Human resource management voor zelfredzame medewerkers en betere prestaties

HR-oplossingen om personeelsprocessen te transformeren

Je zoekt waarschijnlijk regelmatig naar manieren om de efficiëntie te verhogen, medewerkers te betrekken en relaties op de werkvloer te verbeteren. De sleutel tot het bereiken van deze zakelijke doelen is een krachtig en capabel personeelsbestand. Dit is precies waar HR-oplossingen het verschil kunnen maken. Van werving en onboarding tot prestatiemanagement en personeelsontwikkeling: HR-oplossingen bieden elke organisatie een scala aan tools en strategieën om het menselijk kapitaal effectief te beheren.

Deze gids biedt een overzicht van de voordelen en functies van HR-oplossingen, laat zien hoe andere organisaties groei hebben gerealiseerd en geeft tips voor het kiezen van de juiste software voor jouw organisatie.

Wat zijn HR-oplossingen en welke onderdelen moeten ze hebben?

HR-oplossingen zijn tools, strategieën en processen die je helpen bij het effectief beheren van je human resources. Traditionele HR-taken worden vertraagd door papierwerk en omslachtige, handmatige processen. Digitale HR-oplossingen maken deze processen eenvoudiger en efficiënter in grote en kleine organisaties in elke sector. 

Sommige HR-oplossingen richten zich op één taak, zoals salarisadministratie. Andere bieden een alles-in-één platform waarmee je meerdere functies beheert zonder data dubbel in te voeren. Dit zijn enkele onderdelen van HR die met een HR-oplossing kunnen worden beheerd:

Talentbeheer

Talentbeheer draait om het aantrekken, ontwikkelen en behouden van toptalent – het geheim achter het succes van je organisatie. HR-oplossingen kunnen de volgende activiteiten voor talentbeheer ondersteunen:

• Werving en onboarding van nieuwe medewerkers
• Prestatiebeheer en het stellen van doelen
• Opvolgingsplanning en loopbaanontwikkeling
• Strategieën voor het behouden van medewerkers en het versterken van hun betrokkenheid
• Data-analyse voor het identificeren van de best presterende medewerkers, vaardigheidstekorten en verbeterpunten binnen de organisatie.

Salarisverwerking

Het is essentieel dat je je medewerkers correct en op tijd betaalt. Je vereenvoudigt dit proces door berekeningen, loonheffingen en uitbetalingen te automatiseren. Kies voor een payroll-oplossing die automatisch de bepalingen van de lokale arbeidswetgeving naleeft. Dit biedt zekerheid, vooral als je organisatie actief is in meerdere landen.

Compliance

HR-afdelingen moeten zorgen dat hun organisatie de arbeidswetgeving naleeft. Maar in een tijd van constante verandering is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Effectieve compliance-oplossingen houden de nieuwste regelgeving bij en stroomlijnen de complianceprocessen, zodat je toekomstbestendig beleid kunt ontwikkelen.

Roosterplanning

Met flexibele werkroosters ondersteun je een gezonde werk-privébalans voor je medewerkers. Zonder automatisering wordt het lastig om afwezigheidsverzoeken en dienstwijzigingen van je teamleden bij te houden. Met behulp van roosteroplossingen kunnen medewerkers hun werkroosters digitaal beheren. Hierdoor worden papieren roosters overbodig en verbetert de communicatie binnen het team. Nog beter: roostersoftware helpt managers en leidinggevenden ook om effectieve beslissingen over de personeelsbezetting te nemen op basis van prognoses, zodat de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek aan het werk zijn.

Rapportage en analyse

Rapportage- en analyseoplossingen bieden realtime dashboards, aanpasbare rapporten en voorspellende analyse om de vooruitgang op weg naar de gestelde doelen te meten en verbeterpunten in kaart te brengen. In de business intelligence-rapporten staan ook HR-statistieken, bijvoorbeeld over het personeelsverloop, de resultaten van werving en selectie en het productiviteitsniveau. Met deze gegevens onder handbereik kun je goed onderbouwde beslissingen nemen om je organisatie beter te laten functioneren.

