Bureau Veritas is een van ’s werelds meest vooraanstaande aanbieders van compliance assessments en certificeringen, en is actief binnen 15 belangrijke sectoren — inclusief de agrarische sector, voedselsector, transportsector, constructiesector, overheidssector en ga zo maar door. Het bedrijf werd in 1828 opgericht en heeft zijn personeelsbestand in de afgelopen jaren flink uitgebreid. Zo had het bedrijf in 1992 een personeelsbestand van 5000 werknemers en is dit in 2019 vanwege een aantal overnames uitgegroeid tot maar liefst 76.000 personeelsleden. Bureau Veritas heeft daarnaast 1500 kantoren en onderzoekscentra in 140 landen. Vanwege deze ongekende groei behoort personeelszaken tegenwoordig dan ook tot één van de belangrijkste afdelingen binnen het bedrijf.
We spraken met Fernanda Ribeiro, Hoofd Personeelszaken, Pauline Seibel, Group HRIS Project Manager en Nicolas Vandeven, Group HR Digital Transformation Manager over de digitale transformatie binnen hun bedrijf en hoe deze digitalisering tot een verhoogde productiviteit, geoptimaliseerd datamanagement, procesautomatisering, verbeterde employee experience én grotere bewustwording van nieuwe HR-competenties heeft geleid.
Challenges
Waarom koos Bureau Veritas ervoor om een digitaal HR-transformatieproject uit te voeren?
Aangezien het personeelsbestand van Bureau Veritas zich dankzij organische groei en een aantal overnames sterk uitbreidde — van 5000 personeelsleden in 1992 naar maar liefst 76.000 werknemers in 2019 — koos het bedrijf ervoor om de digitalisering van de HR-afdeling te prioriteren. In 2013 gaf de organisatie dan ook aan dat “het voor een groep van deze omvang hoog tijd werd om een wereldwijd inzetbaar HR-informatiesysteem te implementeren,” aldus Fernanda Ribeiro.
De HR-teams van Bureau Veritas wisten dus dat de transformatie en optimalisatie van de firma eraan zat te komen en dat het bedrijf met zijn tijd mee moest gaan om op wereldwijde schaal te kunnen blijven opereren en concurreren. De verschillende lokale afdelingen werkten vóór de transformatie namelijk onafhankelijk van elkaar en hadden ieder hun eigen tools en processen — wat gezien de exponentiële groei van het bedrijf natuurlijk allesbehalve praktisch was.
Het was vanwege deze gedecentraliseerde handelswijze dan ook een hele uitdaging voor de groep om alle bestaande data te consolideren, te beheren en te herstellen.
Bureau Veritas had hierdoor veel tijd, energie en hulpmiddelen nodig om aan de basisbehoeften van zowel het bedrijf als het personeel te voldoen, en het was ook nog eens lastig om compliant met alle verschillende wettelijke verplichtingen te blijven.
“Dankzij de integratie van SuccessFactors met het UKG HR Service Delivery platform kunnen we alle processen stroomlijnen en krijgen we onmiddellijk toegang tot alle relevante informatie.”
Pauline Seibel
HRIS Project Manager, Bureau Veritas
Solution
Hoe raakte het management overtuigd?
Nadat duidelijk werd dat de inzet van bepaalde technologieën de situatie zou verbeteren, moest het bestuur goedkeuring geven voor de investering in een HRIS dat binnen alle 140 landen inzetbaar zou zijn. Het bestuur wilde dan ook eerst antwoord op de volgende vragen:
- Hoe kan een uniforme oplossing alle verschillende bestaande HR-systemen vervangen?
- Hoe kunnen onze processen worden vereenvoudigd?
- Hoe kunnen we synergie creëren en teams beter laten samenwerken?
De HR-teams van Bureau Veritas lieten aan het bestuur zien dat de rol van HR tijdens de afgelopen jaren flink veranderd is, om ze te overtuigen van de behoefte aan een oplossing. De HR-afdeling moet zich tegenwoordig namelijk op de ontwikkeling van het personeel kunnen richten, medewerkers beter leren kennen en ook een bedrijfsgerichte aanpak hanteren, om zo een onafhankelijke business unit binnen de organisatie te worden.
