De Hannecard-groep is een internationale expert op het gebied van rol- en walsbekledingen, en ervaart vooral uitdagingen omtrent tijdsregistratie en workforce management. De multinational is in maar liefst 16 landen actief en heeft 600 medewerkers in dienst, waarvan er honderden binnen de vier productiesites in Frankrijk werkzaam zijn. Om het aantal gewerkte uren bij te houden, heeft het management van de onderneming er zo'n tien jaar geleden voor gekozen om UKG's Efficient 5-oplossing in te voeren. In september 2021 koos Hannecard ervoor om de volgende stap in zijn digitale transformatie te zetten, en naar de UKG Ready-oplossing te migreren. Fabrice Bossé, Manager of Human Resources, Pay and HRIS bij Hannecard, geeft ons een kijkje achter de schermen tijdens de uitvoering van dit project, zodat we een beter begrip krijgen van eventuele problemen, het transitieproces naar UKG Ready én de behaalde resultaten.
De uitdaging
Voorafgaand aan de overstap naar UKG Ready had de Franse tak van Hannecard drie doelstellingen. Het bedrijf wilde:
- De productiviteit van zijn HR-teams en operationele teams verhogen
- Efficiënter te werk gaan, en vooral zijn compliancemanagement stroomlijnen
Diepgaande data-analyses tot stand brengen om meer flexibiliteit te creëren
Hannecard was zeer onder de indruk van UKG's geïntegreerde functionaliteit voor verlofbeheer, en voerde bovendien een nieuwe kaartlezer en een beter tijdsregistratiemanagement in. Deze combinatie van handige tools werkte zó goed dat het bedrijf besloot om de oplossing van UKG te implementeren.
De uitdagingen vanuit het perspectief van …
"Het was ons doel om managers meer autonomie te geven", aldus Fabrice Bossé, Manager of Human Resources, Pay and HRIS. "We wilden onze managers in staat stellen om zelf hun eigen personeelsplanningen aan te maken, informatie voor het bulletinboard te verzamelen en verlof en afwezigheid te managen. Kortom, we wilden ze meer overzicht en inzichten geven, wat gezien alle verschillende functies en uiteenlopende werkuren essentieel is."
… de werknemers
Bovendien wilden we de levens van onze werknemers makkelijker maken. Dit was ook wel nodig, want naast het swipen van hun kaart moesten ze ook nog eens een papieren formulier invullen. Het HR-team vergeleek vervolgens de papieren documenten en de in het systeem geregistreerde gegevens voordat ze informatie omtrent gewerkte uren naar payroll stuurden – wat het risico op menselijke fouten én vragen van personeel verhoogde.
… het HR-team
Hannecard wilde door middel van UKG Ready een betere rolverdeling voor HR en Operations tot stand brengen, zodat er een eerlijke distributie van HR-gerelateerde taken zou worden gecreëerd. Door managers een betrouwbaardere en gebruiksvriendelijkere tool voor tijdsregistratie en het monitoren van het personeelsbestand te geven, kreeg HR meer tijd om zich met andere taken bezig te houden, diepgaande analyses te maken en ervoor te zorgen dat het bedrijf volledig aan compliance zou voldoen.
De oplossing
Fabrice Bossé werd door zijn manager bijgestaan tijdens de uitvoering van dit project, en kreeg bovendien hulp van een consulent en een projectmanager van UKG.
"Toen het team aan ons werd geïntroduceerd, had ik er gelijk alle vertrouwen in dat het project een groot succes zou worden", legt Fabrice Bossé uit. "Het feit dat de consulent een expert op het gebied van de Efficient 5-oplossing was, en onze situatie door en door kende maakte het hele proces een stuk eenvoudiger." Fabrice kon zich hierdoor richten op het analyseren van de bedrijfsbehoeften, terwijl de consulent zich met de parameters van UKG Ready bezighield.
Twee Franse productiesites, namelijk La Flèche en Rhône Alpes waar meer dan 170 arbeidskrachten werkzaam zijn, werden uitgekozen om het project als eerste te doorlopen.