Tijd en aanwezigheid

Werkgevers moeten de gewerkte uren van hun medewerkers nauwkeurig bijhouden, inclusief pauzes, overuren en afwezigheid. Handmatige tijdregistratie is foutgevoelig en tijdrovend en kan leiden tot foutieve gegevens en mogelijk kostbare complianceproblemen. Tijd- en aanwezigheidsoplossingen automatiseren deze processen, zodat medewerkers hun gewerkte uren gemakkelijker kunnen registreren en managers toegang krijgen tot nauwkeurige gegevens voor salarisverwerking en roosterindeling.

HR-servicelevering

Oplossingen voor HR-servicelevering bieden selfservice-opties waarmee medewerkers alledaagse HR-taken zelf kunnen uitvoeren, zoals het aanvragen van verlof, het bijwerken van persoonlijke informatie en het inzien van documenten. Dankzij deze tools kunnen medewerkers veel HR-zaken zelf regelen.

Welke functies zijn nodig in software voor human resource management?

Human resource management-software biedt waardevolle tools die de medewerker centraal stellen, waardoor het werk voor iedereen efficiënter wordt en de organisatie verder kan groeien. De volgende functies zijn essentieel voor human resource management-software:

Gecentraliseerde personeelsgegevens

Je kunt alle personeelsprocessen beheren vanuit één centrale database met personeelsgegevens, zodat je dezelfde informatie maar één keer hoeft in te voeren. Beheer alle HR-gerelateerde personeelsinformatie handig op één plek, inclusief persoonsgegevens, arbeidsverleden, prestatiebeoordelingen, voorkeuren voor personeelsvoorzieningen, urenstaten en arbeidsgegevens. Dit verkleint het nalevingsrisico en vereenvoudigt de alledaagse taken.

Flexibele workflows

Met flexibele, ingebouwde workflows kun je heel eenvoudig je bedrijfsprocessen en richtlijnen automatiseren, waardoor routinetaken zoals goedkeuringen, beleidsupdates en andere wijzigingen soepel verlopen.

Rapportage en analyse

Als er binnen je organisatie informatie ontbreekt, kan het soms lijken alsof beslissingen te veel worden gebaseerd op aannames of intuïtie. Intelligente rapportage- en analysetools kunnen het hele systeem transparanter maken, zodat je een beeld krijgt van kritische onderdelen en je potentiële problemen een stap vóór blijft.

Selfservice voor medewerkers

Medewerkers hoeven niet meer voor elke vraag bij HR aan te kloppen. HRM-oplossingen geven je medewerkers toegang tot moderne, gebruiksvriendelijke selfservice-tools om hun persoonlijke gegevens bij te werken, informatie over voorzieningen op te vragen, verlof aan te vragen en zich in te schrijven voor trainingsprogramma’s.

Compliance

Goede compliance bevordert het vertrouwen en het welzijn van het personeel en het succes van de organisatie. Ingebouwde regelmodules helpen je om alle relevante arbeidswetten na te leven en waarschuwen je als dit niet het geval is. Je hebt altijd en overal toegang tot een ‘single source of truth’ met betrouwbare en nauwkeurige gegevens, de nieuwste officiële formulieren en geautomatiseerde tools voor afwezigheids- en verlofbeheer.

Training en ontwikkeling

HRM-oplossingen kunnen ook content voor training en ontwikkeling bieden en medewerkers informeren over cursussen die ze op elk apparaat kunnen volgen, op een moment dat hen uitkomt. Dit trainingsmateriaal is ontworpen om jouw mensen te ondersteunen, waar ze zich ook bevinden in hun leertraject. Je kunt hun ontwikkeling volgen, ontbrekende trainingen identificeren en ontwikkelingsplannen op maat maken om iedereen naar vermogen verder te laten groeien.

