Ornua is een coöperatie die namens zijn leden, Ierse zuivelverwerkingsbedrijven (en dus indirect Ierse boeren) overal ter wereld zuivelproducten verkoopt. De organisatie is Ierland’s grootste zuivelexporteur, en verkoopt zijn producten in maar liefst 110 landen. Vanuit het hoofdkwartier in Dublin stuurt Ornua zijn wereldwijde team van 2400 medewerkers aan, en het bedrijf beschikt over 10 businessunits en 12 productiesites in verschillende landen. Bovendien zijn de sales- en marketingteams van de firma in alle uithoeken van de wereld aanwezig.
“Voorheen moesten we informatie op verschillende locaties opvragen, wat het bijzonder lastig maakte om toegang tot documenten te krijgen en wijzigingen door te voeren. Tegenwoordig weet iedereen dat ze alle mogelijke informatie binnen het UKG-systeem kunnen terugvinden, en kunnen ze erop vertrouwen dat alle informatie altijd up-to-date is.”
Susan Mitchell
Head of People Services
De Uitdaging
Structure of the HR function
De onderneming heeft een internationaal HR-team van 50 werknemers tot zijn beschikking, die hun functies vanuit het VK, Ierland, de VS, Saudi-Arabië, China, Spanje, Duitsland, Dubai, Zuid-Afrika en Nigeria uitvoeren. Het operationele HR-model bestaat uit lokale bedrijven, HR Business Partners, Global Centres of Excellence-teams – die bijvoorbeeld talentontwikkeling en beloning voor hun rekening nemen – en de recentelijk geïmplementeerde People Services (shared services-team). Het People Services-team opereert vanuit Dublin, waar alle acht teamleden door Susan Mitchell, Head of People Services, worden aangestuurd.
Kortom, het HR-team van Ornua bevindt zich overal ter wereld, en het standaardiseren van werkwijzen en processen – en vooral ook het naleven van lokale en internationale wetten en reguleringen – was dan ook een van de grootste uitdagingen voor de zuivelgigant. In de loop der tijd is Ornua vanwege een aantal fusies en overnames ook nog eens flink gegroeid, en de extra druk die deze uitbreidingen dagelijks op de schouders van HR legde bemoeilijkte de stroomlijning en optimalisering van zijn HR-processen dan ook aanzienlijk.
Papieren personeelsdossiers en HR-documenten werden op verschillende locaties bewaard, waardoor het een uitdaging was om audits uit te voeren, wijzigingen te doen en alle documenten op effectieve wijze te beheren. Ornua maakte dan ook geen gebruik van een casemanagementsysteem, en werknemers moesten dus contact met hun lokale HR-vertegenwoordigers opnemen om verzoeken in te dienen en antwoord op vragen te krijgen.
Ornua wilde zijn processen overal ter wereld standaardiseren en automatiseren om effectievere HR-operaties tot stand te brengen en zijn algemene bedrijfsvoering efficiënter en transparanter te maken. De onderneming deed tijdens het aanbestedingsproces dan ook uitgebreid onderzoek, en voerde talloze analyses uit – waarna Ornua voor UKG’s allesomvattende HR Service Delivery-platform koos en de volledige suite binnen slechts 9 maanden implementeerde.
Het systeem is inmiddels in het VK, Ierland, Dubai, Zuid-Afrika en Nigeria ingevoerd, en het bedrijf heeft een roadmap gecreëerd om toekomstige implementaties op andere internationale locaties te realiseren. Dankzij de invoering van de suite heeft Ornua zijn processen rondom o.a. recruitment en onboarding een stuk efficiënter gemaakt. Daarnaast is de employee experience aanzienlijk verbeterd aangezien het personeelsbestand nu over één enkele informatiebron beschikt. Ook lijnmanagers zijn erg tevreden over het platform, en ondersteunen de overstap naar een shared service model en selfservice voor HR-gerelateerde vragen en verzoeken dan ook volledig.
The solution
Het HR-team was op zoek naar een oplossing die met het HRM-systeem van SAP SuccessFactors zou integreren, en vooral ook alle processen zou automatiseren en standaardiseren. Daarnaast moest de oplossing een efficiënt employee file management en casemanagement mogelijk maken om een soepel verlopend, effectief beheer van Ornua’s internationale personeelsbestand te realiseren, en wilde HR een tool waarmee ze documenten elektronisch zouden kunnen ondertekenen.
