Websiteprivacyverklaring

Bescherming van uw persoonlijke gegevens

UKG Inc. en haar respectievelijke gelieerde ondernemingen (gezamenlijk 'UKG', 'wij' en/of 'ons') zetten zich in voor de bescherming van de privacy van de personen die onze website en subpagina's op https://www.ukg.com/ (de 'Site') bezoeken en die onze producten en diensten gebruiken of anderszins rechtstreeks met ons communiceren ('u').

DRAAGWIJDTE

Deze wereldwijde privacyverklaring ("Privacyverklaring") beschrijft de privacypraktijken van UKG in verband met uw gebruik van de Site en uw gebruik van de producten en diensten van UKG die door UKG aan haar klanten worden aangeboden en voor u worden geleverd (gezamenlijk onze "Diensten"). We verstrekken informatie over de keuzes die u hebt met betrekking tot het verzamelen of gebruiken van uw persoonlijke gegevens, inclusief vergelijkbare termen zoals gedefinieerd door verschillende rechtsgebieden, en de rechten die aan u worden verleend, inclusief de mogelijkheid om toegang te krijgen tot uw persoonlijke gegevens of deze bij te werken.

Sommige wetten inzake gegevensbescherming maken onderscheid tussen "verwerkingsverantwoordelijken" en "verwerkers" als het gaat om de verwerking van persoonlijke informatie. Hoewel de specifieke termen van rechtsgebied tot rechtsgebied kunnen verschillen, blijven de onderliggende principes over het algemeen consistent. De entiteit die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, is de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker is een entiteit die in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt zonder beslissingen te nemen. Afhankelijk van het scenario kan UKG zowel een verwerkingsverantwoordelijke als een verwerker zijn.

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer UKG verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens (wanneer UKG gegevens rechtstreeks van u verzamelt). In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe UKG dergelijke gegevens verwerkt, met inbegrip van het verzamelen, delen, gebruiken en bewaren van uw persoonsgegevens en uw rechten als betrokkene.

Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op de gegevensverwerkingsactiviteiten van UKG ten behoeve van haar zakelijke klanten. Als u een werknemer, opdrachtnemer of sollicitant bent van een organisatie die gebruikmaakt van de producten en diensten van UKG, neem dan contact op met uw werkgever voor vragen over privacy. Bovendien is deze Privacyverklaring niet van toepassing op:

• De verwerking van persoonsgegevens door UKG in verband met bepaalde direct-to-consumer-producten en -diensten (bijv. e-Vault) waarbij UKG de verwerkingsverantwoordelijke is. Voor meer informatie over de werkwijze van UKG voor deze producten en diensten, zie de UKG Employee Vault Notice.
• De verwerking van persoonsgegevens door UKG als gegevensverwerker bij het leveren van haar diensten aan zakelijke klanten van UKG
• Klik hier voor meer informatie over biometrische gegevens en de tijdwaarnemingsapparaten van UKG.
• Kinderen en/of minderjarigen. Onze Diensten zijn niet ontworpen of bedoeld voor gebruikers onder de wettelijke leeftijd om te werken volgens de toepasselijke wetgeving. Als u enige reden heeft om aan te nemen dat een gebruiker van onze site of onze diensten jonger is dan de wettelijke leeftijd om te werken, neem dan contact met ons op via [email protected] en wij zullen passende maatregelen nemen.

Raadpleeg onze pagina ESG-programma – Privacy en gegevensbescherming voor meer informatie over de inzet van UKG op het gebied van privacy.

Wat is persoonlijke informatie?

Voor de toepassing van deze Privacyverklaring betekent "persoonlijke informatie" informatie die door UKG is verzameld met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon en die vergelijkbare termen omvat zoals gedefinieerd door verschillende rechtsgebieden.

Persoonsgegevens omvatten geen niet-persoonlijke gegevens, zoals gegevens die zijn samengevoegd, geanonimiseerd of geanonimiseerd, zodat geen enkele individuele natuurlijke persoon redelijkerwijs kan worden geïdentificeerd.

Onze rol

UKG Inc is de beheerder van uw persoonlijke gegevens wanneer u onze site bezoekt of contact met ons opneemt als potentiële klant van onze producten en diensten. Dit betekent dat wij bepalen en verantwoordelijk zijn voor hoe uw persoonlijke gegevens worden gebruikt.

Als u een eindgebruiker bent van onze producten en diensten ('Eindgebruiker'), verwerken wij uw persoonsgegevens als gegevensverwerker namens de betreffende klant of als subverwerker namens de aan UKG gelieerde onderneming die een contract heeft gesloten met de betreffende klant, behalve voor zover u bepaalde direct-to-consumer-producten en -diensten gebruikt (bijv. e-Kluis, ). De klant is normaal gesproken uw huidige, vroegere of toekomstige werkgever. Dit betekent dat de UKG-klant bepaalt en verantwoordelijk is voor hoe uw persoonlijke gegevens worden gebruikt, en dat wij uw persoonlijke gegevens namens de betreffende klant gebruiken op basis van hun instructies, zoals uiteengezet in een gegevensverwerkingsovereenkomst tussen UKG en UKG-klant.

We gebruiken echter ook bepaalde persoonsgegevens van Eindgebruikers van onze Diensten voor onze eigen doeleinden als gegevensbeheerder, zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

Links naar websites die niet van UKG zijn

Voor uw gemak kan de Site links bevatten naar websites en/of informatie van derden. Wanneer u deze links bezoekt, verlaat u de site van UKG en wordt u doorgestuurd naar een website van derden. UKG heeft geen controle over websites van derden, dus de privacypraktijken van derden kunnen verschillen van de privacypraktijken van UKG. Wij onderschrijven websites van derden niet en doen geen uitspraken over deze websites. Wanneer u persoonsgegevens deelt met websites van derden, valt de verwerking door derden niet onder deze Privacyverklaring. We raden u aan om het privacybeleid van een website of bedrijf te lezen voordat u persoonlijke informatie deelt.

