AI op de werkplek: intelligente, mensgerichte beslissingen

AI op de werkplek: intelligentie die leidt tot inzicht

92% van de organisaties is van plan de investeringen in kunstmatige intelligentie de komende drie jaar te verhogen, maar slechts 1% van de leiders heeft al AI-volwassenheid bereikt, volgens een rapport van McKinsey. AI is niet meer weg te denken. Maar wat is de beste manier om er gebruik van te maken?

Van gewone medewerkers tot executives: iedereen kan manieren vinden om AI te integreren in de eigen werkprocessen. Maar HR-teams bevinden zich in een unieke positie om elk aspect van het werkleven te verbeteren, van het versterken van de bedrijfscultuur en het opvullen van vaardigheidstekorten tot optimalisatie van salarisadministratie en inroostering. Dankzij AI kan HR op een effectieve manier gebruikmaken van personeelsinzichten.

Wat is kunstmatige intelligentie op het werk?

AI is niet meer weg te denken uit ons persoonlijke leven. Wanneer je luistert naar gepersonaliseerde afspeellijsten op Spotify, herinneringen krijgt van Alexa of slimme suggesties ontvangt bij het online winkelen, maak je gebruik van AI – de technologie achter al deze functies. En dan hebben we het nog niet eens over de capaciteiten van moderne AI-tools zoals generatieve AI.

Ook op de werkplek kan AI een verrassend krachtige rol spelen. Als kunstmatige intelligentie verantwoord wordt ingezet, werkt deze technologie samen met de mensen in je organisatie om de productiviteit te verhogen en diepgaande inzichten in het personeelsbestand te creëren. Zo ontdek je wat je mensen nodig hebben en hoe ze reageren op bepaalde situaties. Op basis daarvan kun je strategieën ontwikkelen om hun ervaringen te verbeteren.

Hoe wordt AI ingezet op het werk?

Intelligente technologieën zoals generatieve AI beantwoorden cruciale vragen en maken conceptvoorstellen om de productiviteit van medewerkers te verhogen. AI-systemen op basis van machine learning en large language models analyseren je data om patronen te herkennen en gebruiken deze informatie om snellere en betere beslissingen te nemen.

Voor HR-teams is AI een vertrouwde raadgever. Wanneer AI is ingebouwd in je HCM-systeem, profiteer je van waardevolle ondersteuning en intelligentie voor alle aspecten van personeelsbeheer.

• Werving en selectie: dankzij AI-aanbevelingen kun je sneller gekwalificeerde kandidaten vinden, inclusieve functieomschrijvingen opstellen en gemakkelijker beslissingen nemen over het aannemen van personeel.
• Onboarding: maak een onboarding-proces op maat per functie of per land, zodat nieuwe collega’s zich vanaf de allereerste dag gesteund voelen.
• Medewerkersbetrokkenheid: je herkent verschuivingen in het personeelssentiment en je krijgt een waarschuwing bij de eerste signalen van ontevredenheid, zodat je managers op het juiste moment kunnen ingrijpen.
• Personeelsplanning: je kunt het personeelsverloop beter voorspellen, vaardigheidstekorten aanpakken en proactief plannen maken op basis van AI-inzichten.
• Inroostering: maak slimme en eerlijke werkroosters die de arbeidsvraag in balans brengen met de voorkeuren van medewerkers, zodat de juiste mensen op het juiste moment aan het werk zijn op de juiste plek.
• Tijd en aanwezigheid: verminder de hoeveelheid handmatig werk en voorkom fouten, door AI te laten helpen bij de urenregistratie en de afhandeling van uitzonderingen.
• Arbeidsoptimalisatie: stem de personeelsbezetting af op de behoeften van de organisatie. Voorspel de vraag en pas de planning in realtime aan.
• Fouten in de salarisverwerking opsporen: spoor afwijkingen en mogelijke problemen op nog vóórdat het payrollproces wordt uitgevoerd.
• Kostenprognose: gebruik AI om de payrollkosten te voorspellen en de effecten van wijzigingen te modelleren.
• Ondersteuning bij compliance: blijf de veranderingen in de arbeidswetgeving een stap vóór met intelligente risicodetectie en waarschuwingen.

Top 5 voordelen van AI op de werkplek

Organisaties hebben zijn nog maar net begonnen met het inzetten van AI om het werk te verbeteren. De mogelijkheden zijn eindeloos. Maar we zien nu al de indrukwekkende voordelen van deze technologie voor ondersteuning van de meest uiteenlopende processen, van alledaagse taken tot strategische langetermijnplanning. Enkele voordelen zijn:

Verbeterde medewerkerservaring

Kunstmatige intelligentie biedt ongekende manieren om vorm en inhoud van de werkbeleving van mensen te verbeteren. AI kan data analyseren om wrijvingspunten in het medewerkerstraject te ontdekken, zoals trage onboarding of het risico van burn-out. Vervolgens helpt AI je bij het ontwerpen van meer betekenisvolle, gepersonaliseerde ervaringen.