Op basis van uitgebreid onderzoek en talloze analyses, inclusief analyses van adviesbureau Gartner, kwam UKG’s allesomvattende suite – het HR Service Delivery-platform – als winnaar uit de bus. Het platform bestaat uit o.a. Document Manager (UKG’s employee file management-oplossing) en People Assist (UKG’s casemanagementtool), en biedt ook nog eens geavanceerde analyticsmogelijkheden. “UKG gaf ons werkelijk alles wat we nodig hadden in één HRSD-pakket,” zegt Mitchell.
Implementatie
Ornua richtte zich in eerste instantie volledig op de invoering in het Verenigd Koninkrijk en Ierland, en plande vervolgens de gefaseerde en gelokaliseerde implementatie van de suite in de andere landen waar de onderneming actief is. Het bedrijf begon in augustus 2019 met het geven van workshops, en moest voorafgaand aan de invoering nog het een en ander personaliseren en integraties met het SAP SuccessFactors-systeem uitvoeren.
De onderneming koos voor de standaard API-integratie met SAP SuccessFactors, ondanks dat UKG een aanvullende integratie voor klanten biedt waarmee hun HR-professionals direct vanuit SAP SuccessFactors zelf toegang tot Document Manager kunnen krijgen.
“Totdat het project van start gaat bekijk je alles vanuit een theoretisch perspectief. Het is en blijft een project waarin we doorlopend verbeteringen zullen doorvoeren”
Jennifer O’Brien
People Services Project Lead
Het Employee Central-portaal
Het ICT-team was vanaf het begin nauw betrokken bij de implementatie, en vanwege de opzet van het systeem was het ook van belang dat alle medewerkers die bij payroll, beloningsstructuren, recruitment en leren & ontwikkeling betrokken waren aan het project meededen. “Al deze afdelingen zullen dagelijks gebruikmaken van het casemanagementsysteem, en we vinden hun mening omtrent workflows en processen dan ook erg belangrijk,” zegt Jennifer O’Brien, People Services Project Lead.
Bovendien werkte HR – vooral tijdens de totstandbrenging van de employee file managementprocessen – nauw samen met het juridische team en het complianceteam.
Het systeem werd tegen het einde van april 2020 door HR in gebruik genomen, en werd vanaf juni tot oktober 2020 uitgerold voor eindgebruikers. O’Brien geeft aan dat ze voorafgaand aan de go-live-datum veel met lokale teams hebben overlegd, maar dat ze de processen pas na de invoering en het dagelijkse gebruik van de oplossing konden ontwerpen en personaliseren om aan de unieke bedrijfsbehoeften van Ornua te voldoen. “Totdat het project van start gaat bekijk je alles vanuit een theoretisch perspectief” zegt ze, terwijl ze aangeeft dat het altijd een uitdaging is om steun voor de invoer van een nieuw systeem te krijgen. “Het is en blijft een project waarin we doorlopend verbeteringen zullen doorvoeren”.
Daarnaast beïnvloedde de COVID-19 pandemie de ingebruikneming van het systeem omdat er geen trainingen op locatie konden worden uitgevoerd. Gelukkig was de firma in staat om een trainingsmodule te ontwikkelen die op afstand kon worden afgerond, zodat werknemers alsnog een virtuele training voor de omgang met het nieuwe systeem konden volgen.
Vervolgens moest het bedrijf met een hele andere uitdaging aan de slag; 50% van Ornua’s internationale personeelsbestand werkt namelijk in fabrieken, en het was dan ook de vraag hoe ze deze werknemers toegang tot het systeem konden geven.
Het HR-team koos ervoor om een authenticatietool van Microsoft in te zetten om medewerkers een digitale identiteit (een gebruikersnaam en wachtwoord) te geven, zodat ze via een smartphone of tablet in het systeem zouden kunnen inloggen. Er worden nu dan ook openbare tablets in kantines aangeboden om ook degenen die geen digitaal apparaat of smartphone hebben toegang te bieden.
Dan was er nog de grote hoeveelheid papieren HR-documenten waar het bedrijf iets aan moest doen, en om deze op een zo efficiënt mogelijke manier te scannen, ontwikkelden UKG en het HR-team een systeem om – in samenwerking met data management partner Scan-Optics – metadata en regels op ieder document toe te passen.
Tijdens fase drie van de implementatie zal Ornua zich richten op China, Saudi-Arabië, Duitsland en Spanje, en is het van groot belang dat er extra aandacht aan lokale handelswijzen en regels wordt besteed.
Hoe het systeem kan worden ingezet
In een periode van 9 maanden heeft Ornua 40 documenttemplates gegenereerd en hiermee 705 documenten voor uiteenlopende HR-processen gecreëerd.