HOE UKG UW PERSOONSGEGEVENS VERZAMELT

Bronnen van persoonlijke informatie en persoonlijke informatie die we verzamelen:

UKG verzamelt persoonsgegevens uit verschillende bronnen, waaronder:

• Rechtstreeks van u als gebruiker van onze Diensten, met inbegrip van sollicitanten;
• Van dienstverleners of andere derden, met inbegrip van de accountbeheerders van onze klant; en
• Automatisch op basis van het bezoek of de activiteit van een websitebezoeker op onze Diensten.

Lees elk van de onderstaande secties voor meer informatie over hoe UKG persoonlijke informatie verzamelt en welke persoonlijke informatie wordt verzameld.

Hoe we persoonlijke informatie verzamelen

UKG verzamelt persoonsgegevens wanneer u onze Diensten bezoekt en wanneer u ervoor kiest om persoonsgegevens te verstrekken. We verzamelen bijvoorbeeld informatie wanneer u contact met ons opneemt via onze site, uw e-mailadres, telefoonnummer of andere soortgelijke contactgegevens verstrekt, zoals de informatie die u verstrekt wanneer u zich aanmeldt voor een webinar. Sollicitanten die een sollicitatie bij UKG invullen of een profiel op deze Site aanmaken, kunnen ook inloggegevens en andere informatie verstrekken die relevant is voor de sollicitatie.

BRON	GEGEVENSELEMENTEN	HOE/DOEL
Bezoekers van onze site	Voor- en achternaam; Bedrijf; Functietitel; Adres; Telefoonnummer; E-mailadres;  IP-adres, apparaattype, unieke apparaatidentificatienummers, browsertype, brede geografische locatie (bijvoorbeeld locatie op land- of stadsniveau op basis van uw openbare IP-adres), prestaties en andere gebruiks- en technische informatie. Informatie over hoe u omgaat met onze websites (bijvoorbeeld verwijzende webpagina, bezochte pagina's, gebruikte functies), e-mails, inhoud of andere functies (bijvoorbeeld wanneer u een marketing-e-mail opent of op een ingesloten link klikt, of als u video's op onze site bekijkt of interactie hebt met/berichten stuurt via onze chatfunctie). Een deel van deze informatie kan worden verzameld met behulp van cookies en vergelijkbare trackingtechnologie, zoals verder wordt uitgelegd in onze Cookieverklaring. We verzamelen geen "gevoelige persoonlijke informatie" zoals gedefinieerd door de Californische wet die verder gaat dan wat nodig is om de door u gevraagde diensten  te leveren.Daarom bieden we u geen mechanisme om u te verzoeken ons gebruik van gevoelige persoonlijke informatie te beperken.	Om het doel of de doelen te vervullen waarvoor de informatie is verzameld of verstrekt, inclusief om met u te communiceren en te reageren op uw vragen en verzoeken, en om het gebruik van bepaalde diensten te analyseren, te beheren en mogelijk te maken. Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang   Inzicht krijgen in de bezoekers van onze website, hun herkomst en hun interesses om de kwaliteit en relevantie van de site te verbeteren door middel van interne analyses. Het beheren en onderhouden van onze websites, het leveren van gevraagde inhoud en het weergeven van landspecifieke informatie. Bescherm de beveiliging en voorkom misbruik door het gebruik te volgen, accounts te verifiëren, verdachte activiteiten te onderzoeken en voorwaarden en beleid af te dwingen.
Derden of openbaar beschikbare bronnen (inclusief gekochte zakelijke contactgegevens)	Voornaam Achternaam Zakelijke e-mail Telefoonnummer Bedrijfsnaam Functieniveau Functionele rol Zakelijk adres Online identificatiemiddel Werkgerelateerde informatie	We gebruiken deze gegevens voor onze interne klantanalyses, om marketingmogelijkheden voor potentiële klanten te identificeren en om de relevantie van de inhoud van onze site en onze advertenties te verbeteren.  We kunnen persoonlijke informatie verzamelen of ontvangen van derden, waaronder van onze gelieerde ondernemingen, marketingbedrijven, vacaturesites en wervingsbureaus. Deze gegevens kunnen in licentie zijn gegeven door derden of openbaar beschikbaar zijn.    We verzamelen zakelijke contactgegevens voor accountbeheerdoeleinden met betrekking tot het gebruik van UKG software-as-a-service-applicaties of professionele services.    Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang Analytische informatie en om het gebruik van bepaalde Services te beheren en mogelijk te maken.   Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang
Rechtstreeks van u als gebruiker van onze Diensten	Voornaam Achternaam Zakelijke e-mail Telefoonnummer Bedrijfsnaam Contactpersoon voor noodgevallen (in sommige gevallen) Dieetvoorkeuren (in sommige gevallen) Gezondheids- en veiligheidsinformatie (in sommige gevallen) Factureringsgegevens (zoals factuurnaam, factuuradres en creditcardnummer)	Als u zich registreert om een door UKG gesponsord evenement bij te wonen, kunnen we bepaalde gegevens nodig hebben. Wettelijke basis: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang
Bezoekers van onze site	IP-adres	Onze site kan functies voor sociale media bevatten, zoals videolinks en andere functionaliteit om uw interesse in onze site en ander materiaal aan te tonen, en kan een cookie instellen om dergelijke functionaliteit mogelijk te maken. Deze functionaliteit kan worden gehost door een derde partij of rechtstreeks op onze site worden gehost. Wanneer deze functies worden aangeboden of gehost door een derde partij, is uw gebruik van en interactie met deze functies naar eigen goeddunken en wordt deze beheerst door het privacybeleid van de bedrijven die ze aanbieden.    Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang
Informatie over klantaccountbeheer	Voornaam Achternaam Zakelijke e-mail Telefoonnummer Bedrijfsnaam Functieniveau Functionele rol Zakelijk adres Online identificatiecode en wachtwoord	We verzamelen zakelijke contactgegevens voor accountbeheerdoeleinden met betrekking tot het gebruik van UKG software-as-a-service-applicaties of professionele services. Als u bepaalde systemen van UKG gebruikt, verzamelen we gegevens van u om meervoudige verificatie mogelijk te maken, zoals mobiel nummer, e-mailadres of unieke verificatie-ID.  Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang
Analytische informatie over het gebruik van de Diensten ('Gebruiksgegevens')	IP-adres Mobiel telefoonnummer Gebruikersinstellingen Mobiele advertenties en andere unieke identificatienummers Details van browser, apparaat en besturingssysteem Locatie-informatie (afgeleid van uw IP-adres) Internet Service Provider Clickstream-gegevens Cookiegegevens (zie hieronder) Informatie over hoe u omgaat met en gebruik maakt van de Diensten	Onze Diensten kunnen informatie vastleggen over de toegang, het gebruik en de prestaties van de Diensten, waaronder hoe vaak u de applicatie gebruikt, de gebeurtenissen die plaatsvinden binnen de applicatie, geaggregeerde gebruiksmetagegevens, prestatiegegevens, uw IP-adres. We koppelen de Gebruiksgegevens die we verwerken niet aan persoonlijke informatie die u binnen de Diensten verstrekt. We gebruiken Gebruiksgegevens om onze Diensten te analyseren, te verbeteren en te ontwikkelen. Wettelijke grondslag: Toestemming voor de verwerking van gegevens op apparaatniveau en Legitieme belangen voor alle andere Gebruiksgegevens voor zover wettelijk vereist
Feedback van eindgebruikers en klanten	Productfeedback via enquêtes.	We kunnen alle feedback die we ontvangen met betrekking tot onze diensten gebruiken om verbeteringen aan te brengen en nieuwe productkenmerken en -functionaliteiten te ontwikkelen.
Inhoud van eindgebruikers en klanten	Naam; Bedrijf; Functietitel; Adres; Telefoonnummer; en E-mailadres IP-adressen en informatie over het besturingssysteem (functie 'laatste accountactiviteit'). Alle informatie met betrekking tot Eindgebruikers die door klanten of Eindgebruikers wordt geüpload naar UKG-diensten.	Over het algemeen verwerken we Eindgebruikers- en Klantcontent alleen als gegevensverwerker om de Services aan en namens onze klanten te leveren. In een beperkt aantal gevallen, wanneer onze klant (uw werkgever) ons heeft geïnstrueerd, kunnen we Eindgebruikers- en Klantinhoud gebruiken om functionaliteiten te analyseren, te verbeteren en te ontwikkelen. Waar mogelijk nemen we maatregelen om dergelijke inhoud samen te voegen, te anonimiseren of te anonimiseren voordat deze door UKG als verwerkingsverantwoordelijke wordt gebruikt Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang

Cookies en andere vergelijkbare technologieën

Net als veel andere websites maakt UKG gebruik van cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën (onder meer voor analyse, functionaliteit, advertenties en andere doeleinden). Voor meer informatie over de technologieën die we gebruiken en hoe u deze technologieën kunt beheren, zie onze Cookieverklaring.

Analytics

We gebruiken Google Analytics en andere serviceproviders om analytische informatie over onze services te verzamelen en te verwerken. Ga voor meer informatie over het gebruik van gegevens door Google naar www.google.com/policies/privacy/partners/. U kunt zich afmelden voor het verzamelen en verwerken van gegevens die worden gegenereerd door Google Analytics door uw gebruik van onze website door naar https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Overige informatie

Als UKG andere persoonsgegevens van u verzamelt, leggen wij uit welke persoonsgegevens worden verzameld en met welk doel deze worden verzameld.

HOE UKG PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKT

Waarom we uw persoonlijke gegevens gebruiken:

UKG vertrouwt op wettelijke grondslagen, zoals de uitvoering van de overeenkomst of het gerechtvaardigd belang. Daarnaast kunnen we persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• Om het (de) doel(en) te vervullen waarvoor de informatie is verzameld of verstrekt, inclusief om met u te communiceren en te reageren op uw vragen en verzoeken;
• Om onze Diensten te verbeteren door middel van testen, onderzoek, analyse en productontwikkeling (met inbegrip van Gebruiksgegevens en, indien geïnstrueerd, geaggregeerde, geanonimiseerde of geanonimiseerde Inhoud van Eindgebruikers of Klanten);
• Om onze diensten op de markt te brengen, te adverteren en te promoten, bijvoorbeeld om u suggesties en aanbevelingen te doen over producten of diensten die voor u interessant kunnen zijn;
• Om ondersteuning en informatie over onze Diensten te bieden via een virtuele assistent, ook wel chatbot genoemd, die 24/7 beschikbaar is op onze Sites;
• Om training te geven met betrekking tot de Diensten, zoals het beschikbaar stellen van trainingsmateriaal of evenementen (persoonlijk of online) waarvoor we uw persoonlijke gegevens kunnen gebruiken om kennisgevingen en informatie over dergelijke trainingen en evenementen te verstrekken;
• Voor beveiligings-, audit-, intern onderzoek en fraudepreventiedoeleinden, zoals het voorkomen van ongeoorloofde toegang of openbaarmaking, om de nauwkeurigheid van gegevens te handhaven, om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw persoonlijke informatie te beschermen; om alleen het juiste gebruik van uw persoonlijke gegevens toe te staan; om frauduleuze, schadelijke, ongeoorloofde, onethische of illegale activiteiten te identificeren;
• Om rechtszaken te beheren, zoals in verband met het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van onze wettelijke rechten wanneer dit noodzakelijk is voor onze legitieme belangen of de legitieme belangen van anderen;
• Om de inhoud en het formaat van onze diensten te verbeteren, onder meer door het gebruik van cookies en andere vergelijkbare technologieën, zoals het meten van de voorkeuren van bezoekers van onze site, het analyseren van trends, het beheren van de diensten, het analyseren van het gebruik van de services en het verzamelen van demografische informatie over bezoekers van de site;
• Om ons in staat te stellen de functionaliteit van onze mobiele applicaties beter te begrijpen, hoewel we de gebruiksinformatie die we via de mobiele applicaties verzamelen niet koppelen aan persoonlijke informatie die u binnen de mobiele applicatie indient;
• Voor andere doeleinden waarvoor u toestemming hebt gegeven;
• Om uw persoonlijke gegevens samen te voegen of te anonimiseren, zodat de informatie niet langer aan u of uw apparaat kan worden gekoppeld, en om dergelijke gegevens te gebruiken en te delen voor zakelijke doeleinden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving; en
• Om te voldoen aan alle toepasselijke wettelijke verplichtingen, zoals het voldoen aan dagvaardingen en andere gerechtelijke bevelen om gegevens te verwerken wanneer we hebben vastgesteld dat dit wettelijk verplicht is.