Wat zijn de voordelen van een HR-oplossing?

Een moderne human resource management-oplossing vereenvoudigt je HR-processen door taken te automatiseren, waardoor je efficiënter werkt en tijd bespaart. Zo blijf je gemakkelijk compliant met de arbeidswetgeving en bouw je aan een rechtvaardige en eerlijke werkomgeving. Bovendien bevordert een HR-oplossing de medewerkersbetrokkenheid door gepersonaliseerde trainings- en ontwikkelingsmogelijkheden aan te bieden, medewerkers zelfredzamer te maken, de communicatie te verbeteren en een gezonde bedrijfscultuur te creëren. Dit zijn enkele voordelen die je kunt behalen met een hoogwaardige HR-oplossing:

Gestroomlijnde processen

HR-oplossingen verhogen de snelheid, efficiëntie en nauwkeurigheid door handmatige processen te automatiseren. Zo houden je ervaren HR-professionals meer tijd over voor strategische processen en wordt de algehele medewerkersbeleving verbeterd.

Casestudy: Orthopedische praktijk EmergeOrtho koos voor de UKG Ready® HCM-suite om de werkdruk door onboarding van nieuwe medewerkers te verlichten. Met geautomatiseerde processen om nieuwe medewerkers te verwelkomen en te onboarden, bespaart de praktijk elke week een hele werkdag, wat neerkomt op een jaarlijkse kostenbesparing van circa €22.000.

Vereenvoudigde payroll

HR-oplossingen automatiseren complexe payrollberekeningen en belastinginhoudingen en verbeteren de nauwkeurigheid en de naleving. In plaats van dezelfde gegevens in meerdere systemen in te voeren, wordt de informatie één keer toegevoegd en automatisch gedeeld tussen afdelingen. Deze automatisering verkleint de kans op fouten en geeft HR-teams meer tijd voor andere taken met een hogere toegevoegde waarde.

Snellere onboarding

Het onboardingproces voor nieuwe medewerkers is vaak erg tijdrovend: een gemiddelde nieuwe medewerker moet in deze periode maar liefst 54 taken uitvoeren. HR-oplossingen stroomlijnen de onboarding door de ondertekening van documenten, trainingen en andere papieren processen voor nieuwe medewerkers te automatiseren. Deze moderne aanpak zorgt dat nieuwe krachten sneller aan de slag kunnen en de belasting voor de HR-afdeling afneemt.

Betere medewerkerservaring

Moderne technologie geeft je mensen de informatie en transparantie die ze nodig hebben om hun loopbaanpad effectief te beheren. Met een HR-oplossing kunnen je medewerkers op elk moment zelf hun gegevens inzien en taken zelfstandig uitvoeren zonder tussenkomst van HR. Het resultaat is minder ergernis, betere communicatie en een gezondere arbeidsrelatie op basis van een cultuur van vertrouwen.

Casestudy: Leslie’s Pool & Spa Services heeft UKG Pro in gebruik genomen om het personeel zelfredzamer te maken in elke fase van het medewerkerstraject, zodat ze zich volledig kunnen concentreren op het bieden van uitzonderlijke dienstverlening. Met HR-servicelevering van UKG kunnen medewerkers nu op elk moment gebruikmaken van een bibliotheek met selfservice-tools: informatie over werving en onboarding, realtime salarisgegevens, beheer van personeelsvoorzieningen, werkroosters, leermiddelen en prestatiebeoordelingen.

Gezondere bedrijfscultuur

Naadloze communicatiekanalen overbruggen de kloof tussen afdelingen. Wanneer alle teamleden dezelfde communicatiekanalen gebruiken, kun je de operationele efficiëntie verbeteren en een bedrijfscultuur op basis van samenwerking creëren waarin iedereen zich vrij voelt om de eigen ideeën en opvattingen te uiten.

