Kemira is een bedrijf in de chemische industrie dat overal ter wereld actief is. Het hoofdkantoor is gevestigd in Helsinki in Finland en de onderneming heeft in maar liefst 37 landen meer dan 5000 werknemers in dienst. Het doel van de onderneming is om ons dagelijks leven door middel van het toepassen van chemie te blijven verbeteren. Het bedrijf richt zich op industrieën die veel water verbruiken, zoals pulp en papier, gemeentelijke en industriële waterzuivering en olie en gas. De producten van Kemira zorgen voor een optimale kwaliteit, functionaliteit en sterkte van papier- en kartonproducten, waarborgen de waterkwaliteit en maximaliseren de opbrengst uit energiebronnen. Kemira heeft overal ter wereld productiefaciliteiten, R&D-centra en een toegewijd netwerk van experts tot zijn beschikking. Deze Finse onderneming heeft gedurende meer dan 100 jaar een wereldwijde reputatie opgebouwd en vierde in 2020 dan ook het 100-jarig bestaan. In 1972 nam het bedrijf de naam Kemira aan na een wedstrijd waarin medewerkers een nieuwe naam mochten voordragen. Kemira is afgeleid van de Finse woorden voor chemie, mineralen en voedingsstoffen: kemiaa, mineraaleja en ravinteita.
De uitdaging
Kemira maakt al meer dan 10 jaar gebruik van SAP SuccessFactors (tegenwoordig eigendom van SAP) en implementeerde destijds de eerste module om performance en ontwikkeling te stimuleren. In de jaren daarna werden andere modules toegevoegd, waaronder Employee Central voor masterdata in 2016. Deze module bevat alle masterdata van personeel en ook alle HR-processen die wereldwijd gebruikt worden. Vanwege het gedecentraliseerde HR-model van het bedrijf vonden de meeste HRactiviteiten op een lokaal niveau plaats. Dit betekende dat personeelszaken erg afhankelijk van handmatige processen was en ook bijvoorbeeld printers nodig had om Word-documenten of Excel-bestanden te verspreiden. “We zijn daarnaast over 37 landen verspreid, waardoor we tegen taalbarrières aanlopen, iets waar globale platforms en een gedecentraliseerd HR-model geen effectieve oplossing voor bieden,” aldus Janhonen.Het was voor Kemira dan ook duidelijk dat ze een systeem nodig hadden dat kon integreren met het HRM-platform en een veel effectievere manier van documentmanagement zou bieden, zodat HR-managers overal ter wereld op eenvoudige wijze werknemersbestanden, templates en andere informatie zouden kunnen uploaden, beheren en inzien. Kemira was daarnaast op zoek naar een systeem dat HR-teams de mogelijkheid gaf om lokale HRprocessen en HR-praktijken te digitaliseren. Naast een verhoogde efficiëntie en effectiviteit was één van de grootste drijfveren voor de overstap naar UKG HR Service Delivery de mogelijkheid om meer robuuste en transparante praktijken op het gebied van onder andere compliance te bewerkstelligen. Janhonen geeft aan dat datacompliance cruciaal was voor een solide businesscase en het overtuigen van het hoger management. “We wilden een beter idee krijgen van het soort documenten dat managers gebruiken en ervoor zorgen dat werknemers meer zicht zouden hebben op de gegevens die wij van ze in bezit hebben,” zegt Janhonen. “Als landelijk manager is het cruciaal om goed te kunnen communiceren met elk teamlid in ieder land. Met 10 teammanagers in 10 verschillende landen moet je dus met alle managers regelmatig contact kunnen onderhouden.”
“Wij vonden de verschillende opties voor documentbeheer erg aantrekkelijk en dan vooral de mogelijkheid om de structuur op eenvoudige wijze aan lokale processen aan te passen. Hierdoor konden we onze workflows op lokaal niveau definiëren en aan de specifieke wensen van ieder HR-team voldoen.”