Er wordt geen mobiele informatie verkocht of gedeeld met derden/gelieerde ondernemingen voor marketing-/promotiedoeleinden.

WANNEER UKG UW PERSOONLIJKE GEGEVENS OPENBAAR MAAKT

Houd er rekening mee dat UKG geen persoonlijke gegevens aan derden verkoopt. De term "verkopen", zoals gedefinieerd door de toepasselijke wetgeving, betekent openbaarmaking van persoonlijke informatie aan derden tegen geldelijke of andere waardevolle vergoedingen.

Lees elk van de onderstaande secties voor meer informatie over hoe we uw persoonlijke gegevens kunnen delen.

Filialen:

We kunnen uw persoonlijke gegevens bekendmaken aan onze gelieerde ondernemingen om de levering van een product of dienst te vergemakkelijken of om een taak uit te voeren die u hebt aangevraagd.

Derden (verkopers/dienstverleners):

We kunnen samenwerken met derden (verkopers en/of dienstverleners) om de levering van een product of dienst te vergemakkelijken (of om bepaalde functies uit te voeren, zoals het verbeteren en/of leveren van ons product- en dienstenaanbod); een taak voltooien die u hebt aangevraagd; het geven van opleidingen; productonderzoek en -ontwikkeling ondersteunen (inclusief het trainen van AI-modellen), marketing en reclame maken; de Diensten uit te voeren, te beveiligen en te optimaliseren; en coördineren en samenwerken met onze partners.

We hebben contracten met dergelijke derden om bepaalde functies namens ons uit te voeren, en alleen op onze aanwijzing. Deze derden zijn gebonden aan overeenkomsten die vertrouwelijkheid en andere gegevensbeschermingsvoorwaarden bevatten die zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat de derden uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken voor zover dat nodig is om deze gecontracteerde diensten te leveren in overeenstemming met onze instructies (en voor de doeleinden die we bekendmaken).

Aanvullende toelichtingen

Wij kunnen uw persoonsgegevens openbaar maken indien nodig om:

• Om klantenservice of technische ondersteuning te bieden met betrekking tot trainingen of webinars waarvoor u zich registreert of bijwoont;
• Voor onze administratie en bedrijfsvoering en om uw relatie met ons bij te houden;
• Om te voldoen aan de wet of aan wettelijke verplichtingen, zoals met wetshandhavingsfunctionarissen, overheidsinstanties of andere derden in reactie op een rechtmatig verzoek om informatie door een bevoegde autoriteit, als wij van mening zijn dat openbaarmaking in overeenstemming is met, of anderszins vereist is door, toepasselijke wet- en regelgeving of juridische procedures, inclusief om te voldoen aan nationale veiligheids- of wetshandhavingsvereisten;
• Om rechtszaken te beheren en interne audits en onderzoeken uit te voeren, zoals om onze rechten en eigendommen te beschermen en te verdedigen, frauduleuze of illegale activiteiten te onderzoeken en interne financiële, beveiligings- of andere audits uit te voeren;
• Beschermen tegen misbruik of ongeoorloofd gebruik van onze Site, producten en diensten;
• De persoonlijke veiligheid of eigendommen van onze gebruikers of het publiek te beschermen (dit betekent onder andere dat als u valse informatie verstrekt of probeert de identiteit van een ander te gebruiken, informatie over u openbaar kan worden gemaakt als onderdeel van een onderzoek naar uw acties)
• In verband met, of tijdens de onderhandelingen over, een fusie, verkoop van bedrijfsactiva, consolidatie of herstructurering, financiering of overname van het geheel of een deel van ons bedrijf door of aan een ander bedrijf, met inbegrip van de overdracht van contactgegevens en gegevens van klanten, partners en eindgebruikers;
• In geaggregeerde en geanonimiseerde of geanonimiseerde vorm; en
• Wanneer we uw toestemming hebben om de informatie te delen.

Anders dan zoals vermeld in deze Privacyverklaring, zullen we ons inspannen om uw persoonlijke gegevens niet vrij te geven aan onbekende of niet-gelieerde derden, en we zullen uw persoonlijke gegevens niet vergelijken met die van een andere klant of entiteit.

