De belangrijkste voordelen
Op eenvoudige wijze overal ter wereld toegang tot alle mogelijke HR-informatie
Personeelsgegevens worden binnen een oogwenk teruggevonden
Volledige databeveiliging dankzij een geautomatiseerd retentiebeleid
PATRIZIA is wereldwijd actief en biedt al 38 jaar lang investeringskansen op het gebied van vastgoed en infrastructuur aan institutionele, semi-professionele en particuliere beleggers. De firma hanteert een ethische handelswijze en werkt dan ook hard om de vastgoedsector meer ecologisch en maatschappelijk verantwoord te maken, de aanzienlijke CO2-uitstoot en de impact die de industrie op het milieu heeft te reduceren en de levenskwaliteit van toekomstige generaties overal ter wereld te verbeteren. Bovendien zet de organisatie zich in om onderwijs in economisch achtergestelde landen mogelijk te maken door middel van de PATRIZIA Foundation, welke dagopvang, naschoolse opvang en scholen in landen zoals Oeganda, Peru, Kenia en Nepal faciliteert.
PATRIZIA SE is een internationale onderneming met 28 locaties in Europa, Noord-Amerika, Australië en Azië, en het bereik van het bedrijf blijft groeien dankzij o.a. de recente overnames van organisaties in het VK en Australië. Des te internationaler PATRIZIA wordt, des te belangrijker het is dat de firma een modern HR-systeem hanteert om het HR-management op alle wereldwijde locaties soepel te laten verlopen. Daarom koos PATRIZIA er tegen het eind van 2021 voor om UKG HR Service Delivery te implementeren, en zo zijn HR-afdeling volledig te digitaliseren.
Slechts een paar maanden na de invoering merkte de HR-afdeling al dat er veel verbeterd was – zo konden ze meer handelingen uitvoeren en hadden ze aanzienlijk meer internationaal bereik.
Naast het feit dat we nu over de beloofde toegankelijkheidsfuncties beschikken, zien we ook dat onze productiviteit een stuk is toegenomen. Al onze documenten worden op één centrale locatie opgeslagen en beheerd, waardoor we informatie nu veel sneller en makkelijker kunnen terugvinden. Hierdoor bespaart ons HR-team waardevolle tijd, en kunnen ze hun tijd nu besteden aan belangrijke taken in plaats van het zoeken naar informatie en het verwerken van personeelsverzoeken.
Kornelia Mayr
Associate Director HR
De Uitdaging:
HR-management op verschillende locaties
Bij HR-bestanden denk je al gauw aan boekenkasten of archiefkasten vol met mappen en ordners, en zelfs vandaag de dag is dit binnen talloze organisaties nog steeds de realiteit.
Toch koos PATRIZIA ervoor om dit gedateerde systeem achter zich te laten. Tot aan het einde van 2021 werden alle HR-bestanden van zijn Duitse medewerkers fysiek aangemaakt en bewaard, waardoor sommige documenten zich in Augsburg bevonden en andere papieren bestanden in Frankfurt werden opgeslagen – en dit terwijl de HR-afdeling van het bedrijf verantwoordelijk is voor het HR-management op alle locaties. Indien een HR-professional in Frankfurt dus toegang tot een bestand in Augsburg wilde krijgen, moest hij of zij de HR-afdeling in Augsburg opbellen en aan collega’s vragen om het bestand te zoeken, de benodigde informatie terug te vinden en deze informatie via de telefoon door te spelen.
“We waren ons er al langere tijd van bewust dat de situatie onhoudbaar was,” zegt Kornelia Mayr, Associate Director bij PATRIZIA SE. “Ons proces voor de toegangsverlening tot documenten was niet alleen tijdverslindend, maar had ook nog eens een negatieve impact op de productiviteit, aangezien onze medewerkers hun taken constant moesten onderbreken.” Daarnaast was het praktisch onmogelijk om toegang tot bestanden te krijgen die zich in bepaalde landen bevonden, omdat deze of op lokale servers werden opgeslagen, of in archiefkasten werden bewaard. “We waren dus al een tijd van plan om onze HR-bestanden te digitaliseren en de situatie te verbeteren, maar we moesten dit project iedere keer weer uitstellen om aan de dagelijkse bedrijfsbehoeften te voldoen,” legt Mayr uit.
Soepel verlopende samenwerking en een eenvoudige integratie met bestaande systemen
In de herfst van 2021 kwam het er dan toch van, en besloot de onderneming om het project daadwerkelijk uit te gaan voeren. “Het was onze doelstelling om op iedere mogelijke locatie een digitaal archiveringssysteem voor onze HR-afdelingen in te zetten, om zo een naadloze internationale samenwerking mogelijk te maken,” aldus Mayr.
“Bovendien was het voor ons belangrijk dat we de master data uit ons Workday HCM-systeem door middel van een interface in de nieuwe, digitale HR-bestanden konden verwerken. We zochten dan ook naar oplossingen van meerdere aanbieders, maar UKG HR Service Delivery stak met kop en schouders boven de concurrentie uit.”
