in een snel veranderende omgeving en daarom is het cruciaal dat we aanpassingsvermogen kunnen tonen, en tegelijkertijd aan onze waarden kunnen blijven vasthouden. De UKG-suite sluit dan ook uitstekend aan bij onze werkwijze en denkwijze, en helpt ons goed op weg. Vooral met het oog op thuiswerken komt één enkel systeem voor het verzamelen en opslaan van digitale werknemersbestanden bijzonder goed van pas. Wij bij HR zouden ons werk zonder een dergelijke oplossing dan ook niet kunnen uitvoeren, aangezien de suite ons op ieder mogelijk moment toegang tot alle benodigde informatie geeft. Het systeem stelt ons in staat om bepaalde activiteiten te faciliteren en te stroomlijnen. Bovendien biedt de oplossing onze medewerkers de gelegenheid om documenten naar hun personeelsdossiers te uploaden en workflows in gang te zetten die een doorlopende controle en een uitstekend documentbeheer mogelijk maken. Hierdoor voldoen we gegarandeerd aan alle wetgeving.

10. Welk aspect van de oplossing waardeer je het meest?       
Aleksa Brboric: We hebben nu één enkele informatiebron voor ons documentmanagement waar we vanaf iedere mogelijke locatie toegang tot kunnen krijgen. Dit helpt de verschillende STADA-markten om nader tot elkaar te komen, en we weten dat we ook nog eens overal ter wereld compliant zijn.

Antonio Damas: We zijn een lokale organisatie met zeer beperkte middelen. De documentmanagementoplossing helpt ons om het “analoge tijdperk” van documentbeheer achter ons te laten, processen van begin tot eind te optimaliseren, de workload te reduceren én te allen tijde aan wetgeving en reguleringen te voldoen. Vanwege de toegenomen populariteit van het thuiswerken is fysiek documentmanagement volledig overbodig geworden, en het nieuwe systeem biedt dan ook eindeloze mogelijkheden. Zo kunnen documenten die we vroeger per e-mail naar elkaar stuurden nu met één soepele handeling worden gedeeld en opgeslagen. Het naleven van wettelijke verplichtingen is ook een stuk eenvoudiger geworden. Hierdoor kunnen we ons op een ander belangrijk onderdeel van onze bedrijfswaarden – namelijk groeicultuur – richten, en ervoor zorgen dat we ons personeelsbestand kunnen uitbreiden, onze medewerkers kunnen laten doorgroeien en onze organisatie succesvoller kunnen maken. Bovendien zijn we als onderneming een stuk duurzamer geworden, aangezien we dankzij de digitalisering van onze processen een stuk minder papier verspillen en andere producten gebruiken.

11. Wat zijn de toekomstplannen van STADA? Zijn jullie van plan om de oplossing verder uit te breiden?       
Thomas Mattes: Ja, we zijn absoluut van plan om de mogelijkheden op het gebied van workflows, knowledge bases, etc. te verkennen en de oplossing eventueel uit te breiden. Momenteel is het ons doel om deze oplossing aan de hand van regionale behoeften te personaliseren, en de wijze waarop lokale HR-teams hun documenten beheren opnieuw uit te vinden. Met deze oplossing kunnen we al onze werknemers ook nog eens een snellere, soepelere en gebruiksvriendelijkere ervaring bieden.