OVERDRACHT VAN PERSOONSGEGEVENS

Internationale doorgifte

UKG stemt ermee in dat het de Standard Contractual Clauses ("SCC's") of de UK International Data Transfer Agreement zal gebruiken voor UKG-overdrachten aan externe subverwerkers die onderworpen zijn aan grensoverschrijdende mechanismen voor overdrachten tussen UKG-entiteiten. Voor ontvangers in de VS kan UKG ook persoonsgegevens overdragen aan ontvangers die zich hebben gecertificeerd volgens het EU-U.S. Data Privacy Framework, Swiss-US Data Privacy Framework en het UK-U.S. Data Privacy Framework.

Deze praktijk voldoet aan de Europese vereisten voor de overdracht of verwerking van persoonsgegevens door UKG buiten de EER, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk of in een ander rechtsgebied dan de EER, Zwitserland, het VK of andere door de Europese Commissie goedgekeurde landen die 'adequate' gegevensbescherming bieden. Voor meer informatie over hoe UKG voldoet aan de Schrems II-jurisprudentie, verwijzen wij u naar de Transfer Risk and Impact Statement van UKG.

Kader voor gegevensbescherming

UKG voldoet aan het EU-U.S. en het Swiss-US Data Privacy Framework, evenals het UK-U.S. Data Privacy Framework (gezamenlijk het "Data Privacy Framework"), inclusief aansprakelijkheid voor verdere overdrachten, zoals uiteengezet door het Amerikaanse ministerie van Handel met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en bewaren van persoonlijke informatie die wordt overgedragen vanuit de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en/of Zwitserland, indien van toepassing. UKG heeft aan het ministerie van Handel verklaard dat het zich houdt aan de Data Privacy Framework Principles met betrekking tot dergelijke informatie. Als er een conflict is tussen de voorwaarden in deze verklaring en de beginselen van het kader voor gegevensbescherming, zijn de beginselen van het kader voor gegevensbescherming van toepassing. Voor meer informatie over het Data Privacy Framework-programma en om onze certificering te bekijken, gaat u naar de website van het Data Privacy Framework en de Data Privacy Framework Statement van UKG

Verwerkte gegevens: UKG biedt HR-managementtools die onze klanten gebruiken voor hun personeelsbestand. Bij het aanbieden van deze tools verwerkt UKG gegevens die onze klanten aan onze diensten verstrekken of ons opdracht geven om namens hen te verwerken. Hoewel de klanten van UKG beslissen welke gegevens worden verwerkt, omvat dit doorgaans informatie over hun werknemers, zoals contactgegevens, planning en loonstroken. Doeleinden van de gegevensverwerking: UKG verwerkt gegevens die door klanten worden verstrekt met het oog op het leveren van de online diensten van UKG aan onze klanten. Om deze doeleinden te bereiken, kan UKG toegang krijgen tot de gegevens om de diensten te leveren, om technische of serviceproblemen te corrigeren en aan te pakken, om te reageren op vragen van de klantenservice of om instructies van de klant op te volgen die de gegevens heeft ingediend, als reactie op contractuele vereisten of voor beveiligingsbewaking.

Vragen en klachten: Als u van mening bent dat UKG uw persoonsgegevens bewaart in een van de diensten die binnen het kader van onze Data Privacy Framework-certificering vallen, kunt u eventuele vragen of klachten over de naleving van ons Data Privacy Framework aan [email protected] richten. UKG zal binnen 45 dagen reageren. Als u een onopgelost probleem met betrekking tot privacy of gegevensgebruik hebt dat we niet naar tevredenheid hebben opgelost, neem dan (gratis) contact op met onze in de VS gevestigde externe aanbieder van geschillenbeslechting via https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Als noch UKG, noch onze geschillenbeslechter uw klacht oplost, heeft u mogelijk de mogelijkheid om deel te nemen aan bindende arbitrage via het Data Privacy Framework Panel. Zie voor meer informatie over deze optie bijlage I bij de beginselen van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming.

Derden die persoonsgegevens kunnen ontvangen: UKG maakt gebruik van een beperkt aantal externe dienstverleners om ons te helpen bij het leveren van onze diensten aan klanten. Deze externe aanbieders bieden verschillende diensten aan, waaronder diensten voor gegevensopslag. Deze derden kunnen in het kader van het verlenen van hun diensten toegang krijgen tot persoonsgegevens en deze verwerken of opslaan. UKG onderhoudt contracten met deze derden die hun toegang, gebruik en openbaarmaking van persoonsgegevens beperken in overeenstemming met onze verplichtingen uit het Data Privacy Framework, inclusief de bepalingen inzake verdere doorgifte, en UKG blijft verantwoordelijk en aansprakelijk als zij niet aan deze verplichtingen voldoen en wij zijn verantwoordelijk voor de gebeurtenis die aanleiding geeft tot schade.

Uw recht op toegang, om het gebruik te beperken en om openbaarmaking te beperken: EU-burgers en Zwitserse burgers hebben het recht om toegang te krijgen tot persoonsgegevens over hen en om het gebruik en de openbaarmaking van hun persoonsgegevens te beperken. Met onze zelfcertificering van het Data Privacy Framework heeft UKG zich ertoe verbonden deze rechten te respecteren. Met uitzondering van MyPeopleDoc Employee Vault en Immedis Tax Services heeft het personeel van UKG beperkte toegang tot de gegevens die onze klanten bij onze diensten indienen. Als u toegang wilt vragen, het gebruik wilt beperken of openbaarmaking wilt beperken, vermeld dan de naam van de klant die uw gegevens aan onze diensten heeft verstrekt. Wij zullen uw verzoek doorverwijzen naar die klant en zullen hen waar nodig ondersteunen bij het reageren op uw verzoek.

Handhaving door de Federal Trade Commission: De Federal Trade Commission heeft rechtsbevoegdheid over de naleving van het Data Privacy Framework door UKG en is onderworpen aan de onderzoeks- en handhavingsbevoegdheden van  de Federal Trade Commission

Verplichte openbaarmaking: UKG kan verplicht zijn om persoonlijke informatie vrij te geven in reactie op wettige verzoeken van overheidsinstanties, waaronder om te voldoen aan nationale veiligheids- of wetshandhavingsvereisten. UKG handhaaft de transparantierapporten dienovereenkomstig.