Het bedrijf maakt gebruik van procesautomatisering om zijn wervingsprocessen, de aanmaak van baanaanbiedingen en arbeidsovereenkomsten, en de onboarding en offboarding te stroomlijnen. Bovendien heeft Ornua een proces voor interne overplaatsingen tot stand gebracht dat inmiddels wordt geïmplementeerd, en wordt er momenteel op goedkeuring gewacht om efficiëntere procedures voor zwangerschapsverlof, vaderschapsverlof en ouderschapsverlof te realiseren. Lijnmanagers reageren positief op de reminders die ze krijgen om taken uit te voeren, en HR is zeer tevreden met de transparantie en duidelijk meetbare stappen die deze nieuwe processen bieden.
Om recruitmentprocessen te stroomlijnen heeft HR een checklist in het systeem ontwikkeld die door HR Business Partners kan worden afgevinkt. Deze lijst wordt naar het recruitmentteam gestuurd, waarna er een vacature wordt aangemaakt en gepubliceerd, en de verschillende vervolgstappen in het recruitmentproces volledig worden opgevolgd. Op het moment dat het tijd wordt om sollicitatiegesprekken te voeren, komt het proces automatisch weer in handen van HR.
Er zijn nog meer processen die kunnen worden geautomatiseerd; denk bijvoorbeeld aan de automatische aanmaak van formulieren die direct bij IT terechtkomen, en aangeven welke hardware en software ze aan een nieuwe werknemer moeten verschaffen. Dergelijke formulieren kunnen ook worden gebruikt om IT op de hoogte te stellen indien accounts gedeactiveerd moeten worden, en aan te geven welke hardware er moet worden ingeleverd wanneer iemand de firma verlaat.
“UKG gaf ons werkelijk alles wat we nodig hadden in één HRSD-pakket.” Susan Mitchell, Head of People Services
De resultaten
Ornua ziet nu al dat zijn processen dankzij de automatisering veel efficiënter verlopen, en merkt dat ook de employee experience flink is verbeterd. Normaal gesproken duurde het 10 tot 14 dagen om iemand te onboarden, maar met behulp van het systeem ondertekenen nieuwe werknemers hun contract in slechts 18 minuten – waardoor het onboardingsproces een stuk sneller verloopt.
Het HRSD-systeem van UKG maakt het daarnaast mogelijk voor HR om gestandaardiseerde rapporten aan te leveren. “We kunnen nu per maand weergeven wat de 10 meest ingediende werknemersvragen- en verzoeken zijn, en deze met onze service level agreement (SLA) vergelijken om altijd aan onze afspraken te voldoen,” zegt Mitchell.
Bovendien hebben zowel personeelsleden als leidinggevenden nu één enkele informatiebron (namelijk de Knowledge Base die in de UKG People Assist-module is verwerkt) om beleidsvormen en procedures terug te vinden. “Voorheen bevond deze informatie zich op verschillende locaties, waardoor het lastig was om toegang tot documenten te krijgen en deze te updaten. Nu weet iedereen binnen het bedrijf dat alle informatie zich in het UKG-systeem bevindt, en dat deze informatie altijd up-to-date is,” aldus Mitchell. “Dit heeft onze employee experience dan ook aanzienlijk verbeterd, en operations managers zijn ook nog eens zeer te spreken over het systeem omdat ze hun teamleden direct naar deze allesomvattende informatiebron kunnen verwijzen.”
Ook het pensioenplan dat Ornua aan zijn personeelsbestand biedt is sinds de invoering van het systeem geoptimaliseerd. Het is nu veel makkelijker om informatie over dit plan terug te vinden, en tot op heden zijn er bijna 4000 verzoeken via People Assist ingediend.
Tips en vervolgstappen
Het systeem wordt nog steeds geëmbed, en er dient nog een cultuurverandering binnen de onderneming plaats te vinden. Ornua heeft recentelijk een shared service model voor HR ingevoerd, en het systeem van UKG speelt een grote rol bij het tot stand brengen van een hoge adoptiegraad onder medewerkers en managers. De mogelijkheid om rapporten omtrent personeelsprocessen aan te maken en hierbij accurate metrics te gebruiken, zorgt ervoor dat HR de organisatie beter kan ondersteunen tijdens de implementatie van groeistrategieën. Ornua richt zijn pijlen nu op de wereldwijde go-live, het aanvullen van de Knowledge Base en het automatiseren van nog meer belangrijke bedrijfsprocessen. Bovendien wil de firma de homepage van de UKG Knowledge Base gebruiken om nieuwsbrieven voor lokale filialen en productiesites te publiceren.
Over het algemeen adviseren O’Brien en Mitchell om: “de overstap naar digitale processen te maken en alle complexiteiten die bij gedecentraliseerde en analoge processen komen kijken volledig te elimineren.”
