Transavia is een low-cost luchtvaartmaatschappij die tot de Air France-KLM Group behoort, en zijn klanten dagelijks tegen scherpe prijzen vanaf luchthavens in Frankrijk en Nederland naar talloze Europese bestemmingen vliegt. De onderneming heeft ongeveer 1160 medewerkers in dienst, en huurt iedere zomer 250 tijdelijke arbeidskrachten in om ook tijdens deze drukkere periode een uitstekende serviceverlening te realiseren.
Zowel werknemers als klanten kunnen rekenen op een uitstekende dienstverlening
Transavia is er sterk van overtuigd dat de employee experience net zo goed moet zijn als de klantervaring, en daarom is het bedrijf dan ook begonnen met het digitaliseren van zijn HR-processen. “Onze firma hanteert al enige tijd een digitale aanpak wanneer het aankomt op de serviceverlening aan onze klanten. We bieden ze digitale services, zoals elektronische vliegtickets, apps voor het terugvinden van praktische informatie, etc., en we wilden dan ook een soortgelijke, kwalitatief hoogstaande dienstverlening voor ons personeelsbestand creëren”, zegt Laetitia Joly - Payroll Manager & Personnel Administration bij Transavia.
Het management van Transavia zag al snel in dat een dergelijke digitalisering een hoop voordelen met zich mee zou brengen. De organisatie maakte het dan ook hun prioriteit om een employee experience tot stand te brengen die perfect zou aansluiten bij onze belofte aan onze klanten, en ervoor zou zorgen dat Transavia bij zowel cliënten als medewerkers een goed gevoel en positieve indruk zou achterlaten. Dit project werd door het HR-management in het leven geroepen, en het overtuigen van medewerkers was de belangrijkste doelstelling tijdens deze digitalisering. Laetitia Joly benadrukt het belang van positieve communicatie en de interne promotie van het project: “Ik was er absoluut van overtuigd dat de digitalisering veel pluspunten zou hebben, en ging er dan ook vanuit dat het project een succes zou zijn. Het is belangrijk om je personeelsleden bij dit soort projecten te betrekken, en aangezien ik dit vanaf het begin heb gedaan, heb ik mijn teamleden van het nut van de digitalisering kunnen overtuigen.”
De grootste uitdaging voor HR: productiviteit en databescherming
Transavia heeft 1160 vaste werknemers in dienst en huurt iedere zomer 250 tijdelijke arbeidskrachten in. De afdeling die payroll en de personeelsadministratie voor zijn rekening neemt wordt door Laetitia Joly aangestuurd, en bestaat uit 5 medewerkers met een vast contract en 2 stagiaires. Het bedrijf wilde een HR-digitaliseringsoplossing invoeren om de volgende twee uitdagingen te overwinnen:
Databeveiliging:
“We wilden loonstrookjes op beveiligde wijze naar onze werknemers versturen. Tot op heden handelden mijn teamleden dit af, door alle loonstrookjes op kantoor uit te printen, deze in enveloppes te stoppen, hier postzegels op te plakken en deze vervolgens via de post te versturen. Het werd dan ook hoog tijd om een veiliger en efficiënter proces te creëren, en met het oog op de implementatie van de zogenaamde ‘inhouding aan de bron’, en alle privacygevoelige vragen omtrent aftrekpercentages en salarisstrookjes die hierbij zouden komen kijken, kon de digitalisering voor ons niet vroeg genoeg beginnen”, aldus Laetitia.
Het managen van HR-processen ten tijde van sterke bedrijfsgroei:
“Het gaat onze organisatie voor de wind, en we breiden ons personeelsbestand ieder jaar met ongeveer 17% uit. Toch wilden we ons HR-team niet uitbreiden, en we kozen er dan ook voor om tijdverslindende taken door middel van de digitalisering volkomen te elimineren, zodat onze HR-professionals zich op waardetoevoegende taken zouden kunnen richten”, zegt Laetitia.
We kunnen ons nu volledig richten op taken die veel meerwaarde creëren en de relatie met onze werknemers ten goede komen. Dankzij dit digitaliseringsproject hebben onze medewerkers nu meer waardering voor het werk van hun HR-vertegenwoordigers. Laetitia Joly, Payroll Manager & Personnel Administration
Transavia benut de samenwerking tussen Cegid en UKG volledig
De luchtvaartmaatschappij maakt sinds 1 januari 2015 gebruik van de HRPI-software van Cegid. “Toen we besloten om onze HR-afdeling te digitaliseren, raadde Cegid ons onmiddellijk UKG aan. De oplossing van UKG integreert namelijk moeiteloos met het portaal van Cegid. Het was voor ons dan ook een logische volgende stap om met UKG in zee te gaan, omdat een combinatie van de software van Cegid en UKG technisch en praktisch gezien de beste resultaten zou leveren.