AP

De privacypraktijken van UKG, zoals beschreven in deze Privacyverklaring, voldoen aan het APEC Cross Border Privacy Rules System (CBPR). Het APEC CBPR-systeem biedt een kader voor organisaties om de bescherming van persoonlijke informatie die wordt overgedragen tussen deelnemende APEC-economieën te waarborgen. Meer informatie over het APEC-raamwerk vindt u hier.

BEWAREN VAN PERSOONSGEGEVENS

UKG bewaart persoonsgegevens alleen voor de duur die nodig is om het doel of de doelen te bereiken waarvoor de gegevens zijn verzameld of zoals vereist of toegestaan door de toepasselijke wetgeving (inclusief de beslechting van geschillen) en in overeenstemming met onze klantcontracten.

Om de juiste bewaartermijn voor persoonsgegevens te bepalen, houden we rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van de persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken en of we die doeleinden op andere manieren kunnen bereiken, en de toepasselijke wettelijke vereisten.

Wanneer we uw persoonlijke gegevens niet langer nodig hebben, zullen we deze verwijderen of de-identificeren of, als dit niet mogelijk is, zullen we deze veilig opslaan in overeenstemming met deze Privacyverklaring en het gebruik van de persoonlijke gegevens staken totdat verwijdering mogelijk is. Als we uw persoonlijke gegevens anonimiseren (zodat deze niet langer met u in verband worden gebracht), kunnen we deze gegevens voor langere perioden bewaren.

RECHTEN VAN BETROKKENEN

In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en afhankelijk van uw locatie, hebt u mogelijk het recht om enkele of alle volgende rechten uit te oefenen met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en delen van uw persoonlijke gegevens:

• Toegang te krijgen tot de persoonlijke informatie die we over u bijhouden;
• Onjuiste of onvolledige persoonlijke informatie over u bij te werken of te corrigeren;
• Te verzoeken dat wij uw persoonlijke gegevens verwijderen;
• De verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• De persoonsgegevens die u eerder aan UKG hebt verstrekt, in een machinaal leesbaar formaat te ontvangen, zodat u die persoonsgegevens naar eigen goeddunken aan een ander bedrijf kunt overdragen;

Niet worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treft; Rechtstreeks een klacht in te dienen bij uw overheidsvertegenwoordiger (zoals uw toezichthoudende autoriteit) over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken; en

• Geschillenbeslechting.

U hebt ook het recht om in bepaalde omstandigheden bezwaar te maken tegen ons gebruik van uw persoonlijke gegevens. Er kunnen dwingende redenen zijn om door te gaan met het verwerken van uw persoonsgegevens, en wij zullen u beoordelen en informeren als dat het geval is. U kunt om welke reden dan ook bezwaar maken tegen marketingactiviteiten.

 

Uitoefening van uw rechten

Om uw privacy en veiligheid te beschermen, nemen we redelijke stappen om uw identiteit te verifiëren voordat we toegang verlenen tot uw persoonlijke gegevens. Volg de onderstaande instructies op basis van uw relatie met UKG en verstrek de gevraagde informatie zodat wij uw verzoek adequaat kunnen behandelen. We zullen binnen een redelijke termijn op uw verzoek reageren en zoals anderszins vereist door de toepasselijke wetgeving op uw locatie.

Als u geen inwoner van Californië bent en toegang wilt vragen tot uw persoonlijke gegevens of wilt verzoeken om verwijdering (recht om vergeten te worden) van eerder verstrekte persoonlijke gegevens, neem dan contact met [email protected].

INWONERS VAN CALIFORNIË - PRIVACYVERKLARING VAN CALIFORNIË

Voor inwoners van Californië biedt de California Consumer Privacy Act ("CCPA") bepaalde privacygerelateerde rechten. Als u een inwoner van Californië bent, klik dan hier voor meer informatie over de privacypraktijken van UKG onder de CCPA.

Niet volgen

Sommige internetbrowsers zijn mogelijk geconfigureerd om "Do Not Track"-signalen te verzenden naar de websites die u bezoekt. We reageren momenteel niet op "Do Not Track" of soortgelijke signalen. Klik hier voor meer informatie over "Do Not Track".

UKG SOLLICITANTEN EN KANDIDATEN

UKG-sollicitanten die meer informatie willen over hoe UKG persoonsgegevens van sollicitanten verwerkt, bekijk dan dit gedeelte.

Dit artikel is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door UKG die worden verzameld in verband met ons wervingsproces en in verband met uw sollicitatie bij UKG. Dit artikel is van toepassing op personen die solliciteren om bij UKG te werken of diensten te verlenen aan UKG (inclusief huidige werknemers die bij ons solliciteren) (“u" of "Personen").

In dit gedeelte worden de categorieën persoonsgegevens beschreven die we verzamelen in verband met het wervings- en onboardingproces van werknemers, de doeleinden waarvoor we die persoonsgegevens verzamelen, de andere partijen met wie we die persoonsgegevens kunnen verstrekken en hoe UKG die persoonsgegevens beschermt. In dit gedeelte vindt u ook informatie over uw rechten en keuzes met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, en hoe u contact met ons kunt opnemen om uw persoonlijke gegevens bij te werken of vragen te stellen over onze privacypraktijken.

