De TF1 Groep is de grootste mediagroep in Frankrijk, en het is de missie van de organisatie om het algemene publiek te informeren en te entertainen. TF1 zendt zijn programma’s vooral via de televisie uit, en dit is dan ook waar het bedrijf groot mee is geworden. Bovendien houdt de firma zich bezig met aanvullende activiteiten – zoals de productie van audiovisuele content – om zijn digitale aanwezigheid te vergroten.
“We zijn sinds de invoering van de UKG HR Service Delivery voor SuccessFactors-oplossing een stuk efficiënter geworden. Aangezien we onze HR-documenten hebben gedigitaliseerd en gebruikmaken van de mogelijkheid om documenten elektronisch te ondertekenen, hebben we onze processen aanzienlijk kunnen inkorten.”
Fabrice Sericola
Director of HR Shared Services, TF1
De Uitdaging
De 3 grootste uitdagingen van TF1
Tijdens de digitale HR-transformatie bleken vooral de aanpassingen aan de organisationele systemen, informatiesystemen en processen een grote uitdaging voor het bedrijf.
“Er waren drie belangrijke aspecten die we gedurende de digitalisering van onze HR nauwlettend in de gaten moesten houden. Vanuit het organisationele perspectief wilden we een flexibelere bedrijfsstructuur creëren. Tegelijkertijd moesten we al onze processen herevalueren om deze te simplificeren en beter op de veelvoorkomende handelswijzen binnen onze markt af te stemmen. Bovendien was het de bedoeling dat we een nieuw en gebruiksvriendelijker informatiesysteem (HRIS) voor onze managers en medewerkers zouden implementeren,” legt Fabrice Sericola, Director of HR Shared Services, TF1 uit.
De keuze voor SAP SuccessFactors
Het SAP SuccessFactors-softwarepakket met al zijn geïntegreerde modules bleek het beste bij de behoeften van de TF1 Groep aan te sluiten.
Het project werd in 3 verschillende fasen verdeeld die allemaal vanaf juni tot december 2016 in gang werden gezet. ARAGO Consulting hielp de groep om hun HRIS binnen korte tijd te transformeren, en in slechts 9 maanden live te gaan.
De meeste beschikbare modules zijn inmiddels geïmplementeerd, en tools zoals Employee Central (welke ervoor zorgt dat alle personeelsgegevens worden geconsolideerd), Recruiting (waardoor vacatures op de website van de groep kunnen worden gepubliceerd) en Onboarding (welke de onboarding van nieuwe werknemers faciliteert en al vóór de eerste werkdag een digitaal platform aan succesvolle kandidaten biedt) worden momenteel dan ook door HR ingezet.
De Oplossing
De integratie van UKG HR Service Delivery
Aangezien TF1 al over SAP SuccessFactors beschikte, was het voor de groep een logische volgende stap om de oplossingen van UKG te implementeren. Vooral de UKG HR Service Delivery voor SuccessFactors-integratie wekte de interesse van TF1, omdat deze tool een snelle en betrouwbare integratie mogelijk maakt.
“SuccessFactors, ARAGO en UKG speelden alle drie een evengrote rol in dit project. ARAGO Consulting nam vooral de leiding op technisch gebied, terwijl UKG de interfaces en het functionele onderdeel van het project voor zijn rekening nam en zich hoofdzakelijk richtte op de vereisten voor documentclassificatie en personeelsbestanden,” zegt Mélisande Herrmann.
In eerste instantie koos TF1 ervoor om UKG Document Manager (UKG’s oplossing voor het beheer van personeelsdossiers) en de tool voor elektronische ondertekening in te zetten. Daarnaast werkte de groep aan een automatische documentaanmaak in SuccessFactors, en de integratie van deze documenten in het UKG-systeem.
“We gebruikten een multidisciplinair team voor dit project, inclusief een payrollexpert, een deskundige op het gebied van operationele HR en een HRIS-expert. Bovendien werden we goed door onze IT-afdeling ondersteund,” aldus Mélisande Herrmann van TF1.
TF1 streefde ernaar om de implementatie van SAP SuccessFactors binnen een zeer kort tijdsbestek te voltooien. HR had er namelijk behoefte aan om de digitale transformatie van de groep aan te sturen, en wilde zo snel mogelijk operationeel zijn. Mélisande Herrmann, HRIS Manager, TF1.
De Resultaten
De belangrijkste punten
- De implementatie duurde slechts 9 maanden
- 1912 documenten zijn inmiddels binnen het UKG-systeem gearchiveerd
- 461 bestanden zijn elektronisch ondertekend
- Allesomvattende databeveiliging
- Tijdsbesparingen dankzij de digitale ondertekening van documenten
- De oplossing heeft een positieve indruk bij het personeel achtergelaten
Eenvoudige en efficiënte processen
“We gaan tegenwoordig veel efficiënter te werk dankzij de UKG-oplossing. De digitalisering van onze HR-documenten en de mogelijkheid om allerlei bestanden elektronisch te ondertekenen zorgen ervoor dat we onze processen – en dan vooral de ondertekening van arbeidsovereenkomsten – flink hebben kunnen inkorten,” legt Fabrice Séricola uit.
Gegarandeerde databeveiliging
“Bovendien genieten we dankzij de UKG-oplossing van een gegarandeerde databeveiliging, aangezien we van een volledig beveiligd systeem gebruikmaken. Dit is vooral met het oog op de huidige juridische ontwikkelingen zeer geruststellend,” zegt Fabrice Séricola.
Volledige adoptie van de oplossingen en een gemoderniseerd groepsimago
De oplossing werd binnen korte tijd door onze medewerkers gebruikt, en ze reageerden dan ook erg positief op deze verandering. De HR-afdeling heeft de tool ook nog eens volledig goedgekeurd en onze werknemers ontdekten binnen no-time de tool om documenten elektronisch te ondertekenen – een feature die erg door ons personeelsbestand wordt gewaardeerd. Deze nieuwe tools hebben bovendien zowel het interne als het externe imago van de groep verbeterd.