Casestudy: Na een fusie heeft TravelBrands een UKG-oplossing ingevoerd. Diana Valler, Chief Human Resources Officer:

"We wilden samenwerken met een partner die aansluit bij onze kernwaarden: harmonie, integriteit en succes. UKG stelt de mens centraal. Dat doet TravelBrands ook, dus het was een perfecte match. We weten dat wij onze doelen nooit helemaal alleen kunnen bereiken. Samen kom je veel verder en UKG werkt als partner nauw met ons samen, zodat we kunnen blijven innoveren.”

Minder personeelsverloop

Gestroomlijnde interne processen verminderen de wrijving voor het personeel. Het verloop daalt doordat de wervingscyclus wordt geoptimaliseerd, medewerkers zich beter kunnen ontwikkelen en de tevredenheid toeneemt.

Casestudy: De restaurantketen Portillo’s heeft 70 vestigingen in negen Amerikaanse staten. De horeca staat bekend om een hoog personeelsverloop, wat gevolgen kan hebben voor de bedrijfsprocessen. Bovendien is het sinds covid moeilijker geworden om mensen aan te trekken die in deze bedrijfstak willen werken. Portillo’s geeft zijn medewerkers via de mobiele app van UKG Pro toegang tot alle belangrijke informatie, zoals loonstrookjes, roosters en informatie over arbeidsvoorwaarden. Managers kunnen gedetailleerde analyses uitvoeren en rapporten opvragen om beter onderbouwde beslissingen te nemen over de personeelsbezetting – en dat is belangrijk om het personeel tevreden te houden.

Strengere nalevingsnormen

De naleving van wet- en regelgeving wordt minder ingewikkeld met HR-oplossingen die via automatische updates en herinneringen up-to-date blijven met de nieuwste wettelijke vereisten. Dit vermindert het risico van overtredingen en boetes en zorgt dat het beleid van de organisatie voldoet aan de actuele regels, óók met betrekking tot de salarisadministratie.

Casestudy: Honkbalteam de Miami Marlins heeft een dynamisch personeelsbestand, dat tijdens het honkbalseizoen twee keer zo groot wordt. Vanwege de wisselende personeelsomvang moeten de payrollteams hard werken om verschillende werkroosters, salarissen en bonussen effectief te beheren. Caroline O’Connor, Chief Operating Officer, beschrijft de voordelen van UKG Pro om de complexe compliancevereisten te beheren:

“Dankzij de kant-en-klare functies van UKG Pro voor compliancebeheer kunnen we veel interne taken optimaliseren. Hierdoor kan ons payrollteam zelfstandig werken.”

Een strategie voor een HR-oplossing in 7 stappen

Je moet niet over één nacht ijs gaan bij het selecteren en uitrollen van een geschikte HR-oplossing voor je organisatie. Volg de onderstaande stappen om een robuuste strategie te ontwikkelen waarmee je de ideale oplossing voor jouw bedrijf kunt onderzoeken, testen en implementeren: 

1. Breng de doelen van de organisatie in kaart

Breng in kaart wat jouw organisatie wil bereiken met de invoering van een HR-oplossing. Dit is voor elke organisatie weer anders.

Kijk naar de bredere bedrijfsstrategie en de manier waarop HR jouw doelen moet ondersteunen. Als je bijvoorbeeld wilt uitbreiden naar een nieuwe markt en behoefte hebt aan medewerkers met bepaalde skillsets, dan zou je vooral kunnen kijken naar systemen voor werving en selectie.

Concentreer je op de belangrijkste doelen en praat met betrokkenen in de hele organisatie om inzichten te verzamelen en knelpunten in de huidige HR-processen in kaart te brengen.