Mirka Janhonen
Directeur Digitale HR en Workplace Development
De oplossing
Na het in overweging nemen van verschillende systemen heeft Kemira uiteindelijk de keuze voor het UKG HR Service Delivery platform gemaakt, dat bestaat uit Document Manager (de employee file managementoplossing van UKG) en People Assist ( UKG’s applicatie voor case management). Één van de redenen dat de onderneming voor een UKG-oplossing heeft gekozen is dat deze op eenvoudige wijze met het SAP SuccessFactors kernsysteem integreert. UKG maakt het mogelijk om een extra integratielaag toe te voegen, waardoor HR-professionals bijvoorbeeld vanuit het SuccessFactors Employee Central portaal direct toegang tot Document Manager kunnen krijgen. Volgens Kristiina Airola, voormalig HR-manager in IT- Applicaties en Workplace Development en onderdeel van Janhonen’s team, was naast integratie ook de mogelijkheid om processen te lokaliseren en te personaliseren een doorslaggevende factor in Kemira’s keuze voor de aanschaf van UKG HR Service Delivery. “ De optie om workflows op onze manier op te zetten was een belangrijke reden,” zegt Airola
Het jaar waarin Kemira het UKG-systeem implementeerde was één van de drukste periodes voor HR-teams overal ter wereld aangezien de Covid-19 pandemie een hoop extra werkdruk creëerde. Gezien de omstandigheden was het voor Janhonen’s team in 2020 dan ook prioriteit om een model te ontwikkelen voor thuiswerken en het faciliteren van hybride arbeidskrachten, om ervoor te zorgen dat de service aan klanten wereldwijd ononderbroken zou worden voortgezet. Het bedrijf bleef dan ook volledig operationeel tijdens de pandemie en heeft al zijn werknemers weten te behouden.
UKG wist ook goed op de wereldwijde restricties te reageren door het grootste gedeelte van de implementaties op afstand uit te voeren. De firma hielp klanten bij het oplossen van problemen en het navigeren binnen het nieuwe systeem door middel van co-construction workshops voor het opzetten van People Assist. Klanten konden verzoeken indienen en aangeven welke processen ze wilden volgen, waarna UKG deze gedurende de workshops samen met de klant realiseerde (iets wat in dit geval natuurlijk ook op afstand werd gedaan). Hierdoor werd het voor klanten veel makkelijker om zelf processen op te bouwen en uiteindelijk volledig onafhankelijk te werk te kunnen gaan. UKG belde na afloop van deze workshops wekelijks met zijn klanten om waar nodig ondersteuning te bieden en voerde ook een maandelijkse follow-up uit. Bij Kemira werden deze contactmomenten steeds minder frequent aangezien het team geleidelijk meer expertise opbouwde.
Inmiddels heeft de firma het systeem door middel van een tweestappenplan binnen één jaar tijd in 37 landen geïntroduceerd. Gedurende de eerste stap richtte het bedrijf zich op landen waar meer dan 100 werknemers gevestigd zijn (waardoor 85 procent van het personeelsbestand de overstap al kon maken) en tijdens de tweede ronde volgde de rest. Kemira koos er ook voor om de oplossing in twee fasen te implementeren. Zo begon het bedrijf met het gebruik van Document Manager en zodra deze tool volledig operationeel en functioneel was werd ook People Assist geïmplementeerd.
De integratie van het systeem werd eind oktober 2019 in gang gezet en 16 december stond gepland als de eerste go-live datum voor Document Manager in de eerste groep landen met meer dan 100 medewerkers. De tool werd op dat moment alleen beschikbaar gemaakt voor HR-personeel (werknemers en personeelsmanagement moesten nog even wachten). De vierde en laatste go-live datum was in augustus 2020 en People Assist werd tijdens deze maand in alle overgebleven landen geïmplementeerd. Gedurende de gehele periode werd iedere go-live datum met gemak gehaald.
De implementatie van het nieuwe systeem werd daarnaast bespoedigd door het enthousiasme van het team, dat direct openstond om het nieuwe systeem te gaan gebruiken. Dit is niet vanzelfsprekend, aangezien sommige HR-afdelingen niet altijd even ontvankelijk zijn voor veranderingen. Naast alle HR-medewerkers maakte ook Anna Syrjänen, Concept Owner binnen HR en toegewijd IT-specialist, onderdeel uit van het implementatieteam. Zij zorgde ervoor dat de implementatie vanuit een technisch perspectief succesvol werd uitgevoerd en dat deze ook goed aansloot bij de specifieke IT-architectuur van Kemira. “Het voelde alsof de HR-professionals echt een onderdeel van ons team uitmaakten,” aldus Syrjänen. “Er ligt een nauw samenwerkingsverband ten grondslag aan het succes van dit gehele project en dit past uitstekend bij de werkwijze van Kemira.”
UKG geeft daarnaast aan dat er bijna geen supporttickets door Kemira zijn aangemaakt, wat zelden voorkomt bij een cliënt met een integratie van derde partijen. Dit sprak boekdelen over de uitstekende interne communicatie tussen collega’s in verschillende landen en gaf ook duidelijk weer dat alle opgedane kennis voorafgaand aan de invoering met elkaar werd gedeeld
Wat had Kemira achteraf gezien anders gedaan?