1. Persoonsgegevens die wij kunnen verzamelen

Wij verzamelen de volgende Persoonsgegevens over u in verband met uw sollicitatie en als onderdeel van ons wervingsproces, zoals toegestaan onder de toepasselijke wetgeving:

GEGEVENS CATEGORIE	REDEN VOOR VERWERKING*
Immigratiestatus en werkvergunningen (indien van toepassing)	Controleer de regelmatigheid van uw arbeidsstatus
Contactgegevens (bijv. e-mailadres, telefoon, adres, stad, staat, postcode, land)	Contact
Identificatiegegevens (bv. voornaam, achternaam) Geslacht	Identificatie
CV Gewenst salaris (indien van toepassing) Geschiedenis van het onderwijs Resultaten van het selectieproces Online identificatoren en het gebruik van websites, apparaten en mobiele apps, en soortgelijke informatie die op geautomatiseerde wijze wordt verzameld, zoals cookies en soortgelijke technologieën Salarisgeschiedenis (voor zover toegestaan door de lokale wetgeving)	Aanvraag verwerken
Alle andere informatie die u wilt delen, zoals informatie die is opgenomen in uw cv en/of die u met ons hebt gedeeld tijdens het sollicitatieproces Fiscaal identificatienummer (landspecifiek)	Verwerk de aanvraag en controleer uw geschiktheid voor huidige en toekomstige potentiële functies
Beschikbaarheid in de agenda	Plannen
Arbeidsverleden De URL van uw LinkedIn-profiel, de openbaar beschikbare gedeelten van uw LinkedIn-profiel als u deze aan ons hebt verstrekt en andere professionele websites die u aan ons hebt verstrekt Resultaten van eventuele pre-employment tests (zoals psychometrische tests, kredietgeschiedeniscontroles en andere screenings, onder strikte voorwaarden, zoals toegestaan onder de toepasselijke wetgeving) Inventarisatie van vaardigheden (met inbegrip van beoordelingen van vaardigheden die u kunt deelnemen aan een sollicitatieprocedure) Video-/fotobeelden of audio-opnamen (bijv. via virtuele interviews en/of CCTV-beelden (indien van toepassing))	Controleer uw geschiktheid voor huidige en toekomstige potentiële functies

*Wettelijke basis voor al het bovenstaande: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract met u, evenals voor het legitieme belang en de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving.

In bepaalde rechtsgebieden, en alleen voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, kan UKG Gevoelige Persoonsgegevens verwerken, zoals ras of etnische afkomst, gezondheidsgerelateerde gegevens (bijvoorbeeld informatie over handicaps), religieuze overtuigingen en lidmaatschap van een vakbond, voor de beperkte doeleinden zoals uiteengezet in Sectie 2 hieronder.

Voor zover toegestaan onder de toepasselijke wetgeving, kan UKG persoonsgegevens rechtstreeks van u ontvangen via ons Carrièreportaal en indirect van derden (bijv. voormalige werkgevers, onderwijsinstellingen, openbaar beschikbare bronnen en professionele sociale netwerksites zoals LinkedIn, online wervingsplatforms, professionele wervingsbureaus en overheidsinstanties).

2. Hoe we uw persoonlijke gegevens kunnen gebruiken

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om*:

VERWERKINGSACTIVITEIT

U te identificeren en contact met u op te nemen Overweeg uw toepassing Interviews plannen en faciliteren Bepaal uw geschiktheid voor huidige en toekomstige functies bij ons Contactreferenties of andere personen die informatie kunnen verstrekken over uw arbeidsverleden Pre-employment screening en testen uitvoeren Eventueel opstellen van arbeidsvoorwaarden of een arbeidsovereenkomst Financiële planning en budgettering Deelnemen aan initiatieven op het gebied van diversiteit en gelijke kansen (waar toegestaan en/of vereist onder de toepasselijke wetgeving)

Zorg voor redelijke aanpassingen op de werkplek en een veilige werkplek Beslissingen nemen over personeelsbezetting Ons beleid en andere wettelijke rechten af te dwingen Het verbeteren en ontwikkelen van onze wervingsprocessen (inclusief enquêtes) Zorgen voor veiligheid en beveiliging van onze systemen Audit, onderzoek en analyse van onze wervingservaring op onze websites Reageren op vragen, klachten of geschillen Het uitvoeren van bepaalde gegevensanalyses met betrekking tot het gebruik van onze wervingssites en onze wervingsprogramma's Voldoen aan wettelijke en andere vereisten

*Wettelijke basis voor al het bovenstaande: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract met u, evenals voor het gerechtvaardigd belang en de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving.

Wanneer we maatregelen willen herzien en implementeren om onze wervingsactiviteiten te verbeteren en ervoor te zorgen dat ons beleid wordt nageleefd, zoals initiatieven voor gelijke kansen, gebruiken we geaggregeerde gegevens.

UKG verwerkt persoonsgegevens voor de bovengenoemde doeleinden alleen voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving en, indien vereist, alleen wanneer het zich kan beroepen op een wettelijke grondslag. In bepaalde gevallen, zoals bij het zoeken naar een vacature, kunnen we uw persoonsgegevens verwerken met behulp van geautomatiseerde werkgelegenheidstools. Alle beslissingen met betrekking tot het gebruik van geautomatiseerde werkgelegenheidsinstrumenten omvatten echter ook het gebruik van menselijke beoordeling en/of interventie.

3. Hoe wij uw persoonsgegevens delen

We verkopen uw persoonlijke gegevens niet, delen deze niet en maken deze niet anderszins openbaar via de persoonlijke gegevens die we over u verzamelen, behalve zoals beschreven in deze Verklaring of anderszins aan u bekendgemaakt op het moment dat de gegevens worden verzameld.