Na afloop van een uitgebreid selectieproces, koos ook ons moederbedrijf Air France voor een partnerschap met UKG, wat nog eens aan het HR-management van Transavia bevestigde dat ze de juiste keuze hadden gemaakt. “Voor ons was dit een extra bevestiging dat we een softwareleverancier van kwaliteit hadden gekozen”, aldus Laetitia Joly.
Transavia maakt nog steeds gebruik van dezelfde contacten en hetzelfde toegangspunt, maar heeft nu ook een toegewijde projectmanager van UKG tot zijn beschikking. “Ik heb vanaf het begin steeds weer met dezelfde contactpersonen gesproken, en dit is erg geruststellend. Bovendien verloopt de samenwerking tussen Cegid en UKG zeer soepel en efficiënt”, bevestigt Laetitia.
Projectimplementatie: 3 modules om HR nieuw leven in te blazen
“We kunnen ons personeelsbestand eindelijk HR-services aanbieden die aan hun verwachtingen tegemoetkomen”, zegt Laetitia. Binnen slechts een paar maanden hebben we dan ook een aantal modules ingevoerd:
- Elektronische salarisstrookjes & de Employee Vault:
Werknemers kunnen nu gebruikmaken van een persoonlijke, digitale kluis waar alle loonstrookjes automatisch naar worden verstuurd, en medewerkers andere HR-documenten, zoals contracten en contractwijzigingen, in kunnen opslaan. Hierdoor kunnen ze deze belangrijke informatie op ieder mogelijk moment inzien. Daarnaast beschikken ze over 10 GB aan gratis opslagruimte, zodat ze ook hun persoonlijke documenten op een veilige plek kunnen bewaren.
- eSignature:
De elektronische ondertekeningstool was de tweede module die door Transavia werd ingevoerd, en maakt het mogelijk om contracten en contractwijzigingen binnen een oogwenk digitaal te ondertekenen. “Medewerkers hoeven niet langer op het hoofdkantoor te verschijnen om hun documenten te ondertekenen: van nu af aan ondertekenen ze alles op elektronische wijze – op ieder mogelijk moment en vanaf elke denkbare locatie. Aangezien 80% van ons personeelsbestand tot de crew behoort, en zich dus vaak in de lucht of in andere landen bevindt, komt dit ons zeer goed uit. Ook HR doet zijn voordeel met de elektronische ondertekeningstool: “Ik geef dit interview niet vanaf ons kantoor en toch kan ik op afstand documenten ondertekenen indien dat nodig is, wat vanuit het perspectief van HR natuurlijk ideaal is. Hierdoor voldoen we altijd aan onze deadlines. Bovendien gebruiken we deze functionaliteit nu ook tijdens andere HR-processen, en voor het ondertekenen van ervaringscertificaten en werkcertificaten”, aldus Laetitia.
- UKG Document Manager:
Tegenwoordig maakt Transavia geen gebruik meer van papieren personeelsbestanden en recruitmentgegevens – deze zijn namelijk allemaal in digitaal formaat beschikbaar binnen het UKG-platform. “De employee journey van onze medewerkers verloopt nu vanaf begin tot eind volledig digitaal”, bevestigt Laetitia.
Communicatie: de sleutel tot verandering
Het is wettelijk verplicht om werknemers minstens één maand voor de implementatie van digitale loonstrookjes te informeren. Toevalligerwijs duurde het net zo lang voor de teams van UKG en Cegid om deze oplossingen bij Transavia in te voeren. “Het project verliep zeer snel.”
Transavia besloot om tegelijkertijd een communicatieve campagne te starten om zijn werknemers tijdens de overstap naar een digitale bedrijfsvoering te begeleiden. Met behulp van UKG heeft het HR-team dan ook een allesomvattende communicatie- en informatievoorziening gecreëerd. “We hebben een aantal bulletins verstuurd en zijn op onze hoofdkantoren, in de ruimtes waar vluchten worden voorbereid, etc., met onze personeelsleden in gesprek gegaan. UKG hielp ons door mee te doen aan workshops voor onze werknemers en het Economisch en Sociaal Comité (ESC), waardoor iedereen antwoord op alle mogelijke vragen kreeg. Uiteindelijk waren de vragen simpel en to-the-point: Wat is een digitale kluis? Heeft een elektronische handtekening dezelfde waarde als een handtekening die fysiek op papier is gezet?”, aldus Laetitia Joly.
Het verandermanagement heeft dan ook aanzienlijk bijgedragen aan de succesvolle implementatie van het project. “We namen de twijfels en bedenkingen van onze werknemers zeer serieus, want het komt regelmatig voor dat het hebben van twijfels het veranderen van gewoontes in de weg staat. We wilden onze personeelsleden dan ook geruststellen. Nee, de digitalisering van HR houdt niet in dat werknemers nooit meer direct met een mens zullen praten, integendeel!”, zegt Laetitia.