Daarnaast spelen HR-afdelingen een cruciale rol in het aansturen van veranderingen, het identificeren van nieuwe werk- en leermethoden en zijn ze verantwoordelijk voor het ondersteunen van managers en werknemers tijdens de wereldwijde doorvoering van de digitale transformatie. Daar komt nog bij dat Bureau Veritas destijds moeite had met het ontwikkelen van een sterk employer brand — iets waar HR óók uitkomst bij kon bieden.
Het digitaliseringsproces gaf HR dan ook de gelegenheid om de drijvende kracht achter de groei en ontwikkeling van de firma te worden.
Wat waren de grootste uitdagingen tijdens dit project?
Allereerst moest Bureau Veritas alle systemen en processen die tijdens de HR-transformatie door dochterondernemingen werden gebruikt integreren en standaardiseren. Het was dan ook een hele uitdaging om de gegevens uit alle landen op te zoeken en te managen. Voordat de transformatie begon, had het SSP [Shared Services Centre] dan ook moeite met het naleven van alle lokale wetgeving en was het dus lastig om aan compliance te voldoen.
Daarnaast zorgde de personeelswerving voor moeilijkheden: er werden jaarlijks namelijk zo’n 15.000 nieuwe werknemers aangenomen, waardoor het wervingsproces dus ook steeds sneller moest verlopen en de HR-teams een gigantische workload hadden.
Bureau Veritas wilde deze uitdagingen het hoofd bieden zonder de HR-afdeling uit te breiden, en wilde ook de workload van het HR-personeel absoluut niet verhogen. Het doel was dan ook om een oplossing te vinden waarmee de organisatie efficiënter, sneller en productiever te werk zou kunnen gaan. Het bedrijf hield hierbij ook de steeds veranderende eisen en aanpassingen aan de HR-functie in gedachten, en wilde dan ook tegelijkertijd de strategische rol van personeelszaken binnen het bedrijf herevalueren.
“We hebben door SuccessFactors binnen drieënhalf jaar in te voeren al een flinke prestatie geleverd, en wilden met de implementatie van UKG HR Service Delivery nog een stap verder gaan.” Fernanda Ribeiro, Hoofd Personeelszaken bij Bureau Veritas
Hoe verliep de digitale transformatie van de HR-functie?
- Vanaf 2013 werd er onderzoek gedaan naar de beste manier om de digitalisering van de HR-afdeling uit te voeren en bekeek men welke bijbehorende processen er precies zouden moeten worden aangepast.
- Tussen 2014 en 2017 werd SAP SuccessFactors geïmplementeerd.
- Vanaf 2017 werden de UKG-oplossingen geïntegreerd en werd de co-development van UKG voor SAP SuccessFactors gerealiseerd.
Meerdere lokale filialen van Bureau Veritas werden vanaf het begin bij het project betrokken, en het was dan ook de bedoeling dat ze hierdoor gelijk konden zien hoe de oplossing meerwaarde zou creëren.
SAP SuccessFactors werd dan ook binnen zes pilotlanden geïmplementeerd. Tegen het einde van 2017 was het platform binnen alle 140 landen ingevoerd en in meer dan 30 talen vertaald.
Hoe verliep de integratie van UKG HR Service Delivery?
Na de implementatie van SAP SuccessFactors was Bureau Veritas ervan overtuigd dat het tijd werd om de volgende stap te nemen, en Fernanda Ribeiro en haar team besloten dan ook met UKG in gesprek te gaan.
De eerste implementatiefase van de nieuwe UKG-oplossing vond in 2017 plaats en men begon dan ook met het gebruik van restaurantvouchers, elektronische loonstrookjes en een digitale kluis. In 2018 werden er twee nieuwe UKG-tools geïmplementeerd en vanaf dat moment kon men dus gebruikmaken van elektronische handtekeningen en UKG’s case management oplossing; People Assist.