Dit gebeurt bovendien op een inclusieve manier. Wanneer elke medewerker kan overleggen met een AI-assistent, worden kennis en antwoorden voor iedereen toegankelijk.

Hogere productiviteit

Je teamleden hoeven niet meer zelf op elke knop te drukken of elke regel in een rapport te lezen. Mensgerichte AI neemt taken over die veel tijd kosten. Daardoor kun je repetitief en handmatig werk automatiseren en meer capaciteit vrijmaken voor wat er echt toe doet.

Verbeterde besluitvorming

Bij een gebrek aan goede rapporten en inzichten komt iedereen, van de werkvloer tot het hoofdkantoor, onder druk te staan. Maar met AI kun je op elk gewenst moment toegang krijgen tot informatie die je nodig hebt. Of het nu gaat om aanbevelingen voor de meest geschikte kandidaat, het signaleren van nalevingsrisico’s of het voorspellen van de arbeidsvraag: AI helpt je. Je neemt beslissingen op basis van data in plaats van giswerk.

Effectieve personeelsplanning

AI helpt je te anticiperen op wat komen gaat. AI-tools kunnen het personeelsverloop voorspellen, vaardigheidstekorten signaleren en de impact van verschuivende arbeidskosten modelleren. Zo weet je altijd hoe je moet reageren. Op basis van deze personeelsinzichten kunnen HR-managers en ploegbazen op een nauwkeurige en flexibele manier werkroosters opstellen.

Vertrouwen op compliance

Niemand wil wakker liggen van compliance. Dankzij AI hoeft dat ook niet meer. Deze technologie houdt veranderingen in de arbeidswetgeving bij en waarschuwt je voor belangrijke updates of deadlines, zodat je niets belangrijks mist. Je krijgt ook een waarschuwing wanneer je bepaalde grenswaarden nadert, bijvoorbeeld bij overwerk of parttime-uren. Zo kun je op tijd en in alle rust maatregelen nemen, voordat er problemen ontstaan.

Welke uitdagingen zijn er bij het gebruik van AI op de werkplek?

Net als bij elke andere krachtige technologie moet je goed nadenken over de manier waarop je AI op het werk wilt inzetten. We noemen een paar belangrijke dingen om op te letten.

Medewerkers geruststellen

Veel medewerkers maken zich begrijpelijkerwijs zorgen over de kans dat AI hun baan overbodig maakt. Sinds de lancering van tools zoals ChatGPT verwacht meer dan 70% van alle medewerkers dat generatieve AI binnen twee jaar minstens 30% van hun werkzaamheden gaat veranderen.

Bezorgde medewerkers staan huiverig tegenover tools die ze als een bedreiging ervaren. Teamleiders en managers moeten met duidelijke, empathische communicatie benadrukken dat AI mensen ondersteunt, niet vervangt. Leg het doel achter de technologie uit: wrijving wegnemen, repetitieve taken verminderen en tijd vrijmaken voor werk met een hogere meerwaarde.

Betrek je mensen al in een vroeg stadium bij de ontwikkelingen. Laat ze tools uitproberen en feedback geven, zodat ze zelf ervaren hoe AI hun werk makkelijker maakt - zonder het overbodig te maken.

Bepalen wat je kunt delegeren aan AI

Welke taken kun je aan AI toevertrouwen? Geen enkel handboek kan deze beslissing voor jou nemen, maar er zijn wel een paar algemene vuistregels.

Gebruik AI voor herhaalbare taken die op data zijn gebaseerd en weinig risico met zich meebrengen, zoals het samenvatten van feedback uit enquêtes, het signaleren van afwijkingen in de tijdregistratie of het genereren van conceptteksten. Gaat het om gevoelige context of is empathie en goed beoordelingsvermogen nodig? Laat het dan aan mensen over.

Gebruik AI om beslissingen te ondersteunen en te onderbouwen, niet om beslissingen te nemen. Laat je AI-tool aanbevelingen doen of het voorbereidende werk automatiseren, terwijl je mensen toezicht houden en uiteindelijk hun goedkeuring geven. Naarmate je meer vertrouwen in AI krijgt, kun je vaker en op verschillende manieren taken aan AI delegeren, zonder de menselijke verantwoordelijkheid uit het oog te verliezen.