Het project ging in februari 2022 van start, en het duurde slechts zeven maanden voordat de werknemers met de software aan de slag konden. De implementatie werd dan ook razendsnel uitgevoerd, waardoor HR alle tijd kreeg om de transitie in goede banen te leiden en managers en medewerkers op het nieuwe systeem voor te bereiden.
"We hebben verschillende workshops georganiseerd: de eerste workshops werden in juni gehouden, en de tweede ronde vond na de zomervakantie plaats."
"Ik trainde eerst de managers, zodat ze een goed idee van de tool en alle bijbehorende functionaliteiten kregen. Vervolgens trainde ik de werknemers. De laatste sessie vond begin oktober 2022 plaats", aldus Bossé.
De resultaten
"UKG Ready heeft al onze verwachtingen overtroffen", zegt Fabrice Bossé. "Managers hebben veel beter door hoe hun teamleden de werkdag ervaren: ze weten bijvoorbeeld of ze vroeger inklokken of tijdens drukke periodes lange dagen draaien. Bovendien hebben ze toegang tot de timesheets van hun teamleden, waardoor ze veel meer inzicht en de juiste ondersteuning krijgen om tot goede beslissingen te komen. Onze managers zijn dan ook fan van UKG. Daarnaast kunnen ze afwezigheid en eventuele problemen die vroeger door HR werden afgehandeld nu zelf managen."
Bovendien werd de tool snel door de medewerkers van Hannecard in gebruik genomen, en gaven ze positieve feedback over de oplossing. Personeelsleden hebben nu via zowel hun eigen smartphones als tablets die op de werkvloer aanwezig zijn toegang tot alle relevante informatie. "Talloze werknemers hebben de app al op hun telefoons gedownload", legt Fabrice Bossé uit. "Daar komt nog bij dat personeel de kans krijgt om zelf direct via het kloksysteem verlofaanvragen in te dienen! Papieren formulieren behoren dan ook tot het verleden."
De informatie die we in het systeem verzamelen is tegenwoordig zó betrouwbaar dat Fabrice Bossé geen dubbele controle meer uitvoert voordat hij informatie naar payroll doorstuurt, omdat alles nu geautomatiseerd is. "De gegevens zijn zeer betrouwbaar, en de oplossing is ook erg goed beveiligd. Indien er sprake van een fout is, zeg ik dan ook tegen mijn werknemers dat het om een menselijke fout gaat, en dat iemand incorrecte informatie heeft ingevoerd. De configuratie zelf kan namelijk geen fouten maken, en dat stelt onze medewerkers gerust."
Ook de export van vooraf geconfigureerde rapporten is een groot pluspunt voor Fabrice. "De monitoring dashboards zijn zeer accuraat, en ik heb dan ook veel meer vertrouwen in de data. Dit simplificeert alles, omdat we nu in real-time over accurate informatie beschikken, en we dus flexibeler en efficiënter te werk kunnen gaan."
"Voorheen moest ik ontzettend veel papieren documenten verwerken, maar tegenwoordig heb ik vrijwel geen papierwerk", aldus Fabrice. "Het is dan ook ons doel om tegen het eind van het jaar helemaal geen papieren formulieren meer te gebruiken. Daarnaast hebben managers contact met me opgenomen om me te laten weten dat ze op eigen initiatief al zijn gestopt met het gebruik van papieren formulieren. Dit bespaart mijzelf en mijn medewerkers een hoop tijd en papier."
Fabrice Bossé
Manager of Human Resources, Payroll and HRIS bij Hannecard
De volgende stappen
Nu de eerste productiesites op volledig autonome wijze worden gerund, heeft Fabrice Bossé tijd vrijgemaakt om de implementatie van UKG Ready binnen andere Franse fabrieken in goede banen te leiden – iets wat zo'n 50 werknemers op positieve wijze zal beïnvloeden.
Bovendien wil Fabrice een stap verder gaan om de groep nóg efficiënter te maken.
Hou de toekomstige ontwikkelingen bij Hannecard dus goed in de gaten!