Deze oplossingen maakten het voor HR mogelijk om alle bestaande personeelsdocumenten en werknemersbestanden te digitaliseren en het aantal ‘niet-waardetoevoegende’ taken te reduceren. Daarnaast konden medewerkers na de invoering van deze tools zélf naar antwoorden op hun vragen zoeken en kregen ze dus meer autonomie.
Het creëren van een interface tussen de twee oplossingen was de allergrootste uitdaging. De eerste workshops die UKG aan Bureau Veritas aanbood gingen inhoudelijk vooral over de presentatie van het platform, en het bedrijf identificeerde tijdens deze workshops ook nog eens de data en metadata die het als basis voor de configuratie van alle oplossingen wilde gebruiken.
Nadat duidelijk werd welke data het beste kon worden gebruikt, begon de organisatie met de invoer van het platform en het testen van de configuratie. Er werd al snel duidelijk dat de datakwaliteit en databeschikbaarheid dankzij de integratie van UKG HR Service Delivery voor SuccessFactors aanzienlijk verbeterde.
“Dankzij de integratie van SuccessFactors met het UKG HR Service Delivery platform kunnen we alle processen stroomlijnen en krijgen we onmiddellijk toegang tot alle relevante informatie.” Pauline Seibel, HRIS Project Manager, Bureau Veritas
Hoe heeft het HR-transformatieproject ervoor gezorgd dat er meer aandacht voor de employee experience is?
“Vanaf het begin hebben we ons vooral gericht op de behoeften van onze interne klanten — oftewel ons personeel. Het doel was om hen een uitmuntende dienstverlening en gebruiksvriendelijke oplossing te bieden,” legt Nicolas Vandeven uit.
Bureau Veritas startte het proces in Frankrijk (de eerste ‘pilot cliënt’) met 7000 werknemers. “We werkten nauw samen met onze lokale HR-afdeling om onze processen opnieuw uit te vinden, en deze uiteindelijk ook wereldwijd in te zetten. Hierbij hebben we vooral naar onze huidige processen gekeken en zo manieren gevonden om deze te optimaliseren en in de toekomst efficiënter te maken.”
Aan de hand van de resultaten van deze pilot hebben we ons nieuwe framework gecreëerd, dat door de implementatie van UKG HRSD en SAP SuccessFactors wordt ondersteund. “We wilden een volledig geïntegreerde oplossing bieden waarbij SAP SuccessFactors in feite het portaal is waarmee HR toegang tot al hun tools krijgt, en dat is dan ook hoe we het hebben aangepakt.”
Het hoofddoel van de firma was om de relatie tussen werknemers en personeelszaken te verbeteren, en zo de employee experience te optimaliseren.
“We waren vooral gecharmeerd van de dynamische interface. Zo krijgen managers bijvoorbeeld automatisch People Assist voor Managers te zien. De beschikbare informatie binnen het portaal is ook dynamisch en ik krijg — afhankelijk van de entiteit of andere zoekcriteria — verschillende soorten informatie te zien. Ik kan bijvoorbeeld precies zien op hoeveel vakantiedagen ik recht heb, maar ik kan niet zien wat er voor collega’s met andere functies geldt.”
De HR-teams werkten ook aan de HR-documentbase en creëerden standaardformulieren die managers en personeel binnen een oogwenk kunnen invullen.
Daarnaast is de gebruikerservaring die het platform biedt gelijk aan die van de digitale tools en websites waar onze werknemers in hun dagelijks leven gebruik van maken. “We werken aan zowel het platform als de inhoud van het platform door alles wat we aan ons personeel aanbieden volledig te optimaliseren, en willen op deze manier de gebruikerservaring en de employee experience verbeteren. Hierbij is het hoofdzaak dat we het zo makkelijk mogelijk voor iedereen maken om hun werk te doen,” aldus Nicolas Vandeven.
Results
Welke resultaten kunnen er door middel van UKG-oplossingen worden gerealiseerd?
