Decathlon is een Frans retailbedrijf dat in 1976 werd opgericht en op grote schaal sport- en vrijetijdsproducten aan consumenten aanbiedt. De onderneming is vandaag de dag in 70 landen actief, en heeft wereldwijd 1700 filialen.
De Uitdaging
Decathlon zag in dat het aantal HR-documenten dat actief beheert dient te worden, de afgelopen jaren gestaag is toegenomen. De organisatie had dan ook behoefte aan een oplossing die HR-documenten zou digitaliseren en gerelateerde processen zou automatiseren, om zo een hoge productiviteit te waarborgen.
Het bedrijf verstrekt jaarlijks duizenden loonstrookjes, statements voor belanghebbenden en overzichten van verplichte winstuitkeringen, en HR-managers spenderen dus enorm veel tijd en geld aan het printen, sorteren en versturen van documenten. De administratie van HR-documenten diende dan ook gesimplificeerd te worden, om zo kosten te verlagen en een efficiënte monitoring van de distributie van dergelijke documenten te realiseren.
Decathlon staat bekend als een innovatieve firma, en was op zoek naar een efficiënte en gebruiksvriendelijke oplossing om het delen van informatie beter te laten verlopen, en vooral ook een goede informatieflow tussen verschillende bedrijfslagen te bewerkstelligen. De onderneming wilde op deze manier dan ook een betere samenwerking en meer samenhang tussen verschillende afdelingen en functies creëren. Decathlon had de duidelijke voorkeur voor een partnerschap met één enkele leverancier die het gehele proces zou managen. Bovendien wilde de organisatie de oplossingen snel kunnen inzetten, en streefde Decathlon er dus naar om zo min mogelijk configuraties uit te voeren om de oplossing op specifieke functies af te stemmen, en zo weinig mogelijk tijd en aandacht aan de technische kant van de implementatie te besteden.
“Een dergelijk project heeft niet alleen betrekking op HR. Het gaat hier namelijk om een business development project waarin verandermanagement een cruciale rol speelt. Het is belangrijk dat we onze medewerkers van het nut van deze digitalisering overtuigen en dat we onze methodes volledig transformeren. Dankzij de professionele instelling van de UKG-teams hebben we dan ook een soepele transitie doorlopen,”
Fabrice Pennequin
Oplossingen
Decathlon implementeerde de UKG-oplossing om zijn HR-documenten te digitaliseren, te distribueren en te archiveren, en zijn personeelsleden toegang tot innovatieve services te verlenen. Het was voor het bedrijf dan ook absoluut essentieel dat er één leverancier zou worden ingezet die het gehele proces van begin tot eind zou beheren.
Tijdens de eerste fase van het digitaliseringsproject was het de doelstelling van Decathlon om zijn werknemers gedigitaliseerde salarisstrookjes te verschaffen, om vervolgens alle documenten gerelateerd aan beloning te digitaliseren, en alle processen omtrent salarisadministratie dus volledig papierloos te maken. Dankzij de elektronische Employee Vault, ontvangen personeelsleden hun loonstrookjes nu binnen een beveiligd en toegankelijk platform, welke de salarisstrookjes en andere HR-documenten van medewerkers ook nog eens bewaart. Alles is nu gecentraliseerd, waardoor iedereen veel minder tijd kwijt is aan het zoeken naar informatie.
Decathlon koos voor een partnerschap met UKG vanwege de innovatieve functionaliteiten die de softwareleverancier biedt, maar ook vooral omdat algemeen bekend is dat de teams van UKG hun cliënten altijd uitstekend begeleiden. Al vanaf het begin van het project slaagde de teams er dan ook in om een solide partnerschap met Decathlon op te bouwen. Aangezien UKG een expert en pionier op het gebied van HR-digitalisering is, kreeg Decathlon een efficiënte en effectieve ondersteuning, en slaagde het bedrijf erin om barrières te doorbreken.
“Een dergelijk project heeft niet alleen betrekking op HR. Het gaat hier namelijk om een business development project waarin verandermanagement een cruciale rol speelt. Het is belangrijk dat we onze medewerkers van het nut van deze digitalisering overtuigen en dat we onze methodes volledig transformeren. Dankzij de professionele instelling van de UKG-teams hebben we dan ook een soepele transitie doorlopen,” zegt Fabrice Pennequin.
De Resultaten
Verhoogde productiviteit
Dankzij het UKG-platform is het aantal tijdverslindende, handmatige taken omtrent het distribueren en archiveren van HR-documenten tot een minimum gereduceerd, waardoor Decathlon zijn productiviteit aanzienlijk heeft kunnen verhogen. Deze processen zijn nu volledig geautomatiseerd, en HR-managers houden dan ook meer tijd over om zich op waardetoevoegende taken te richten.
Papierloze procedures
De digitalisering van HR-documenten heeft Decathlon in staat gesteld om zijn papier- en inktgebruik drastisch te verminderen – een milieuvriendelijke keuze die goed aansluit bij de doelstelling van Decathlon om een duurzame werkomgeving te creëren. Bovendien heeft de firma binnen recordtijd een flinke inhaalslag gemaakt: alle archiefbestanden die het bedrijf in de afgelopen 25 jaar heeft aangemaakt en opgeslagen, zijn namelijk volledig gedigitaliseerd en binnen het platform geïntegreerd (we hebben het hier over meer dan een miljoen documenten). Daarnaast heeft de HR-afdeling met behulp van UKG de kosten die bij het distribueren en archiveren van documenten komen kijken met wel 43% verlaagd.
Veilige communicatie en uitwisseling van vertrouwelijke informatie
Door alle documenten gerelateerd aan salarisuitbetaling binnen het beveiligde UKG-platform te centraliseren, hoeven de HR-medewerkers van Decathlon dergelijke privacygevoelige documenten niet meer te verwerken en verzenden. Alle communicatie vindt plaats via e-mailverkeer en efficiënte tools voor het beheer van personeelsverzoeken.
Innovatieve serviceverlening aan personeelsleden
Decathlon staat al een aantal jaar te boek als een ‘Great Place to Work’, wat aangeeft dat het een fantastische organisatie is om voor te werken. Door zijn medewerkers een moderne en gebruiksvriendelijke, digitale Employee Vault te bieden, laat Decathlon wederom zien dat het steeds weer nieuwe, innovatieve methodes implementeert om zijn personeelsbestand tevreden te houden. De oplossing biedt alle werknemers een beveiligde opslag voor alle persoonlijke en professionele informatie en documenten waar ze maar liefst 50 jaar lang gebruik van kunnen maken. Deze service is dan ook een groot succes, en uit cijfers van Decathlon blijkt dat meer dan 50% van het personeelsbestand de tool binnen 6 maanden volledig heeft geaccepteerd, en ook regelmatig gebruikt.