Het team van Kemira geeft aan dat ze achteraf gezien liever eerst meer ervaring in het gebruik van het systeem hadden willen opdoen voordat ze de tool daadwerkelijk in gebruik namen, om een beter inzicht in de mogelijkheden en beperkingen van het systeem te krijgen. Naar aanleiding van deze feedback heeft UKG zijn processen aangepast om, als onderdeel van de aanpak omtrent projectmanagement, ook trainingen te verschaffen vóórdat systemen worden geïmplementeerd.
Airola geeft aan dat het bedrijf vanwege het gedecentraliseerde HR-model eerst ook tijd nodig had om een beter begrip van de rollenstructuur te krijgen. “We moesten de rollen en functies per land helemaal opnieuw opbouwen, maar zodra we doorhadden hoe we dit moesten aanpakken was alles in orde,” zegt Airola. Ze geeft daarnaast aan dat ze, met de kennis die ze nu heeft, minder verschillende documentsoorten naar het systeem zou hebben geüpload. “Toch verliep alles over het algemeen erg goed.”
Hoe het systeem wordt gebruikt
Tot op heden heeft het team ongeveer 25.000 bestanden geüpload en zijn er meer dan 100 formulieren klaargemaakt voor gebruik door de werknemers van Kemira. De meest voorkomende formulieren zijn gerelateerd aan verschillende vormen van verlof, de optie om betaalde vakantiedagen te verkopen, te kopen of over te zetten en vakantiegeld en pensioengerelateerde zaken. “Een aantal van onze HR-teams zijn erg innovatief te werk gegaan en hebben gedurende de Covid-19 pandemie nieuwe processen en formulieren geïntroduceerd, zoals toestemmingsformulieren voor thuiswerken of werken op kantoor. Dit zijn allemaal processen die per locatie verschillen,” aldus Airola.
HR-teams beginnen daarnaast opties voor procesautomatisering, zoals prestatieverbetering, in hun voordeel te gebruiken. Deze specifieke optie maakt het voor het systeem mogelijk om een plan te initiëren. Zowel de werknemer als de manager hebben de mogelijkheid om gegevens toe te voegen en er kan ook een evaluatiedatum worden ingepland. Syrjänen legt uit dat bijvoorbeeld ook Franssprekende Canadezen die vooral fysiek werk uitvoeren procesautomatisering voor hun ontwikkelingsgesprekken beginnen te gebruiken. “Dit is vooral omdat het systeem het erg makkelijk maakt om dit in het Frans te doen,” zegt ze. Syrjänen laat weten dat de processen die momenteel geautomatiseerd zijn vooral betrekking hebben op verlof en afwezigheid.
Kemira koos ervoor om de oplossing niet als nieuw HR-systeem, maar juist als een uitbreiding van SuccessFactors aan de eindgebruikers te presenteren. “We hebben de user experience als uitgangspunt voor de nieuwe implementatie gebruikt en hebben specifiek voor de bewoording “uitbreiding” gekozen, omdat we wilden dat het zo veel mogelijk aan zou voelen als één systeem voor zowel managers als personeel,” legt Janhonen uit.
Resultaten
De businesscase werd vooral onderbouwd met de argumenten dat het gebruik van UKG HR Service Delivery een verbeterde datacompliance en verhoogde transparantie voor managers zou opleveren. Het team benadrukt dat het kwalitatieve feedback van stakeholders heeft gekregen en dat deze terugkoppeling bevestigd dat beide doelstellingen zijn behaald.
Naast de bovengenoemde resultaten heeft de invoering van het systeem ook andere pluspunten. Zo geeft Kemira aan dat het personeel erg tevreden is met de versnelde afhandeling van processen, zoals het goedkeuren van verlof. Medewerkers vinden het ook fijn dat ze nu zelf in het systeem kunnen kijken om te zien welke informatie er over henzelf beschikbaar is.
Een ander positief aspect van deze implementatie is de mogelijkheid om lokale HR-processen en handelingen te rapporteren, iets wat eerder niet mogelijk was. “Het maakt HR-werkzaamheden zichtbaarder,” aldus Airola. “Personeelszaken doet veel onzichtbaar werk. Ze handelen de dagelijkse taken af en verwerken talloze verzoeken. In sommige kleine landen zijn het de HR-managers die dit allemaal zelf doen.”