Processen worden een stuk eenvoudiger
“We hebben alleen interesse in het integreren van een bestaande oplossing indien deze ook daadwerkelijk kan worden ingezet om processen eenvoudiger te maken,” zegt Fernanda Ribeiro, Hoofd Personeelszaken bij Bureau Veritas.
De HR-teams van Bureau Veritas hebben de functionaliteiten van UKG’s oplossing dan ook uitvoerig bestudeerd om te zien welke concrete voordelen het systeem zou bieden. Ze zijn alle bestaande processen nog eens nagelopen, hebben aandacht besteed aan mogelijke veranderingen en hebben geleerd hoe ze het platform kunnen inzetten om al hun processen makkelijker te maken.
Verbeterde HR-productiviteit
Dankzij UKG en SuccessFactors zijn alle bedrijfsprocessen van Bureau Veritas gesimplificeerd en geharmoniseerd, en is informatie ook nog eens veel sneller beschikbaar. Hierdoor is er een geheel nieuwe, productievere organisationele structuur voor HR gecreëerd en kunnen ‘niet-waardetoevoegende’ taken worden geëlimineerd. De HR-teams van het bedrijf besparen dan ook veel tijd, en vooral ook veel ruimte. Het is namelijk niet meer nodig om fysieke bestanden aan te maken en te categoriseren, waardoor archiefkasten dus tot de verleden tijd behoren. HR heeft tegenwoordig binnen een oogwenk beveiligde toegang tot personeelsdossiers, wat het managen van werknemersverzoeken een stuk eenvoudiger maakt.
“We zijn ervan overtuigd dat het zonder betrouwbare data erg moeilijk is om het ontwikkelingsproces van onze werknemers goed te managen.” Fernanda Ribeiro, Hoofd Personeelszaken bij Bureau Veritas
Een betere employee experience
Werknemers zijn na de invoering van het platform een stuk onafhankelijker geworden en ze kunnen dan ook zelf informatie opzoeken, beslissingen nemen en vragen of verzoeken indienen. Ze houden hierdoor veel meer tijd over om de taken die daadwerkelijk bij hun functie horen uit te voeren en ze zijn dus ook een stuk productiever. Personeel kan zich daarnaast meer op de externe klanten van Bureau Veritas richten.
Daar komt nog bij dat medewerkers de HR-afdeling nu heel anders zien en als veel moderner en innovatiever ervaren!
Directe informatievoorziening en meer kennis over personeelsleden
“Dankzij de integratie van SuccessFactors met het UKG HR Service Delivery platform kunnen we alle processen stroomlijnen en krijgen we onmiddellijk toegang tot alle relevante informatie.” Pauline Seibel, HRIS Project Manager, Bureau Veritas
De datakwaliteit is aanzienlijk verbeterd, waardoor Bureau Veritas optimaal gebruik van alle functionaliteiten van de UKG-oplossingen kan maken. Deze data biedt het bedrijf ook nog eens de mogelijkheid om zijn medewerkers beter te leren kennen.
Een nieuwe teamgeest voor een geherdefinieerde HR-functie
De relatie tussen verschillende teams — zoals de lokale teams, payrollteams of de centrale HR-afdeling — is flink verbeterd, en deze afdelingen werken tegenwoordig dan ook samen om nieuwe processen te ontwikkelen. HR-professionals zien dat hun rol sinds de digitale transformatie erg veranderd is. Tegenwoordig helpen ze medewerkers namelijk om vertrouwd te raken met de digitale processen, waardoor personeel een bijdrage aan de transformatie levert. Hierdoor zorgt HR er ook nog eens voor dat ze werknemers een geoptimaliseerde employee experience bieden.
Hoe is de HR-functie volgens het personeel veranderd?
We zien dat de werknemers van Bureau Veritas de rol van de HR-afdeling volledig opnieuw hebben gedefinieerd. Net als bij de aftrap van alle innovatieve projecten, was het ook nu de taak van HR om de teams vooral te motiveren en te overtuigen van de noodzaak en de voordelen van het digitaliseringsproject. De dagelijkse taken van de HR-afdeling van Bureau Veritas zijn als gevolg van de recente ontwikkelingen dan ook veranderd:
- HR-professionals ondersteunen werknemers tijdens het aanleren van nieuwe digitale vaardigheden en zorgen er dus voor dat medewerkers bijdragen aan het succes van het digitaliseringsproject.
