Huuskes, gevestigd in Enschede, is een complete leverancier, producent en expertisepartner op het gebied van voeding en dranken voor de zorgsector en de bedrijfscatering. Vanuit meerdere vestigingen levert het bedrijf een uitgebreid assortiment vers bereide maaltijden uit eigen keuken, verse onbewerkte producten, droge kruidenierswaren, diepvriesproducten en non-food producten.
Uitdagingen
De circa 1.000 medewerkers van Huuskes klokken elke dag acht keer in en uit: voor het begin en einde van de werkdag en voor de verschillende pauzes. Er werden vaak boekingen gemist, waardoor de managers wijzigingsverzoeken voor urenstaten naar HR moesten mailen om deze te laten corrigeren. Vanwege het grote aantal medewerkers en de vele dagelijkse tijdboekingen was het HR-personeel elke week veel tijd kwijt met het doorvoeren van urenstaatwijzigingen. Medewerkers konden in het oude tijdregistratiesysteem van het bedrijf wel hun urenstaten en kloktijden zien, maar niet hoe hun werktijd voor de loonlijst werd berekend.
Het was bovendien lastig om de werktijden van de medewerkers effectief te beheren, omdat managers tot de volgende week moesten wachten voordat ze konden zien hoeveel uren hun mensen de afgelopen week hadden gewerkt aan de orderafhandeling. De roosters werden gemaakt met behulp van spreadsheets, waardoor het vrijwel onmogelijk was om tijdig roosteraanpassingen door te voeren en overwerk te vermijden.
Hoewel het bedrijf veel met oproepkrachten werkt, hadden de managers geen zicht op hun beschikbaarheid. Vaak stuurde een manager deze medewerkers een WhatsApp-bericht om te informeren naar hun beschikbaarheid. Dit was een tijdrovende en inefficiënte manier om mensen met de juiste kwalificaties aan het werk te krijgen.
Aan het begin van elk jaar en bij elke nieuwe medewerker werden de verlofsaldo's handmatig toegewezen aan de medewerkers, die maar beperkt informatie konden opvragen over hun opgebouwde saldo's.
Oplossingen
Omdat Huuskes behoefte had aan een flexibele oplossing met meer functionaliteit en bovendien het hele systeem voor tijd- en aanwezigheidsregistratie naar de cloud wilde overbrengen, koos het bedrijf voor UKG Ready®, inclusief de tijdregistratiemodule en Access Control, een cloudgebaseerde applicatie die het systeem altijd en overal toegankelijk maakt vanaf smartphones, tablets, laptops en pc's. Onlangs heeft het bedrijf bovendien UKG Ready Scheduler toegevoegd om de inroostering te optimaliseren.
"Deze oplossing is heel flexibel, erg modern en cool," zei Martin Bakker, HR Adviseur bij Huuskes. "De oplossing heeft alle functionaliteit die wij nodig hebben."
UKG Ready is geïntegreerd met AFAS Profit, het cloudgebaseerde HR-systeem van Huuskes.
"We krijgen rechtstreeks inzicht in de roosters van onze medewerkers via de [UKG Ready] app. Dat zal de belangrijkste impact zijn voor onze mensen en ons bedrijf."
Martin Bakker
HR Adviseur
Resultaten
UKG Ready is heel gemakkelijk te gebruiken. Bakker vertelde dat managers en medewerkers in het gebruik van de oplossing werden getraind via video's op het intranet van het bedrijf, die laten zien hoe medewerkers een urenstaat kunnen invullen, een wijzigingsverzoek voor een urenstaat kunnen indienen en urenstaten en verlofsaldi kunnen opvragen. "We hebben maar weinig vragen gekregen van onze managers en medewerkers", zei hij. "Bijna iedereen kon direct met de oplossing overweg."
Het aanvraagproces voor correcties van urenstaten is nu gestroomlijnd. Medewerkers dienen hun ontbrekende boekingen in, managers controleren de boekingen op de urenstaat en het hele proces is volledig zichtbaar binnen de oplossing.
"We besparen zo'n 20 uur per week met UKG Ready," zei Bakker. "Als je voor 1.000 medewerkers tijdregistraties moet corrigeren, dan kost dat veel tijd. Met al onze pauzes (onze mensen klokken acht keer per dag) is de kans groot dat ze overdag een boeking gemist hebben."
Het nieuwe proces geeft de medewerkers meer verantwoordelijkheid voor hun eigen tijd. "Collega's voelen zich meer verantwoordelijk voor hun urenstaten," legde Bakker uit. "Vroeger moesten de managers de urenstaten controleren en wijzigingen aan ons doorgegeven. Nu doen de medewerkers dit zelf."
Als managers zicht hebben op de gewerkte tijd van medewerkers per afdeling en per kostenplaats, kunnen ze het personeelsbestand en de arbeidskosten veel efficiënter beheren. Via aangepaste rapporten kunnen managers snel zien hoeveel uren hun medewerkers de voorbije dagen hebben gewerkt, gemakkelijk berekenen of er teveel uren zijn gebruikt en zo nodig aanpassingen doorvoeren.
UKG Ready levert ook op andere gebieden tijdwinst en optimalisaties op. "De oplossing houdt de verlofsaldi voor ons bij, zodat wij minder werk hebben bij het toevoegen van nieuwe mensen of het afvoeren van vertrekkende medewerkers. Bovendien kloppen de gegevens beter," zei Bakker. Hij voegde eraan toe dat het bedrijf de regels voor het ziekengeld, die specifiek zijn voor werkgevers in Nederland, correct kan toepassen doordat de oplossing zo gemakkelijk configureerbaar is. Vroeger werden dergelijke ingewikkelde berekeningen met de hand gedaan. Deze tijd komt nu vrij voor andere HR-taken.
Huuskes heeft kort geleden UKG Ready Scheduler aan het systeem toegevoegd om het inroosteringsproces te verbeteren. Momenteel werken vijftig medewerkers van één afdeling op basis van roosters die met deze oplossing zijn gemaakt. Dit aantal zal in enkele maanden toenemen tot 800 medewerkers van verschillende afdelingen. Bakker verwacht dat de oplossing meer zicht zal geven op de beschikbaarheid van oproepkrachten, die zichzelf in UKG Ready 'beschikbaar' of 'niet-beschikbaar' kunnen melden.
"We kunnen nu in één oogopslag zien wie beschikbaar is en wie niet, en wie over de juiste vaardigheden beschikt," zei hij.
Deze zichtbaarheid zal belangrijke voordelen opleveren voor Huuskes. "UKG Ready Scheduler betekent een ingrijpende verandering voor de organisatie, omdat managers niet langer via WhatsApp naar de beschikbaarheid hoeven te vragen en geen spreadsheets meer naar de collega's hoeven te mailen," vertelde hij. "We krijgen rechtstreeks inzicht in de roosters van onze medewerkers via de [UKG Ready] app. Dat zal de belangrijkste impact zijn voor onze mensen en ons bedrijf."