Het is van groot belang dat medewerkers bij dit soort projecten betrokken worden, en door ze in dit avontuur mee te nemen, heb ik mijn teamleden dan ook van het nut van de digitalisering weten te overtuigen. Laetitia Joly, Payroll Manager & Personnel Administration
De Resultaten
Direct resultaat
Bij Transavia wierp de digitalisering onmiddellijk zijn vruchten af. De HR-digitalisering vangt een hoop van de extra druk op die door de constante bedrijfsgroei wordt gecreëerd, en personeelszaken heeft dan ook geen extra HR-vertegenwoordigers hoeven aannemen. “We houden nu zelfs meer tijd over om ons op andere projecten te concentreren,” bevestigt Laetitia Joly.
De organisatie ziet dat maar liefst 95% van het personeelsbestand zijn Employee Vault inmiddels heeft geactiveerd. “Bovendien hebben we in 2018 meer dan 1500 contracten en contractwijzigingen elektronisch ondertekend. Dat zijn indrukwekkende cijfers!”, voegt ze toe.
Terwijl de productiviteit van de HR-afdeling met meer dan 33% is toegenomen en de afdeling veel minder geld kwijt is aan het beheer van HR-documenten, heeft Transavia zijn HR-processen ook nog eens weten te beveiligen, en kan het bedrijf nu op effectieve wijze reageren indien er een probleem op het gebied van databescherming of documentretentie is. “We voldoen dankzij de implementatie van de digitale documentmanagementtool met gemak aan de AVG, en besparen kostbare tijd”, aldus Laetitia.
De HR-medewerkers van Transavia besteden deze tijd nu aan het ondersteunen van personeelsleden en het oplossen van belangrijke vraagstukken. “We kunnen ons nu volledig richten op taken die veel meerwaarde creëren en de relatie met onze werknemers ten goede komen. Dankzij dit digitaliseringsproject hebben onze medewerkers nu meer waardering voor het werk van hun HR-vertegenwoordigers”, legt Laetitia uit.
Elektronische ondertekening in de praktijk
“Op een gegeven moment belde operations management ons in paniek op. Een nieuw crewlid werd namelijk plotseling ingeroosterd om er op zeer korte termijn voor te zorgen dat een bepaalde vlucht alsnog zou kunnen vertrekken. Aangezien het een nieuwe medewerker betrof, moest het contract dus nog vóór de volgende ochtend worden opgesteld en ondertekend, zodat het nieuwe personeelslid de dienst daadwerkelijk zou kunnen draaien. Bovendien was het inmiddels al 5 uur ’s middags. Voorheen had dit nooit haalbaar geweest, en vanzelfsprekend zouden we een nieuwe werknemer niet zonder een ondertekende arbeidsovereenkomst de lucht in sturen. De enige oplossing in dit scenario: het HR-team de hele avond laten overwerken, ze de volgende ochtend vroeg naar de luchthaven sturen en de medewerker het contract net voor het vertrek van zijn vlucht laten ondertekenen.”
“Dankzij de HR-digitalisering kan een dergelijk probleem binnen een oogwenk worden opgelost! Het contract wordt aangemaakt en goedgekeurd, HR ondertekent het document elektronisch en slaat het binnen het UKG-portaal op. Vervolgens belt HR de medewerker nog even om de ervaring menselijker te maken, en ontvangt hij of zij een e-mail en een code via de mobiele telefoon. Het contract wordt met enkele klikken van de muis door de nieuwe werknemer ondertekend, en het crewlid kan de volgende dag zonder enig probleem op het vliegtuig stappen!”, aldus Laetitia.
De Eindbestemming: een volledige digitalisering
Nu Transavia ziet dat digitalisering een cruciale rol in HR-landschap inneemt en zelf een HR-digitaliseringsproject heeft doorlopen, is het bedrijf niet van plan om het bij een gedeeltelijke digitalisering te laten. Na het implementeren van een reeks aan UKG-oplossingen richt Transavia zich nu op andere digitaliseringsprojecten. “We zullen nog meer interne taken en processen met behulp van Cegid automatiseren, en onze administratieve, personeelsgerelateerde procedures verder ontwikkelen. Zo willen we bijvoorbeeld de digitale aanmaak van nieuwe certificaten realiseren zodat we met nog meer gemak, nog sneller aan de behoeften van onze personeelsleden kunnen voldoen. Daarnaast willen we aan de slag met onze interne KPI’s: we willen onze data, activiteiten, werknemerstevredenheid, performance, etc. analyseren om onze bedrijfsvoering verder aan te scherpen. Het is dan ook de bedoeling dat we al onze HR-processen gaan digitaliseren”, zegt Laetitia.
We voldoen tegenwoordig op eenvoudige wijze aan de AVG dankzij de implementatie van digitale documentmanagementtools, en besparen hierdoor zeeën van tijd. Laetitia Joly, Payroll Manager & Personnel Administration
- De productiviteit van HR is met meer dan 33% toegenomen
- HR-documentmanagement valt veel goedkoper uit
- We weten dat onze HR-processen goed beveiligd zijn en altijd aan de AVG voldoen