- Ze spelen een cruciale rol in de digitale transformatie van hun eigen werkzaamheden, en bieden de best mogelijke employee experience aan het gehele personeelsbestand van Bureau Veritas.
- HR draagt verantwoordelijkheid voor het monitoren en vereenvoudigen van processen en alle bijkomende compliancevereisten en wettelijke reguleringen.
- Daarnaast is personeelszaken verantwoordelijk voor het innoveren van traditionele werkwijzen en speelt het dus een sleutelrol in de modernisering van het bedrijf.
“We hebben alleen interesse in het integreren van een bestaande oplossing indien deze ook daadwerkelijk kan worden ingezet om processen eenvoudiger te maken,” zegt Fernanda Ribeiro, Hoofd Personeelszaken bij Bureau Veritas
Wat staat er nu op de agenda?
De teams van Bureau Veritas waren positief verrast door de eenvoud en gebruiksvriendelijkheid van het platform, en ook de manier waarop de processen op flexibele wijze konden worden gelokaliseerd viel in de smaak. De projectmanagers waren vooral onder de indruk van de snelheid waarmee hun HR-assistenten en managers met het platform leerden werken, en ze waren dan ook erg tevreden met het feit dat het platform zo snel door iedereen in gebruik werd genomen.
Hoewel Frankrijk als pilotland werd gekozen is het de bedoeling dat UKG HR Service Delivery voor SuccessFactors binnen alle markten wordt ingevoerd.
“De pilot in Frankrijk was zeer succesvol en veel overtuigender dan een discussie of een theoretische benadering ooit zou kunnen zijn,” aldus Fernanda Ribeiro, Hoofd Personeelszaken bij Bureau Veritas.
Overwegingspunten en Resultaten
- 90% van de employee vaults is geactiveerd
- 328.632 personeelsdocumenten worden momenteel op de UKG-server opgeslagen
- Er zijn 213 artikelen gepubliceerd
- Deze artikelen zijn inmiddels 21.450 keer bekeken
- Er zijn sinds september 2018 maar liefst 8912 personeelsverzoeken ontvangen
- De kernmodule is nu binnen alle 470 business units geïmplementeerd
- 0 archiefkasten/ 0 papieren documenten
- Verbeterde datakwaliteit
De Voordelen van het Platform
De integratie van SuccessFactors en UKG heeft voor zowel HR-vertegenwoordigers als personeelsleden een aantal zaken veranderd:
- Verbeterde gebruiksvriendelijkheid: Het is vele malen makkelijker voor HR-professionals en managers om toegang tot personeelsbestanden te krijgen, en ze hoeven het SAP SuccessFactorsportaal hiervoor niet te verlaten.
- Real-time datamanagement: De aanmaak van werknemersdocumenten en geautomatiseerde processen wordt getriggerd door “gebeurtenissen” in SAP SuccessFactors (zoals de registratie van een nieuwe werknemer, een nieuwe status, etc.). UKG ontvangt de opgeslagen gegevens en gebruikt deze om de HR-dienstverlening van het bedrijf in real-time te personaliseren.
- Beveiligde integratie: De oplossing wordt inclusief gecertificeerd SAP App Center geleverd, welke door het cloudplatform van SAP wordt gehost en beveiligd.
- Snelle implementatie: Met deze oplossing kunnen klanten van SAP SuccessFactors hun voordeel doen dankzij de snelste implementatie die er momenteel voor integraties van HR service delivery beschikbaar is.
“We wilden een volledig geïntegreerde oplossing bieden waarbij SAP SuccessFactors in feite het portaal is waarmee HR toegang tot al hun tools krijgt, en dat is dan ook hoe we het hebben aangepakt.” Nicolas Vandeven, HR Digital Transformation Manager bij Bureau Veritas