Toegang tot AI beheren

Nadat AI in je organisatie is geïntroduceerd, kan het zich snel verspreiden, en niet altijd op de manier die je had bedoeld. Volgens McKinsey gebruiken medewerkers drie keer zo vaak AI als hun leidinggevenden denken.

Houd dit risico beheersbaar door duidelijke richtlijnen op te stellen voor hoe medewerkers wel en niet gebruik moeten maken van AI, en zorg dat je betrouwbare tools aanbiedt die ontworpen zijn met het oog op jouw medewerkers. Geef mensen de vrijheid om zelf dingen te ontdekken, maar wel binnen kaders die jouw data, teamleden en merk beschermen.

Goede training aanbieden

Bijna de helft van de medewerkers meldt dat ze slechts matige of minimale ondersteuning krijgen op het gebied van AI. Tegelijkertijd noemt 48% training als de allerbelangrijkste factor om hen te steunen bij de acceptatie van generatieve tools.

Trainingen hoeven niet technisch te zijn. Maar ze moeten wel relevant zijn. Richt je op toepassingen van IT in de praktijk, niet alleen op de mogelijkheden en functies. Laat mensen zien hoe AI hun werk makkelijker kan maken, of het nu gaat om het formuleren van beleidsregels, het maken van een werkrooster of het signaleren van personeelstrends.

En beschouw training niet als een eenmalige gebeurtenis. Zorg dat er altijd trainingsmateriaal beschikbaar is, afgestemd op verschillende rollen. Hoe zelfverzekerder je mensen zich voelen, hoe meer waarde je uit de technologie haalt.

Nauwkeurige data bijhouden

Echte personeelsinzichten zijn alleen mogelijk als AI werkt met nauwkeurige data. Zelfs kleine problemen, zoals verkeerd gelabelde diensten of onvolledige medewerkersdossiers, kunnen de resultaten vertekenen en het vertrouwen in inzichten ondermijnen.

Voordat je AI opschaalt, moet je de tijd nemen om de onderliggende data te beoordelen. Zorg dat alle belangrijke datavelden zijn gestandaardiseerd en dat inconsistenties in de gegevens worden opgelost, zodat al je systemen dezelfde taal spreken. Dit fundament maakt alle uitkomsten betrouwbaarder, van voorspellingen tot aanbevelingen.

Welke functies van AI-software zijn belangrijk voor HR-teams?

Een goede AI-oplossing begrijpt jouw organisatie door en door. Dit inzicht is gebaseerd op diepgaande, betrouwbare gegevens over je mensen, hoe ze werken en wat ze nodig hebben om succesvol te zijn. De volgende aspecten zijn essentieel:

Ingebouwde intelligentie

AI moet functioneren binnen de systemen waar je HR-personeel nu al mee werkt, zoals HCM, salarisadministratie en personeelsbeheer. Dankzij ingebouwde functies kun je direct handelen op basis van inzichten, zonder tussen verschillende tools te moeten schakelen of gegevens heen en weer te kopiëren. Daarom is UKG Bryte AI rechtstreeks geïntegreerd in de workflow, zodat je op elk punt in het medewerkerstraject goed onderbouwde beslissingen kunt nemen.

Betrouwbare personeelsinformatie

De kwaliteit van inzichten hangt af van de kwaliteit van de onderliggende gegevens. Kies voor AI die kan putten uit ruime praktijkervaring met personeelsbeheer. UKG Bryte AI gebruikt data van meer dan 30 miljard frontline-interacties per jaar, $700 miljard aan maandelijkse salarisruns en feedback van ruim 20 miljoen medewerkers per jaar. Op basis van deze realistische gegevens kunnen wij adviezen geven die aansluiten bij de manier waarop mensen in de praktijk werken.

Transparante besluitvorming

Vertrouw niet blindelings op alles wat AI je vertelt. Kies liever voor een AI-tool die uitlegt hoe aanbevelingen tot stand komen en die eerlijke uitkomsten ondersteunt. UKG kiest voor een ethische benadering van AI, zodat je vertrouwen opbouwt bij je team en de invoering veilig verloopt.

Schaalbaarheid voor de toekomst

De AI die je vandaag kiest, moet morgen met je organisatie meegroeien. Of je nu generatieve tools, chat-interfaces of voorspellende modellen gaat verkennen: jouw platform moet flexibel genoeg zijn om zich aan te passen. UKG Bryte AI is ontworpen om met je organisatie mee te groeien en innovatie zonder verstoring mogelijk te maken.

Veelgestelde vragen over AI op de werkplek