Het platform met zijn flexibele tools – welke ook nog eens compliant met internationale wetten en reguleringen zijn – biedt ons een uitstekende ondersteuning en zorgt ervoor dat we een soepel verlopende, internationale samenwerking hebben kunnen bewerkstelligen. Daarnaast integreert de oplossing op eenvoudige wijze met Workday. De master data omtrent personeelsgegevens die zich in ons HR-kernsysteem bevindt, synchroniseert dan ook moeiteloos met UKG’s HR Service Delivery, en het systeem is dus altijd volledig up-to-date. Vanaf oktober 2021 tot en met januari 2022 heeft onze Duitse afdeling maar liefst 600 documenten gescand, en onze Britse HR-medewerkers deden in het Verenigd Koninkrijk hetzelfde met 150 bestanden. De overige documenten die zich op andere internationale locaties bevinden worden stapsgewijs gedigitaliseerd.
Bovendien kan PATRIZIA nu aan de hand van personeelsgegevens en UKG Smart Document Generation intelligente templates creëren en ook nog eens automatische, gestandaardiseerde werkdocumenten genereren voor bijvoorbeeld contractwijzigingen en documentatie voor ouderschapsverlof.
Het resultaat
Huidig HR-documentmanagement: de nieuwe standaard
“De resultaten van de implementatie hebben onze verwachtingen ruimschoots overtroffen,” zegt Kornelia Mayr. “We hebben nu een duidelijk gedefinieerd en consistent proces om onze HR-data te beheren. Wanneer we een nieuwe werknemer aannemen, wordt het contract door middel van het UKG-platform aangemaakt en per e-mail direct ter ondertekening verstuurd. Zodra het contract is ondertekend wordt deze via een inbox naar de relevante payrollafdeling doorgestuurd. Vervolgens worden alle benodigde gegevens in het payrollsysteem ingevoerd, en met behulp van UKG Document Manager wordt het contract aan het digitale HR-dossier van de nieuwe medewerker toegevoegd.”
“Hierdoor kunnen HR Business Partners met de juiste bevoegdheden op ieder moment en vanaf elke locatie toegang tot de benodigde bestanden krijgen. Daarnaast kunnen we volledig zelf bepalen welke medewerkers er documenten mogen inzien en bewerken,” voegt Kornelia Mayr toe. “Naast het feit dat we nu over de beloofde toegankelijkheidsfuncties beschikken, zien we ook dat onze productiviteit een stuk is toegenomen. Al onze documenten worden op één centrale locatie opgeslagen en beheerd, waardoor we informatie nu veel sneller en makkelijker kunnen terugvinden. Hierdoor bespaart ons HR-team waardevolle tijd, en kunnen ze hun tijd nu besteden aan belangrijke taken in plaats van het zoeken naar informatie en het verwerken van personeelsverzoeken.” Dankzij het nieuwe systeem en onze nieuwe digitale processen zijn onze HR-bestanden altijd up-to-date. Voorheen verzamelden we een maandlang informatie en documenten, om deze vervolgens in één keer te archiveren.
Tegenwoordig worden aanvullingen en wijzigingen direct doorgevoerd. “Het systeem voegt vooral met het oog op compliance ontzettend veel waarde toe,” aldus Mayr. “Door gebruik te maken van de ingebouwde retentiebeleidsvormen die het systeem biedt, verlopen documenten na een bepaalde periode automatisch, en kunnen HR-eindgebruikers geen toegang meer tot deze bestanden krijgen.”
De volgende stap: HR-documenttemplates
Door onze personeelsgegevens met behulp van UKG HR Service Delivery te digitaliseren hebben we niet alleen gestandaardiseerde dataprocessen en toegang vanaf elke locatie gerealiseerd, we hebben ook nog eens de basis gelegd voor de doorlopende optimalisering van PATRIZIA’s HR-processen, en zijn dan ook van plan om nieuwe projecten te starten om deze verbeteringen door te voeren. We willen aanvullende templates maken, zodat we door middel van uniforme processen nóg meer documenten kunnen genereren, inclusief veelgebruikte documenten zoals aanvullende overeenkomsten, bevestigingen, kennisgevingen en bevorderingsbrieven. Dankzij de extra training voor gebruikers – die ze naast de al voltooide basistraining kunnen volgen – zullen onze medewerkers binnenkort leren hoe ze zelf templates binnen het systeem kunnen configureren. Het kan ook zomaar zijn dat PATRIZIA het systeem in de toekomst zal gaan inzetten om operationele en financiële audits uit te voeren, door bijvoorbeeld een folder met alle benodigde bestanden te creëren, die via een tijdelijke link kunnen worden ingezien. “Een investering in een digitaal HR-systeem betaalt zich snel uit,” zegt Mayr. “Onze investering in UKG biedt ons nieuwe kansen die voor een internationaal, snelgroeiend bedrijf als PATRIZIA van onschatbare waarde zijn. We zijn dan ook erg blij dat we met UKG in zee zijn gegaan.”