2. Analyseer de huidige HR-capaciteiten

Behalve als je organisatie net pas is begonnen, heb je waarschijnlijk al bepaalde HR-functies op orde, zoals werving en selectie, salarisadministratie en prestatiebeheer. Analyseer de huidige werkwijzen, systemen en technologieën om mogelijke verbeterpunten te vinden. Misschien kom je erachter dat de jaarlijkse inschrijfperiode voor bepaalde personeelsvoorzieningen erg ingewikkeld is voor je medewerkers, en besluit je op zoek te gaan naar een betere oplossing om de communicatie hierover te verbeteren.

3. Bepaal de systeemvereisten

Bepaal de technische vereisten voor je HR-oplossing op basis van je huidige situatie en je ambities voor de toekomst:

• Hoeveel HR-teamleden gaan de HR-oplossing gebruiken?
• Hoeveel medewerkers gaan ze met de oplossing beheren?
• Verwacht je dat de organisatie binnenkort flink gaat groeien?
• Heb je behoefte aan selfservice-functies voor je personeel?
• Met welke andere technologieën wil je de HR-oplossing integreren, zoals boekhoud- of ERP-systemen?
• Hebben de eindgebruikers van je HR-oplossing speciale trainingen nodig?
• Wil je ook mobiele toegang?
• Aan welke vereisten voor gegevensbeveiliging moet je voldoen?

4. Doe onderzoek naar passende HR-oplossingen

Onderzoek relevante leveranciers op de markt en vergelijk hun oplossingen. In deze fase is het budget een belangrijke factor. Zorg dus dat je het prijsmodel van je voorkeursoplossing goed begrijpt. Beantwoord daarbij de volgende vragen:

• Rekent de leverancier een prijs per gebruiker of een vast bedrag?
• Zijn er kortingen als je een jaarabonnement neemt?
• Zijn er verborgen kosten, bijvoorbeeld voor installatie, trainingen of onderhoud?
• Kun je het abonnement gemakkelijk aanpassen als dit nodig is?

Een andere overweging zal zijn hoe snel je gebruikers zich thuis voelen in het nieuwe systeem. Bekijk softwarerecensies op platforms zoals G2 of TrustRadius om te zien hoe andere klanten een bepaald softwareproduct ervaren. Zo krijg je een goed beeld van het gebruiksgemak van de oplossing, en van eventuele functies die ontbreken. En het mooiste van gebruikersrecensies is dat ze laten zien hoe snel en effectief leveranciers reageren op servicevragen.

5. Ontwikkel een implementatieplan

Beschrijf in grote lijnen hoe je de geselecteerde HR-oplossing wilt integreren in je organisatie en welke stappen daarvoor nodig zijn.

• Welke teams worden betrokken bij het implementatieproces?
• Hoeveel tijd heb je nodig om bestaande data te migreren naar het HR-systeem?
• Wil je eerst een proefversie draaien voordat je de volledige implementatie uitvoert?
• Wie is verantwoordelijk voor verandermanagement en communicatie om een soepele overgang te waarborgen?

6. Rol de HR-software uit

Installeer de nieuwe HR-oplossing in de hele organisatie. Onthoud dat verandermanagement in deze fase cruciaal is, omdat je mensen zich moeten aanpassen aan een nieuwe manier van werken. Zorg voor goede training van HR-medewerkers en eindgebruikers en communiceer de voordelen van het nieuwe systeem om de acceptatie te bevorderen.

7. Evalueer de oplossing en stuur bij waar dit nodig is

Wanneer de nieuwe HR-oplossing operationeel is, moet je goed observeren hoe deze presteert. Doe dit bijvoorbeeld als volgt:

• Ontwikkel mechanismen om regelmatig feedback van gebruikers te verzamelen, zodat eventuele problemen aan het licht komen.
• Bepaal kengetallen en KPI’s om de prestaties van de HR-software te meten ten opzichte van de verwachte resultaten.
• Beoordeel en actualiseer regelmatig de strategie om de HR-oplossing aan te passen aan veranderende organisatiebehoeften en technologische ontwikkelingen.

Veelgestelde vragen over HR-oplossingen