De Yves Rocher Groep is overal ter wereld actief en staat vooral bekend om het produceren en distribueren van natuurlijke cosmetica en huidverzorging. De Franse groep is een wereldwijde marktleider op het gebied van plantaardige cosmetische producten, en is in Europa de een na grootste leverancier van gezichtsverzorgingsproducten.
“Het UKG HRSD-platform biedt Yves Rocher talloze essentiële voordelen. Personeelsleden weten precies waar ze hun salarisstrookjes en andere persoonlijke documenten kunnen terugvinden, waardoor we een hoop tijd en geld besparen. ”
Stefan Schröder
Human Resources
De uitdaging
Voorheen werden alle personeelsgegevens door middel van papieren bestanden en dossiers gemanaged, wat veel tijd en moeite kostte. “Wanneer werknemers bijvoorbeeld binnen een bepaalde tijd een document diende te ondertekenen, moest HR herhaaldelijk contact met ze opnemen, hen meerdere keren aan het te ondertekenen document herinneren en hen toespreken wanneer de ondertekening om wat voor reden dan ook werd uitgesteld” aldus Stefan Schröder. “Dit was een tijdverslindende en stressvolle aangelegenheid voor onze HR-professionals.” We hoopten dat de implementatie van een systeem met geavanceerde functionaliteiten voor procesautomatisering dergelijke moeizaam verlopende processen zou optimaliseren.
Het was ook de bedoeling dat digitale, geautomatiseerde processen de meer complexe HR-procedures, zoals de onboarding, zouden stroomlijnen. Vroeger moest personeelszaken op zijn ouderwets contact met nieuwe medewerkers opnemen om ze over deadlines te informeren. Dergelijke handmatige processen maakten het dan ook lastig om aan deadlines te voldoen, aangezien onze HR-teams vanwege de verzendtijd van documenten ook nog eens rekening moesten houden met een vertraging van enkele dagen. Daarnaast moest HR alle stappen en documenten handmatig invoeren.
De Oplossing
UKG Document Manager met ingebouwde procesautomatiseringsfunctionaliteiten biedt dan ook uitkomst, en levert een uitstekende ondersteuning aan het team door alle belangrijke gebeurtenissen in het werk- en privéleven van medewerkers op efficiënte wijze – en vrijwel volledig automatisch – vast te leggen. Bovendien zorgt de oplossing ervoor dat loonstrookjes en aanvullende personeelsdocumenten digitaal en automatisch naar de elektronische UKG Employee Vault van de relevante medewerker worden verstuurd. Alle personeelsgerelateerde documenten worden dan ook automatisch in personeelsdossiers opgeslagen, waardoor het een stuk makkelijker wordt om dergelijke bestanden binnen een mum van tijd terug te vinden. Daar komt nog bij dat de HR-professionals verloopdata voor verschillende soorten documenten kunnen instellen, zodat deze na een vooraf vastgestelde periode automatisch verlopen, en het aantal gedateerde bestanden binnen personeelsdossiers dus aanzienlijk afneemt.
De resultaten
Geïnspireerde werknemers
Personeelsleden kunnen informatie over processen en richtlijnen met slechts enkele klikken van de muis opvragen binnen de UKG HR Knowledge Base. Bovendien wordt de zichtbare informatie specifiek op hun behoeften en functie afgestemd. Verzoeken en vragen worden gedocumenteerd, en het is dus niet langer nodig om oude e-mails na te lopen om dergelijke verzoeken terug te vinden.
Verhoogde productiviteit
Tijdens de onboardingsfase worden de volgende stappen in het onboardingsproces direct voor succesvolle sollicitanten beschikbaar gemaakt zodra de sollicitatie heeft plaatsgevonden, het contract is aangemaakt en de arbeidsovereenkomst elektronisch is ondertekend. Het ondertekende contract wordt vervolgens automatisch in het digitale personeelsdossier van de nieuwe werknemer opgeslagen.
Tijd en geld besparen
UKG Document Manager monitort de naleving van deadlines op automatische wijze, en aangezien alle documenten zijn gedigitaliseerd, wordt er veel ruimte bespaard en geeft Yves Rocher veel minder geld aan verzendkosten uit. Iedereen die bij een bepaald HR-proces betrokken is ontvangt een overzicht van de huidige status van het proces in kwestie, en kan onmiddellijk reageren wanneer eventuele vertragingen zich voordoen.