We kunnen uw persoonlijke gegevens die we verzamelen delen met:

• Bedrijven binnen de UKG-groep, met inbegrip van de gelieerde ondernemingen van UKG Inc. wereldwijd voor zover zij betrokken zijn bij het wervings- en/of wervingsproces;
• Leden van onze interne afdelingen voor zover zij betrokken zijn bij het wervings- en/of wervingsproces. Medewerkers van het bedrijf die toegang hebben tot persoonlijke informatie zijn verplicht om de vertrouwelijkheid ervan te bewaren en dergelijke informatie te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving;
• Derden voor zover nodig voor het wervings- en/of wervingsproces (bijv. HR-hostingdiensten, diensten voor het beheer van kandidaatrelaties, wervingsbureaus en bureaus voor antecedentenonderzoek). Het bedrijf gaat contractuele verplichtingen aan met zijn externe dienstverleners om een passende bescherming van persoonsgegevens te bieden.

Voor meer informatie over dienstverleners kunt u contact met ons opnemen zoals beschreven in het gedeelte "Contact met ons opnemen" hieronder.

We kunnen ook persoonsgegevens delen met onze dienstverleners die namens ons diensten verlenen en in verband met de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden beschreven:

• Met de toestemming of autorisatie van de Persoon;
• In het kader van een verkoop of overdracht met betrekking tot het geheel of een deel van de onderneming of activa van de Vennootschap (inclusief in geval van een reorganisatie, ontbinding of liquidatie);
• In reactie op verzoeken van overheidsinstanties, zoals wetshandhavingsinstanties;
• Om de rechten en eigendommen van het bedrijf te beschermen;
• Indien vereist door wet- en regelgeving of juridische procedures (zoals een gerechtelijk bevel of dagvaarding);
• Wanneer wij van mening zijn dat openbaarmaking noodzakelijk of gepast is om lichamelijk letsel of financieel verlies voor UKG-medewerkers te voorkomen;
• In het kader van een onderzoek naar vermoedelijke illegale activiteiten.

Het bedrijf gaat contractuele verplichtingen aan met zijn externe dienstverleners om een passende bescherming van persoonlijke informatie te bieden.

Ervoor kiezen om uw persoonlijke gegevens niet te delen

Afwijzing van verzoeken

UKG kan een verzoek dat is ingediend in overeenstemming met het bovenstaande weigeren voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving op uw locatie. UKG zal zich inspannen om u tijdig op de hoogte te stellen van elke beslissing en reden(en) voor weigering en anderszins in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving op uw locatie.

Geschillenbeslechting

In overeenstemming met deze Privacyverklaring zal UKG klachten en geschillen met betrekking tot het gebruik en de openbaarmaking van uw persoonsgegevens onderzoeken en proberen op te lossen. Daarnaast zal UKG op verzoek samenwerken met overheidsinstanties.

Elk privacygerelateerd geschil of probleem dat nog steeds niet naar uw tevredenheid kan worden opgelost, zal worden afgehandeld in overeenstemming met de toepasselijke procedures voor geschillenbeslechting, kosteloos, via onze in de VS gevestigde externe aanbieder van geschillenbeslechting TRUSTe.

We raden u ten zeerste aan om rechtstreeks contact met ons op te nemen als u klachten heeft met betrekking tot deze Privacyverklaring of onze privacypraktijken voordat u overgaat tot de hierboven beschreven arbitrageprocedure.

VEILIGHEID

UKG maakt gebruik van fysieke, technische en administratieve controles en procedures die zijn ontworpen om de informatie die we verzamelen te beschermen, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking te voorkomen, om de nauwkeurigheid van uw persoonlijke gegevens te handhaven en om de verwerking van uw persoonlijke informatie te beperken zoals uiteengezet in deze Privacyverklaring.

We maken gebruik van een verscheidenheid aan fysieke en logische toegangscontroles, firewalls, inbraakdetectie- en preventiesystemen, netwerk- en databasebewaking, antivirus- en back-upsystemen. We gebruiken versleutelde sessies bij het verzamelen of overdragen van gevoelige gegevens via onze site.

We beperken de toegang tot uw persoonlijke informatie en gegevens tot die personen die een specifiek zakelijk doel hebben voor het onderhouden en verwerken van dergelijke informatie. Onze medewerkers die toegang hebben gekregen tot uw persoonlijke gegevens, worden bewust gemaakt van hun verantwoordelijkheden om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van die informatie te beschermen en hebben training en instructie gekregen over hoe ze dit kunnen doen.

Voor meer informatie over de inzet van UKG op het gebied van cyberbeveiliging verwijzen wij u naar de pagina ESG – Cybersecurity van UKG.

HANDHAVING EN VERIFICATIE

UKG zal haar activiteiten periodiek beoordelen om de naleving van deze Privacyverklaring te valideren.

We zullen redelijke stappen ondernemen om ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens te voorkomen of aan te pakken op een manier die in strijd is met deze Privacyverklaring. Wij houden onze medewerkers en derden verantwoordelijk voor het behoud van het vertrouwen dat u in UKG stelt.

WIJZIGINGEN IN DEZE PRIVACYVERKLARING

Deze Privacyverklaring is van kracht. UKG behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te allen tijde te wijzigen of aan te passen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. We raden u aan om deze pagina regelmatig te bekijken voor de meest recente informatie over onze privacypraktijken.

CONTACTGEGEVENS

U kunt te allen tijde contact opnemen met UKG als u vragen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring op [email protected].

Schriftelijke reacties kunnen ook worden ingediend bij:

UKG Inc. 
ter attentie van: GVP Deputy General Counsel 
900 Chelmsford St.& 
Lowell, MA 01851

Degenen die zich in de EU bevinden, kunnen contact opnemen met onze Europese vertegenwoordigers via e-mail op [email protected]. De vertegenwoordiger van UKG Inc. in de EU is:

PeopleDoc SAS 
ter attentie van: Data Privacy Officer 
53 rue d'Hauteville 
75010 Parijs, Frankrijk

UKG zal binnen een redelijke termijn reageren op alle correspondentie, ook zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.